ЭДО для ЭКО: как не откладывать протокол из-за бюрократии

Почему ЭДО с пациентами стало необходимо в клинике «КПMED»

В репродуктивной медицине, особенно в программах экстракорпорального оплодотворения (ЭКО), важна не только квалификация врачей, но и выстроенные процессы. Скорость, юридическая корректность и надежность оформления документации напрямую влияют на результат.

Для клиники «КПMED», специализирующейся на ЭКО, переход на электронный документооборот (ЭДО) с пациентами стал не просто шагом к цифровизации, а необходимостью. Целью было обеспечить юридически значимое подписание документов всеми участниками процедуры, независимо от их местоположения.

Такой запрос был обусловлен рядом факторов:

• Нередко возникают ситуации, когда один из партнеров находится в другом городе или стране, например, в командировке или на вахте.
• Процедура ЭКО проводится в определенный период женского цикла, и перенести ее на пару дней из-за волокиты с документами не получится.
• Любая задержка на этапе оформления документов может сдвинуть сроки проведения процедур и повлиять на их эффективность.
• Получение согласия обоих партнеров является обязательным условием для проведения процедуры ЭКО.
• Использование доверенностей ограничено законодательством.

Дополнительные сложности создавал бумажный документооборот:

• значительные временные затраты на оформление документов на приеме,
• высокая нагрузка на администраторов,
• необходимость хранения бумажных архивов,
• затраты на печать и расходные материалы.

Как внедряли ЭДО с пациентами

Клиника «КПMED» полностью перешла на электронный документооборот. От гибридного формата, при котором часть документов подписываются электронно, а часть — на бумаге, клиника отказалась.

Внедрение ЭДО проходило в несколько этапов:

1. Первым шагом стала интеграция F.Doc в ИТ-инфраструктуру клиники. В «КПMED» используется медицинская информационная система (МИС) «БИТ.Управление медицинским центром» на базе 1С, для которой у F.Doc уже было готовое интеграционное решение. Это позволило значительно сократить сроки запуска и сосредоточиться на адаптации процессов с учетом специфики клиники.

Первостепенной задачей стало внедрение механизма трехстороннего подписания документов, необходимого для программ ЭКО. На момент старта проекта в июне 2025 года такой функциональности не существовало, поэтому она была реализована совместно с командой F.Doc.

При многостороннем подписании документов в F.Doc несколько пациентов могут подписывать один и тот же документ в электронном формате — в заданной последовательности и, при необходимости, удаленно.

2. Следующим этапом стала настройка и адаптация документов под электронный формат. Клиника приняла решение перевести в ЭДО сразу весь пакет документов, а не внедрять систему поэтапно. В результате с помощью F.Doc в «КПMED» подписываются:

• согласия на обработку персональных данных,
• договоры на оказание медицинских услуг,
• договоры на информационно-консультативные услуги,
• информированные добровольные согласия на медицинское вмешательство,
• согласия на работу с биологическим материалом и другие документы.

3. Завершающим этапом стало обучение сотрудников и переход на новую модель работы.

В дальнейшем клиника планирует внедрить предварительный сбор данных: пациенты смогут до визита заполнять анкеты о состоянии здоровья на своем смартфоне и подписывать их онлайн. Данные автоматически загрузятся в МИС и отобразятся в карте пациента. Такой подход позволит врачу заранее ознакомиться с анамнезом, сократить время приема и сделать консультацию более эффективной.

Как теперь подписываются документы

В клинике «КПMED» реализован полностью цифровой сценарий оформления документов с пациентами.

Процесс трехстороннего подписания при оформлении ЭКО выстроен следующим образом:

Личное присутствие в медицинском центре не требуется, достаточно смартфона с доступом в интернет.

Если медицинские услуги не предполагают участия нескольких сторон, сценарий остается тем же, но документы направляются только одному пациенту.

Результаты внедрения

• Оперативное получение согласий от всех участников программ ЭКО. Электронное трехстороннее подписание позволило исключить задержки при оформлении документов и снизить риски переноса или срыва процедур.

• Сокращение времени оформления документов. Процесс подписания стал значительно быстрее: среднее время сократилось примерно в 2 раза — с 20 до 10 минут. Это повысило скорость обслуживания пациентов и общую эффективность работы клиники.
• Доля отказов от электронного подписания составляет менее 1%. Практически все пациенты оформляют документы онлайн на своем смартфоне. Бумажный формат используется в редких случаях, например, если один из партнеров является иностранным гражданином и не имеет учетной записи на Госуслугах.
• Снижение затрат на бумажный документооборот. Переход на ЭДО позволил сократить расходы на печать и расходные материалы. Ранее клиника использовала до восьми пачек бумаги в месяц, а картриджи приходилось менять еженедельно. Сейчас потребность в печати минимальна: принтеры остались только на ресепшене и в кабинете директора.
• Уменьшение нагрузки на персонал. Администраторы были освобождены от задач, связанных с бумажным документооборотом и архивированием, а рутинные операции автоматизированы. Это позволило оптимизировать численность административного персонала и перераспределить ресурсы на более приоритетные задачи.

Отзыв клиники