«Кнопочку нажал — всё!»: новая жизнь администраторов офтальмологических центров «Глазка»

Одно из ключевых преимуществ электронного документооборота с пациентами — улучшение клиентского сервиса на этапе посещения пациентом ресепшена. Пациентов обслуживают быстрее, очереди сокращаются, но это лишь вершина айсберга. Электронная подпись с пациентами существенно облегчает работу администраторов и сокращает рост бумажных архивов. Офтальмологические центры «Глазка» — пример, как можно избавиться от бумажной рутины и уже на второй месяц перевести 80% первичных документов в онлайн.

Зачем медицинской клинике ЭДО с пациентами

В первую очередь руководство клиники «Глазка» волновало упрощение работы администраторов. Бумажная волокита занимала много времени: требовалось распечатать документы, некоторые пациенты негативно реагировали на целую стопку бумаг, которые нужно было подписать и забрать с собой. Администратор должен был проверить наличие подписи на каждой странице и, в случае пропуска, попросить пациента расписаться еще раз.

В течение рабочего дня, когда поток посетителей спадал, или даже вечером, в конце рабочего дня, администраторы прикрепляли договоры к карте пациента. Так или иначе, работа с первичной документацией требовала ряд действий, которые хотелось оптимизировать.

Еще одна важная проблема медицинского центра — архив документов. Нужно было остановить его рост: места под бумаги уже не хватало.

И клиника приняла решение подключить Безбумажный офис F.Doc.

Запуск сервиса в клинике

Задача на использование F.Doc от руководства клиники была поставлена твердо: 90% договоров должны быть переведены в электронный вид.

Администраторы с вдохновением подключились к проекту: многие уже видели электронное подписание документов в других медицинских центрах и попробовали его в роли клиентов. Администраторы точно знали, что это будет удобно и комфортно и для пациентов, и для них самих.

Первая неделя работы сервиса прошла в режиме тестирования. Администраторы учились и пробовали предлагать подписание документов онлайн наиболее лояльным пациентам. Среди документов были договор на оказание медицинских услуг, согласие на передачу персональных данных в ЕГИСЗ, согласие на получение рекламы. Вся первичная документация с пациентом начала переходить в цифровую плоскость.

Процесс выглядит так:

Если пациент легко владеет смартфоном, то подписание происходит очень быстро. Принцип «нажал и подписал» хорошо работает в действии. Администраторы клиники объясняют, что нужно нажать, а простой дружелюбный интерфейс подсказывает все шаги для подписания документов.

Смотрим на результат

• Уже на второй месяц использования сервиса 80% первичных документов с пациентами перешли в электронный вид. Это очень высокий результат слаженной работы команды администраторов и их руководства.
• Время обслуживания одного пациента сократилось на одну минуту. Это немного, если рассматривать конкретный визит. Но при масштабировании электронного подписания на весь пациентопоток общее время обслуживания сократилось вдвое. Кроме того, практически исчезла ручная обработка документов, когда нужно было «подшивать» договор к медицинской карте: это сохранилось только в случаях, когда пациенты еще оставались на бумажных документах. Отпала и необходимость проверки подписей на каждой странице.
• Сразу же удалось замедлить рост архивов вдвое. Если одно помещение ранее заполняли за месяц и иногда его даже не хватало, то сейчас сопоставимый объем архива не спеша накапливается в течение двух месяцев, и еще остается место.
• Обратная связь от пациентов разная. Кто-то очень рад, что не нужно уносить бумаги в сумке. Кто-то отмечает, что все документы можно теперь посмотреть по ссылке в СМС. Безусловно, есть и те, кто просит документы по старинке: для таких клиентов пока оставили возможность подписать договор на бумаге.

Отзыв