Как стоматология «Зуб Доктор» отказалась от администратора и перешла на ЭДО с пациентами
В 2025 году клиника «Зуб Доктор» решила перевести подписание документов с пациентами в электронный формат. В этом помог сервис Безбумажный офис F.Doc.
Почему клиника решила перейти на ЭДО с пациентами
Забота о пациенте
Для команды «Зуб Доктор» одним из аспектов заботы о пациенте является организация приема без лишнего ожидания. Поэтому стоматология стремилась сократить разрыв между приходом в клинику и началом приема.
Мы заботимся о наших пациентах. И одна из важных организационных задач, которая стояла перед командой — сделать так, чтобы пациент пришел и сразу попал к доктору. Кофе, чай и плед — это сервис, но большинству пациентов это не нужно. Они приходят с проблемой и хотят сразу увидеть человека, который будет разбираться с их ситуацией.
Отказ от промежуточных этапов на ресепшене позволяет перераспределить время в пользу врача и повысить качество контакта с пациентом.
Когда мы делегируем часть коммуникации с пациентом администратору, с одной стороны, это разгружает доктора, но с другой — снижает качество контакта. Нам важно, чтобы у врача было больше времени на прием и полноценное общение — тогда и доверие пациента выше.
Автоматизация процессов взаимодействия с пациентами
В клинике уже были автоматизированы запись на прием, подтверждение и напоминания о визите — эти процессы осуществлялись с помощью чат-бота и голосового робота. При этом подписание первичных документов с пациентами по-прежнему выполнялось на бумаге.
Мы рассматривали ЭДО как логичное продолжение цифровизации клиентского пути: пациент должен приходить в клинику с оформленными документами и сразу проходить к врачу.
Эффективное использование кадровых ресурсов
Следующим фактором стала неравномерная нагрузка на администраторов. В выходные дни поток пациентов был значительно выше, чем в будни. В периоды пиковой загрузки сотрудники ресепшена не справлялись с задачами, что повышало риск ошибок при оформлении документов и замедляло обслуживание пациентов. В будние дни, напротив, возникали простои персонала, что приводило к неэффективному использованию рабочего времени.
Мы проанализировали эффективность работы администраторов и пришли к выводу, что при среднем количестве 4-5 пациентов в день содержание сотрудника ресепшена ради десяти минут работы с каждым экономически нецелесообразно.
Оптимизация хранения документов
ЭДО с пациентами позволяет минимизировать бумажные архивы и связанные с ними затраты.
Электронное хранение — это невероятная экономия места. Крупным клиникам приходится арендовать отдельные помещения под хранение документов. Если клиника находится в центре города, стоимость такого склада в месяц может быть очень высокой.
Для клиники «Зуб Доктор» важно, чтобы бумажные документы находились в постоянном доступе персонала.
Договоры, ИДС, планы лечения — эти документы нельзя просто увезти и сложить где‑то, они нужны в активной работе. В итоге клиника несет лишние расходы на хранение, перемещение и ручную работу с макулатурой, что по сути является неэффективным использованием ресурсов.
Почему выбрали F.Doc
Юридическая значимость электронных документов
При выборе сервиса для электронного подписания документов ключевым критерием стала легитимность решения.
F.Doc полностью соответствует требованиям законодательства и учитывает обязательные правовые нормы в сфере медицины и ЭДО.
Для нашей клиники было принципиально важно, чтобы все было оформлено де-юре правильно, и других решений, которым можно было бы доверять, я не нашел.
Удобство работы сервиса
Дополнительным аргументом в пользу F.Doc стало удобство оформления документов и стабильность работы сервиса.
Сервис предлагает простой клиентский путь, а также встраивается в ИТ-систему клиники.
Как проходило внедрение F.Doc
Перейти на ЭДО с пациентами клиника решила с помощью F.Doc, интегрировав его в свою ИТ-систему. На выбор в пользу сервиса повлияли юридическая значимость электронных документов и возможность использовать ту медицинскую информационную систему (МИС), в которой уже работала клиника.
Стоматология работала в отраслевой МИС Dental PRO, для которой у команды F.Doc уже было разработано готовое интеграционное решение. В августе 2025 года после настройки интеграции клиника начала использовать F.Doc для подписания документов в электронном виде с пациентами. На первом этапе это был пакет административных документов, которые оформляют перед приемом.
На следующем этапе планируется реализовать сценарии электронного подписания медицинских документов, включая информированное добровольное согласие (ИДС) на медицинское вмешательство и отказ от него, а также автоматическую отправку документов при онлайн-записи пациентов.
Как теперь подписываются документы с пациентами в стоматологии
До внедрения ЭДО документы с пациентами оформлял администратор. С переходом на F.Doc задачи администратора были перераспределены, и теперь документами занимается управляющий клиники. Отправка требует не более 10 минут в день. Процесс подписания выглядит следующим образом:
Пациент записывается на прием через чат-бота или голосового робота.
Информация о пациенте поступает в МИС Dental PRO.
Управляющий из учетной системы с помощью F.Doc отправляет пациенту СМС со ссылкой на документы.
Пациент переходит по ссылке, вводит проверочный код, читает документы и подписывает их одной кнопкой в своем смартфоне.
Это можно сделать заранее, накануне визита, либо в клинике перед приемом. Если пациент не подписал документы заранее, управляющий объясняет необходимые детали при визите. Большинство пациентов приходит уже с подписанными документами, так как интерфейс сервиса интуитивно понятен и оформление занимает всего несколько кликов.
Результаты внедрения F.Doc
1. Отказ от позиции администратора. Необходимость в сотруднике на ресепшене отпала. Документы отправляет управляющий клиники. Пациенты приходят на прием уже с подписанными документами. Экономия на зарплате администратора составляет около 170 тыс. рублей в месяц.
Сервис работает стабильно, без перерывов, не зависит от отпусков или больничных, и каждый подписанный документ доступен для просмотра в любое время.
2. Повышение уровня клиентского сервиса. Благодаря предварительному подписанию документов пациенты могут сразу пройти в кабинет врача, не тратя время на заполнение договоров и ожидание в клинике.
3. Увеличение доли дошедших до приема пациентов. Пациенты могут изучить договор и убедиться в прозрачности условий в спокойной обстановке. Это снижает вероятность отмены записи.
Электронное подписание позитивно влияет на доходимость пациентов. Когда мы отправляем договор заранее, пациенты изучают его, проверяют условия и при необходимости уточняют детали у управляющего до приема. Это повышает доверие к клинике.
4. Оптимизация хранения документов. Электронный документооборот позволяет хранить документы в цифровом виде. Это позволяет сократить затраты на организацию бумажного архива.
5. Минимизация ошибок при оформлении документов. ЭДО снижает риски потери документов и ошибок при их оформлении, связанных с человеческим фактором.
