Архив вместо кабинета: зачем клиника начала переход на ЭДО с пациентами
Весной 2025 года клиника эстетической медицины Coskin начала переход на электронный документооборот (ЭДО) с пациентами. В кейсе рассказываем, какие задачи организация планировала решить с помощью ЭДО, как проходило внедрение и каких результатов удалось достичь.
Почему клиника Coskin решила перейти на электронный документооборот с пациентами
Переход на электронное подписание документов с пациентами в клинике Coskin был обусловлен несколькими факторами.
Одним из них стало стремление к внедрению современных технологий в повседневную работу медицинской организации. Цифровые инструменты были задействованы не как дань современным тенденциям, а как способ сделать внутренние процессы более эффективными и удобными для сотрудников и пациентов.
Еще одним фактором стал увеличивающийся объем бумажного архива. По мере роста количества пациентов медицинская документация занимала все больше пространства и со временем стала использовать почти половину административного офиса.
Не менее важно для клиники было сокращение времени оформления пациентов. Администраторам приходилось распечатывать комплект документов, объяснять порядок подписания, отвечать на возникающие вопросы, затем формировать бумажный архив. Несмотря на то что само подписание занимало всего несколько минут, при большом потоке пациентов этот процесс увеличивал нагрузку на сотрудников.
Как проходило внедрение F.Doc
Во время профессиональной стажировки в «Клинике Фомина» руководство клиники познакомилось с практикой использования электронного подписания документов с пациентами с помощью F.Doc и приняло решение реализовать аналогичный процесс у себя.
На выбор в пользу сервиса повлияли простота и удобство процесса подписания, юридическая значимость электронных документов и возможность использовать ту медицинскую информационную систему (МИС), в которой уже работала клиника.
Клиника работала в отраслевой МИС Renovatio, для которой у команды F.Doc уже было разработано готовое интеграционное решение. Это позволило встроить электронное подписание в существующие рабочие процессы без изменения привычного порядка деятельности администраторов.
Переход на электронный документооборот было решено проводить поэтапно. На первом этапе в электронный формат перевели документы, оформляемые при первичном обращении пациента: договор на оказание медицинских услуг, согласие на обработку персональных данных и другие документы. В дальнейшем клиника планирует перейти к электронному подписанию информированных добровольных согласий (ИДС) на медицинское вмешательство, которые оформляются врачами во время приема.
Внедрение оказалось достаточно простым. Основное время потребовалось на настройку внутренней ИТ-инфраструктуры. У нас нет системного администратора, поэтому всем этим приходилось заниматься самостоятельно. Со стороны F.Doc специалисты постоянно были на связи, подключались удаленно и помогали разобраться. В итоге весь процесс, включая настройку и подготовку шаблонов документов, занял около двух недель.
Обучение администраторов прошло в формате демонстрации функционала сервиса. Благодаря простому и понятному интерфейсу сотрудники быстро освоили новый процесс и начали использовать его в ежедневной работе.
Как теперь организован процесс подписания документов
После внедрения F.Doc оформление пациентов переведено в электронный формат:
Администратор формирует комплект документов в МИС Renovatio и отправляет его на электронное подписание с помощью F.Doc.
Пациент получает СМС со ссылкой, открывает документы на своем смартфоне, знакомится с их содержанием и подписывает в электронном виде.
Подписанные документы автоматически сохраняются в МИС.
Результаты внедрения электронного документооборота
Несмотря на то что клиника пока завершила только первый этап перехода на электронный документооборот, внедрение F.Doc в бизнес-процессы клиники уже принесло заметные результаты.
- Сократилось время оформления пациентов. Администраторам больше не требуется распечатывать документы, объяснять порядок подписания, собирать бумажные комплекты и подшивать бумаги в архив. По оценке клиники, до внедрения электронного подписания оформление документов занимало около пяти минут на каждого первичного пациента. После перехода этот процесс стал значительно быстрее.
- Сокращение объема бумажного архива. Пока этот момент не настолько заметен, поскольку в электронный формат переведены только документы первичного приема. После внедрения электронного подписания информированных добровольных согласий клиника рассчитывает значительно сократить объем бумажной документации и практически полностью отказаться от хранения документов на бумаге.
- Положительная обратная связь от администраторов и пациентов. Дополнительная мотивация или длительное обучение для сотрудников не потребовались: новый процесс быстро стал частью ежедневной работы. За время использования сервиса клиника практически не сталкивалась с отказами пациентов от электронного подписания документов. Более того, в отзывах они неоднократно отмечали удобство и скорость оформления.
Опыт первого этапа подтвердил, что электронный документооборот позволяет упростить административные процессы без снижения качества обслуживания пациентов. Поэтому клиника рассматривает дальнейшее развитие ЭДО как одно из ключевых направлений своей цифровой трансформации.
Отзыв клиники
Я сторонник технологий, которые реально помогают в работе. Если решение экономит время сотрудников, упрощает процессы и делает работу удобнее, его нужно внедрять. Именно поэтому мы решили перейти на электронный документооборот и планируем продолжать цифровизацию клиники.
