ЭДО в офтальмологии: как найти работающий сценарий для сложного пациентского пути
Почему клиника решила перейти на ЭДО с пациентами
Офтальмологическая клиника имеет свою специфику. В отличие от большинства медицинских центров, где прием начинается с консультации врача, здесь пациент сначала проходит диагностические исследования (например, проверку остроты зрения, измерение внутриглазного давления и другие процедуры) и только после этого попадает к врачу.
Сложность также создает характер диагностики. Во время обследований пациенту могут расширять зрачки и проводить процедуры, временно снижающие остроту зрения. В таких условиях подписание документов в клинике становится менее удобным — как для самого пациента, так и с точки зрения организации процессов.
Так выстроены процессы во многих офтальмологических центрах, в том числе и в «Ясно вижу». Учитывая специфику работы, руководство клиники пришло к выводу, что оптимальный сценарий — оформлять документы заранее, до визита. Это позволило бы пациенту приходить уже с подписанным пакетом документов и сразу переходить к медицинскому этапу, минуя задержки в регистратуре и не нарушая выстроенную логику процессов. Именно это стало основанием для перехода на электронный документооборот (ЭДО).
После диагностики пациенты с расширенными зрачками часто плохо видят вблизи. Иногда им сложно даже просто подписать бумажные документы — фактически они ставят подпись почти вслепую.
Как проходило внедрение ЭДО
Клиника решила перейти на электронный документооборот с пациентами с помощью сервиса онлайн-подписания F.Doc, интегрировав его в свою ИТ-систему. Важными факторами выбора стали юридическая значимость электронных документов и возможность работы в уже используемой МИС «БИТ.Управление медицинским центром».
Проект реализовывался совместно тремя сторонами — командой клиники, F.Doc и разработчиками МИС.
В процессе разработки и интеграции стало ясно, что сценарий с предварительным подписанием документов требует адаптации под специфику офтальмологии. Любые изменения в порядке оформления документов влияют на всю логику движения пациента внутри клиники.
Кроме того, информированное добровольное согласие (ИДС) на медицинское вмешательство должно подписываться в кабинете врача, что исключает полностью дистанционный формат.
Клиника также протестировала сценарий подписания с использованием Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), необходимой для оформления ИДС. Однако на практике стало понятно, что такой сценарий подходит не всем пациентам клиники. Около 40% аудитории составляют пациенты старшего возраста, для которых дополнительная авторизация и работа с цифровыми сервисами создают барьер в процессе оформления документов.
В результате клиника отказалась от идеи полной цифровизации документооборота и сосредоточилась на частичном внедрении ЭДО с учетом специфики офтальмологии, особенностей пациентского потока и готовности пациентов к цифровым инструментам.
Любое внедрение — это всегда поиск рабочей модели под конкретные процессы клиники. Изначально мы хотели полностью перевести оформление документов в электронный формат, но в процессе стало понятно, что офтальмология накладывает свои ограничения — и юридические, и организационные.
В итоге мы пришли к гибридному сценарию, который реально работает в наших условиях. Уже сейчас около 30% пациентов подписывают документы электронно, и для них оформление проходит значительно быстрее. Регистратуре стало проще работать, а пациенты воспринимают такой формат как более современный и удобный.
Как теперь устроен процесс оформления документов
Клиника перешла к гибридной модели документооборота: часть документов оформляется в электронном виде, часть остается на бумаге. Такой подход позволяет учитывать юридические ограничения и особенности процессов внутри клиники, при этом использовать преимущества ЭДО.
Договор на оказание медицинских услуг и согласие на обработку персональных данных подписываются в электронном виде, а ИДС на медицинское вмешательство пока оформляется на бумаге.
Электронный формат выбирают около 30% пациентов — в основном это молодые люди, для которых такой сценарий привычен и удобен.
Процесс подписания выстроен следующим образом:
Администратор отправляет пациенту СМС со ссылкой на документы из МИС «БИТ.Управление медицинским центром».
Пациент переходит по ссылке, вводит проверочный код, читает документы и подписывает их одной кнопкой в своем смартфоне.
После этого статус документа в системе автоматически меняется на «Подписан».
Результаты внедрения ЭДО
Несмотря на то что исходную цель — полностью дистанционное оформление документов — реализовать не удалось, проект дал измеримые результаты.
- Сократилось время оформления пациентов на регистратуре. Для тех, кто выбирает электронное подписание, этот этап стал проходить примерно в два раза быстрее. Это позволило частично разгрузить входной поток и уменьшить очереди.
- Снизилась нагрузка на администраторов. В сценариях с электронными документами стало меньше рутинных операций, а взаимодействие с пациентами — быстрее и удобнее.
- Появилась база для дальнейшей цифровизации. У клиники теперь есть работающий инструмент электронного подписания документов, который можно постепенно масштабировать.
- Улучшился клиентский опыт. Пациенты, готовые к цифровым сервисам, воспринимают такой формат как более современный и удобный, что положительно влияет на общее восприятие клиники.
Отзыв
Для нас это не история про «не получилось идеально», а история про постепенную цифровизацию с учетом специфики клиники и пациентов. Важно не ждать идеального сценария, а внедрять то, что уже дает эффект здесь и сейчас.
Даже если в клинике много возрастных пациентов или есть особенности процессов, это не повод отказываться от ЭДО. Можно начать с базовых сценариев — например, перевести в электронный формат договоры и согласия на обработку данных. И даже такой шаг уже заметно снижает нагрузку на регистратуру и улучшает опыт пациентов.
