Кейс франшизы «Не Школа». Как самая большая сеть музыкальных школ перешла на ЭДО с учениками
О клиенте
Франчайзинговая сеть музыкальных школ обучает детей и взрослых и включает в себя несколько направлений: Не школа барабанов, Не школа гитары, Не школа вокала и Не школа Kids. Компания считается самой большой сетью музыкальных школ в России и СНГ и включает более 200 центров обучения. Не школа входит в топ-10 выгодных франшиз России по версии Forbes-2024, является Номинантом Национальной премии «Бренд года в России 2026».
В 2024 году руководство сети Не школа поняли, что для ведения прозрачного франчайзи-бизнеса нужно обеспечить подписание документов с учениками без риска потерь: оригиналы договоров иногда терялись в большом потоке обучающихся или при переездах. Безбумажный офис F.Doc смог организовать подписание и хранение документов с особым вниманием к широкой сети партнеров и ученикам.
Рост бизнеса и потребность в цифровизации: опыт Не школы
За 10 лет работы франшизы в Не школе обучились более 100 тысяч учеников. Бизнес развивается, количество учеников увеличивается, а вместе с этим растет количество документов в архиве.
Поэтому одна из основных причин перехода на электронный документооборот с учениками — сделать подход к бизнес-процессам и рутине с бумагами автоматическим, при этом внимательным, чтобы ни один документ не забыли подписать и ничего потерялось из архива при переезде офиса.
Корректный документооборот позволяет избегать конфликтных ситуаций с клиентами, и компания, понимая это, стремится нивелировать все риски.
Почему образование выбирает F.Doc
Не школа — большая сеть франшиз, и для нее было важно получить гибкий подход к подключению и тиражированию сервиса на всех партнеров сети. F.Doc смог создать условия, которые подходят музыкальным Не школам в самых разных городах, и обеспечить постоянную связь с персональным менеджером проекта.
Кроме того, F.Doc смог сделать интеграцию с самописной CRM-системой Не школы через REST API, которая помогает отслеживать результаты школ, плюс вести расписание учеников, записывать их на уроки и контролировать бизнес-процессы.
Как ученики Не школы подписывают документы онлайн
Сегодня подписание документов устроено так:
Администратор готовит договор, загружает его в CRM-систему и отправляет ученику через F.Doc.
Ученик получает СМС со ссылкой на документы.
Ученик переходит по ссылке, вводит проверочный код, читает документы и подписывает их одной кнопкой в своем смартфоне.
В CRM-системе предусмотрена кнопка «Проверить статусы», чтобы оперативно отслеживать состояние документов.
Чаще всего ученики подписывают необходимое, находясь в Не школе. Однако, если требуется подписать документы для продления договора, то удобнее подписывать их удаленно, без специального визита к администратору. Еще одно преимущество электронного документооборота — подпись документов в любых условиях. Например, ученик может после школы сесть в такси и спокойно завершить всю процедуру, даже если он очень спешил.
Результаты внедрения F.Doc
Ученики сети отмечают, что подписывать документы онлайн гораздо проще, чем на бумаге. Безусловно, остаются 2-3% людей, которые пока не готовы переходить к цифровым документам, и для них администраторы готовят бумажные версии. Кстати, сами администраторы и менеджеры на местах говорят о том, что F.Doc удобнее бумаги. Самое главное — это правильно оформить документ.
Не школа смогла минимизировать риск потери архива — электронные документы всегда под рукой и у учеников, и у сотрудников.
С начала перехода на F.Doc Не школа подписала более 12 тысяч документов в 44 регионах России. Сегодня новые партнеры присоединяются к франшизе Не Школа с уже подключенным Безбумажным офисом F.Doc — в таких компаниях абсолютно все подписание документов переведено в «цифру». Это позволяет франчайзерам контролировать бизнес-процессы, вовремя корректировать действия своих партнеров именно в юридической плоскости работы с учениками.
Отзыв о внедрении электронного документооборота в Не школе
Я считаю, что это прекрасный проект, который нам с вами получилось реализовать в связке!
Когда мы только подключили F.Doc, сервисом пользовались порядка 15−20 партнеров. Сейчас мы видим, что новые партнеры подключаются: есть постоянный ежемесячный рост. И я думаю, что рано или поздно большинство партнеров перейдут на электронное подписание документов с учениками.
Мы смогли свести к минимуму потерю документов. И самое главное, что документы всегда есть в доступе, их всегда можно проверить, проконтролировать, и видно, что ответственность лежит на определенном сотруднике.
