Подглядели у каршеринга: как «МиоФоКс» внедрили электронное подписание документов
Иногда приходилось приезжать только ради подписи
Изначально центр поддерживал бумажный документооборот: всё заполняли и подписывали на месте. Но компания начала расширяться, появились администраторы, работающие удаленно, поэтому старая схема стала неудобной.
Для оформления договора кому-то нужно было постоянно физически находиться в центре. Если работника на месте не было, ради подписи приходилось приезжать отдельно или передавать эту задачу кому-то еще.
Идею подсказал каршеринг
Толчком к переходу на электронный формат стал не другой образовательный центр и даже не специализированный сервис для бизнеса, а каршеринг.
Арендуя автомобиль, Ульяна Лаврентьева, помощник руководителя «МиоФоКс», обратила внимание на оформление: прежде чем взять машину, клиент знакомится с договором и подписывает его прямо в приложении. Не нужно встречаться с сотрудником компании, распечатывать бумаги и ставить подписи.
И тогда у нее возник вопрос: если так можно подписывать документы с сервисом каршеринга, почему нельзя организовать похожий процесс между центром и его клиентами? Ульяна начала искать подходящее решение в интернете и нашла F.Doc:
Мне стало интересно, есть ли такой формат подписи. Начала искать возможность осуществления моей идеи и так нашла ваш сервис.
Долгого сравнения с другими вариантами не было: F.Doc подошел под задачу, и центр начал им пользоваться.
Как работают с документами
Сейчас, как правило, за день до первого приема клиенту через F.Doc отправляют два документа: договор на оказание образовательных услуг и согласие на обработку персональных данных. Человек получает их и может спокойно познакомиться с условиями дома. Такой комфорт сложно измерить минутами или процентами.
Можно сразу ознакомиться с договором, спокойно дома почитать. Нет напряженной обстановки, когда читаешь договор 15 минут под взглядами других людей.
Если клиента всё устраивает, документы подписывают удаленно. В случае, когда ему комфортнее сначала приехать и лично убедиться в работе центра, он может открыть ссылку и подписать всё уже в присутствии администратора. Для тех, кто предпочитает привычный формат, в «МиоФоКс» сохранили бумажную альтернативу.
В результате электронно документы подписывает примерно 70% клиентов. Остальные выбирают бумагу или хотят сначала прийти в центр, ознакомиться с информацией, а затем подписать, используя электронную подпись.
Основная причина осторожности — недоверие к ссылкам и передаче персональных данных в интернете на фоне участившихся случаев мошенничества. Поэтому руководство не пытается полностью запретить бумагу, а дает возможность выбрать подходящий вариант.
В целом все отнеслись ровно. Были случаи, когда клиенты радовались, что это удобно, не надо бумагу тратить, дружелюбно по отношению к окружающей среде.
Что изменилось для администраторов
Раньше документ нужно было подготовить с нуля, заполнить и распечатать. Даже небольшие технические сложности, например, когда при редактировании документа съезжало форматирование, добавляли лишние минуты ожидания.
Такая подготовка бумаг занимала около 5–7 минут. Через F.Doc отправить документы можно примерно за 2 минуты. То есть процесс стал в три раза быстрее.
Для одного договора разница может показаться небольшой. Но с документами работают четыре администратора, а ежемесячно центр заключает в среднем 15–20 новых договоров. Чем больше становится клиентов, тем заметнее эффект, ведь теперь работникам не нужно тратить время на повторяющиеся действия.
Не только скорость, но и понятный контроль
У нового формата нашлось еще одно преимущество: документы и их статус стало проще контролировать.
Вместо папок и бумажного архива можно открыть личный кабинет и посмотреть, со всеми ли клиентами оформлены договоры, какие уже подписаны, а какие пока только отправлены.
Если спустя время понадобится конкретный документ, например, для подготовки справки, его тоже проще найти через электронный архив, чем физически перебирать бумаги. Доступ к системе есть и у руководителя центра, поэтому при необходимости он также может проверить нужную информацию.
В центре также отметили снижение трат на бумагу, печать, картриджи и другие расходные материалы. По отдельности это небольшие суммы, но за год выходит ощутимый итог.
Результаты внедрения F.Doc
«МиоФоКс» использует F.Doc уже больше года. За это время центр успел израсходовать первый пакет документов и перейти на более крупный — на 1800 документов.
При этом исходная задача осталась довольно простой: убрать лишнюю зависимость от бумаги и облегчить административную работу.
На практике результат оказался шире:
время подписания документов сократилось в 3 раза;
контроль над статусами стал более прозрачным;
клиенты получили возможность заранее ознакомиться с договорами и согласием на обработку персональных данных;
уменьшились траты на расходные материалы;
поиск нужных бумаг занимает минимальное количество времени.
Спустя год использования ожидания не разошлись с реальностью:
То, что я ожидала, то и получила. Удобно, быстро, просто. Всё прямо так, как я хотела и планировала.
