Даже самые консервативные врачи оценили F.Doc: опыт клиники TUTTO Bene
В клинике TUTTO Bene оформление бумажных документов отнимало до 15 минут каждого часового приема врача, а растущий архив требовал всё больше места. После внедрения F.Doc клиника перевела около 90% документов в электронный формат, сократила время подписания до 1 минуты и перераспределила работу с документами между администраторами и врачами. В кейсе рассказываем, как выстроили новый процесс и каких результатов удалось достичь.
Почему клиника решила перейти на ЭДО с пациентами
С изменением законодательства объем бумажных документов в медицинском центре TUTTO Bene с каждым годом увеличивался. До внедрения F.Doc администраторы на ресепшен сопровождали пациента, брали паспорт и вносили данные в его карточку. Все основные документы — договор на оказание медицинских услуг, согласие на обработку персональных данных и информированные добровольные согласия на медицинское вмешательство (ИДС) — пациент подписывал вместе с врачом в кабинете. В зависимости от услуг также оформлялись согласия на посещение бассейна и тренажерного зала.
Врач подписывал с пациентом ИДС на консультацию или аппаратную терапию при каждом посещении и тратил на заполнение и оформление документов до 15 минут от часового приема. Это время уходило на бумажную работу вместо общения с пациентом и более подробного изучения его состояния.
Следующим триггером к переходу на электронное подписание стало хранение медицинских документов в архиве. С каждым годом количество медицинских карт увеличивалось, они занимали всё больше физического пространства, а возможности для расширения архива были ограничены. Возникла необходимость найти решение, которое бы позволило оптимизировать хранение документов, упростить доступ к ним и снизить нагрузку на сотрудников, отвечающих за работу с архивом. Таким решением стал сервис F.Doc.
Дополнительным преимуществом для клиники стал способ отправки документов на подпись через СМС. Несмотря на наличие альтернатив с использованием мессенджеров, в клинике считают СМС наиболее стабильным и надежным каналом для взаимодействия с пациентами.
Как проходило внедрение ЭДО
Для перехода на ЭДО с пациентами выбрали сервис F.Doc. Ранее клиника работала на двух медицинских информационных системах. Руководством было принято решение перенести все данные в одну — 1С: SPA-салон и подключить F.Doc. Процесс перехода потребовал технических и юридических доработок: разработчики занимались настройкой системы, после чего проводилось тестирование. Дополнительно специалисты F.Doc совместно с юристами проверили и доработали необходимые документы — договор на оказание услуг, документы по обработке персональных данных, ИДС, внесли правки и подготовили шаблоны для работы в 1С: SPA-салон. После настройки шаблонов и интеграции ЭДО был запущен в работу.
Первым шагом внедрения стало обучение администраторов, они освоились достаточно быстро. Следом приступили к обучению врачей и далее — непосредственно к переходу на электронное подписание. Изначально врачи сопротивлялись внедрению ЭДО, так как для них было привычно подписывать документы на бумаге, у них всё находилось под рукой в шкафчиках. Однако со временем они оценили удобство нового процесса: теперь все необходимые действия выполняются в одном окне 1С: SPA-салон, без кип бумаг и поиска документов. Благодаря этому даже самые консервативно настроенные врачи сейчас подписывают ИДС с пациентами в электронном виде.
Как теперь устроен процесс оформления документов
После внедрения F.Doc в клинике процесс подписания документов с пациентами изменился. Сейчас администратор заполняет в МИС карточку клиента, данные паспорта и формирует необходимые документы. Затем документы из МИС отправляет пациенту по ссылке в СМС. Пациент переходит по ссылке, вводит проверочный код, читает документы и подписывает нажатием одной кнопки. Далее врач в кабинете проговаривает и информирует пациента о процедуре и подписывает только ИДС.
После подписания документ автоматически становится доступен пациенту в электронном виде, а также сохраняется в системе клиники. Клиент получает СМС для подписания, а врачу больше не требуется тратить время на заполнение документов и контроль бумажного процесса. Ранее пациенты самостоятельно заполняли ИДС вручную, что занимало дополнительное время на приеме.
В первый месяц работы с сервисом F.Doc клиника активно переподписывала документы с пациентами, с кем еще не было договоров в электронном виде. В связи с этим нагрузка на администраторов была выше обычного. Сейчас процесс полностью выстроен и вышел на стабильный уровень. По замерам клиники, подписание документов со стороны пациента занимает около 1 минуты.
Мы специально засекали время — действительно получается около одной минуты. Администратор отправляет пациенту документы и, если паспортные данные не заполнены в карточке 1С: SPA-салон, вводит их. Администраторы оценили такой формат, поскольку он быстрый и удобный.
Переход на электронное подписание позволил сократить время работы с документами и уделять больше внимания консультации: задавать дополнительные вопросы и глубже оценивать состояние здоровья пациента.
Несмотря на удобство сервиса, в работе встречаются клиенты, кто отказываются подписывать документы в электронном формате. Некоторые клиенты приходят с кнопочным телефоном, некоторые готовы подписать документы в электронном формате за себя, но не соглашаются подписать таким способом за ребенка. Чтобы администраторы были готовы к разным реакциям пациентов, в клинике заранее прописали скрипты: что говорить, как объяснять преимущества электронного подписания и снимать опасения. Администраторы быстро адаптировались, и сейчас процесс проходит четко и спокойно.
Важный фактор, что пациентам не нужно предоставлять дополнительные документы — процесс максимально простой и безопасный.
Результаты внедрения ЭДО
Внедрение электронного документооборота позволило клинике достигнуть следующих результатов:
- Сокращение времени на работу с документами: оформление и подписание документов сократилось в 4 раза.
- Снижение нагрузки на врачей: специалисты меньше тратят времени на оформление документов и могут уделять больше внимания пациенту и его запросу.
- Высокая конверсия в электронное подписание: около 90% документов подписываются в электронном виде и только 10% остаются на бумаге. Конверсия в кабинете врача и на стойке ресепшен отличается незначительно.
- Рост конверсии при повторных визитах: если пациент не смог подписать документы электронно при первом посещении, он может сделать это при следующем визите. Это также способствует высокой итоговой доле электронного подписания.
- Упрощение работы с архивом: документы стало проще искать и отправлять пациентам, а физический архив перестал увеличиваться.
- Адаптация команды: несмотря на первоначальное сопротивление врачей, команда быстро приняла технологию подписания документов, включая возрастных специалистов.
- Удобство для пациентов: подписание документов занимает около 1 минуты через СМС.
Сервис простой, удобный, быстрый и, скажу, недорогой. Я сравнивала с другими сервисами, и F.Doc вполне доступный по стоимости. Если вижу, что у меня превышение по пакету, могу выбрать другой — это тоже очень удобно. Нашим врачам очень нравится, что они всё делают в одном окне в МИС!
