Почему компания «Дружите.ру» решила перейти на ЭДО

На смены сети лагерей «Дружите.ру» ежегодно приезжают более 5 000 детей. С родителем каждого ребенка нужно оформить обязательный пакет документов. Без него компания имеет право не допустить ребенка к смене. Поэтому легитимность и своевременность оформления — не просто вопрос удобства, а обязательное требование.

Изначально в компании документы подписывались на бумаге. Для этого родителям нужно было заранее приехать в офис. Когда количество смен и детей выросло, такая схема работы стала неудобной. Родители тратили время на дорогу, а сотрудники обрабатывали большой объем бумажных договоров. В результате оформление пакета документов на одного ребенка могло занимать до 6 часов.

Чтобы упростить процесс, компания начала высылать документы по электронной почте. Процесс стал дистанционным, но остался трудоемким и все еще требовал много времени. Родители получали файлы, распечатывали их, заполняли, подписывали, сканировали и отправляли обратно. Менеджерам приходилось:

• проверять, отправили ли сканы родители;
• контролировать, полный ли комплект документов был получен;
• напоминать родителям о сроках.

Следующим шагом стало внедрение решения по генерации документов через виджет в системе amoCRM. Виджет позволял автоматически заполнять поля в договорах на основе данных из CRM. Это ускорило подготовку документов к смене, но не решило вопрос их подписания и юридической значимости — менеджеры по-прежнему вручную контролировали эти процессы.

Стало понятно, что эти изменения не дают нужного результата. Переход на электронный документооборот (ЭДО) с помощью F.Doc стал логичным шагом в развитии компании.

Как внедряли ЭДО с клиентами в бизнес-процессы компании

Внедрение электронного документооборота с клиентами в компании «Дружите.ру» проходило поэтапно:

1. Выбор решения.

Компания искала решение, которое:

• обеспечит юридически значимое подписание документов с физическими лицами;
• легко интегрируется в существующие процессы;
• позволит сократить время оформления документов и видеть статус подписания в режиме реального времени;
• исключит задержки и потери документов.

F.Doc полностью отвечал этим требованиям:

• Сервис работает в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Документы, подписанные с помощью F.Doc, имеют юридическую силу и равнозначны подписанным от руки.
• Компания «Дружите.ру» уже использовала отраслевую систему amoCRM. Для нее у команды F.Doc уже было разработано готовое интеграционное решение. Чтобы начать работу, потребовалось лишь установить приложение (виджет) из маркетплейса amoCRM.
• Вся процедура для родителей проходит в их смартфонах. Не нужно ждать, пока они приедут в офис или распечатают, подпишут документ, сделают скан и отправят его на электронную почту. Статус подписания отображается в CRM.
• Все документы автоматически сохраняются в системе. Их можно быстро найти по номеру телефона или ФИО родителя.

2. Тестирование.

После выбора F.Doc был запущен процесс тестирования электронного подписания. Начали с постоянных клиентов, которые уже доверяли компании и были готовы к новым форматам взаимодействия. Сначала в электронный формат перевели договоры на оказание услуг, затем — дополнительные соглашения к договору, заявления и согласия на фото- и видеосъемку.

3. Масштабирование.

После успешного тестирования электронное подписание было масштабировано на всех клиентов.

Как теперь организован процесс подписания документов с родителями

Менеджеры в режиме реального времени видят, получен документ или нет, могут отслеживать его статус и при необходимости повторно отправить ссылку.

Результаты внедрения F.Doc

• Переход на юридически значимый электронный формат. Все договоры и другие документы с родителями подписываются онлайн и имеют правовую силу. Бумага, сканы и пересылка файлов по почте больше не нужны. С момента подключения сервиса компания «Дружите.ру» оформила более 6 000 документов.
• Время оформления сократилось в 6 раз. Раньше оформление документов на одного ребенка могло занимать до 6 часов. Теперь — не более 1 часа. Менеджерам больше не нужно вручную проверять сканы, искать документы в письмах и напоминать родителям о подписании.
• Дети приезжают на смену с полным пакетом документов. Документы и их статус всегда доступны для просмотра в CRM-системе. Сотрудники всегда понимают, какие документы подписаны, а какие — нет. Риск отправки ребенка на смену без документов минимизирован.

Отзыв клиента