Как образовательный центр сократил время оформления учеников с нескольких дней до нескольких часов благодаря F.Doc
Когда бумага начинает тормозить развитие
Любой образовательный центр должен заключать договоры с клиентами. Пока учеников немного, процесс кажется вполне привычным и легким: распечатать документы, поставить подписи, отправить копии, собрать оригиналы.
Но за несколько лет количество учеников значительно выросло. Вместе с этим вырос и объем бумаг, которые сопровождали каждого нового студента. В «Маяке» один договор занимает 14–15 страниц. При этом на одного ученика оформляется минимум два-три документа. Получается, что только на одного клиента приходится около 30 страниц печатных материалов.
Печатать всё это очень много, очень долго. Для администратора оформление занимало порядка полутора часов.
При этом проблема заключалась не только во времени сотрудников. За год до перехода на электронный документооборот компания заказала 16 тонн бумаги. К этому добавлялись расходы на принтеры, картриджи, обслуживание техники и постоянную печать новых комплектов документов. В какой-то момент стало очевидно: если компания продолжит расти теми же темпами, старые процессы начнут мешать развитию.
Мы отправили документы и ждем: день, два, три, четыре… Постоянно напоминаем клиенту, что договор нужно подписать.
При этом проблема заключалась не только во времени сотрудников. За год до перехода на электронный документооборот компания заказала 16 тонн бумаги. К этому добавлялись расходы на принтеры, картриджи, обслуживание техники и постоянную печать новых комплектов документов. В какой-то момент стало очевидно: если компания продолжит расти теми же темпами, старые процессы начнут мешать развитию.
Мы вместе с руководством и коммерческим отделом приняли решение, что нужно искать альтернативу. Сейчас есть много удобных вариантов, и пора выходить на новый уровень. Это удобно не только для нас, но и для клиента — чтобы всё было в онлайн-доступе.
Поиск решения
Команда начала искать сервис, который позволил бы отказаться от бумажного оформления и сделать процесс одинаково удобным как для очного образования, так и для тех, кто занимается дистанционно.
Важно было решить сразу несколько задач:
- cократить время оформления новых клиентов;
- избавиться от необходимости постоянно печатать и сканировать документы;
- ускорить подписание договоров (сейчас это может занять всего 20 минут);
- упростить процесс заключения договоров для администраторов;
- сохранить удобство для родителей и учеников.
Начав поиск решения, образовательный центр быстро вышел на сервис F.Doc, позволяющий подписывать документы с физическими лицами в электронном формате.
«Почему мы не начали делать это раньше?»
После принятия решения о переходе на ЭДО с помощью F.Doc компания приступила к внедрению сервиса в свою ИТ-систему. Для быстрого запуска электронного подписания выбрали готовое решение от F.Doc — «Виртуальный принтер». Это программа, которая не требует доработок текущей CRM и работает как обычный принтер: вместо печати бумажного экземпляра она отправляет документ клиенту на электронное подписание.
Интерфейс оказался настолько понятным, что отдельного длительного обучения сотрудникам не потребовалось.
Всё максимально доступно. Никаких замудренных инструкций нет. Нажал буквально две кнопки, и документ уже отправлен клиенту.
Главное изменение сотрудники почувствовали практически сразу. Если раньше оформление нового ученика превращалось в длинную цепочку действий, то теперь большая часть этих операций исчезла.
Процесс подписания похож на привычную отправку документа на печать:
Администратор формирует документы в CRM и отправляет их на подписание через виртуальный принтер.
Клиент получает СМС, где содержится ссылка на договор.
Пройдя по ссылке, он вводит проверочный код, читает документ и подписывает его, нажав на кнопку в приложении.
Весь процесс занимает пару минут. Исключение составляют отдельные случаи, например, оформление через материнский капитал, где требуется бумажный пакет документов. При этом скорость влияет не только на удобство сотрудников. Если раньше клиент мог еще подумать, отложить подписание, забыть о нем, то сейчас как только документы отправлены, человек подписал, и сделка завершена.
Администраторы стали главными сторонниками электронного подписания
Руководство ожидало, что сотрудникам потребуется время, чтобы привыкнуть к новому процессу. Но администраторы практически сразу оценили преимущества электронного документооборота. Для них это означало конец постоянной работе с бумагой, принтером и сканером.
Сегодня в пяти филиалах компании работают 13 администраторов, и все они довольны новым форматом работы.
Особенно запомнился разговор с сотрудницей из Уфы:
Как хорошо, что мы сейчас работаем через F.Doc. Сейчас клиента заключила за 20 минут! И никаких проблем, никакой вообще возни, ничего. Быстро, доступно, удобно, никому ничего ждать не нужно, ничего не тормозит.
Эта фраза, пожалуй, лучше всего показывает, насколько сильно изменились ежедневные процессы внутри компании.
Конечно, встречаются родители, которые относятся к электронному подписанию настороженно, но их немного, всего около 5–7%. Обычно сотрудники объясняют, как работает сервис, отправляют памятку, и во многих случаях этого оказывается достаточно. Если же человек все равно предпочитает бумажный вариант, компания идет ему навстречу.
При этом большинство клиентов воспринимают электронное подписание как привычный современный формат.
Новые клиенты уже привыкли, что сейчас многое происходит онлайн. Для них это нормально.
Результаты
За год использования F.Doc образовательный центр подписал более 2,5 тысячи документов и перевел около 80% договоров в электронный формат. Это сэкономило 16 тонн бумаги и снизило затраты на печать и хранение. Но главным результатом в компании считают не количество подписаний.
Удалось изменить сам процесс оформления новых учеников:
- время подготовки документов сократилось как минимум вдвое;
- сделки стали закрываться в течение одного дня вместо нескольких. В случае подписания в офисе весь процесс занимает около 20 минут;
- сотрудники перестали тратить часы на печать, сканирование и пересылку документов;
- оформление стало удобнее и для сотрудников, и для родителей.
Мы не думали, что это так упростит нашу работу. Мы сначала просто плавно во всё это входили, а потом со временем уже начали понимать, как это здорово! Почему мы не делали так раньше? Вот же, оказывается, как быстро можно всё делать!
Именно такие изменения позволяют компании быстрее расти, экономить время сотрудников и делать клиентский сервис лучше.
