ЕГИСЗ: требования к клиникам для подключения и передачи данных

ЕГИСЗ — это Единая государственная система здравоохранения, которая централизованно собирает, обрабатывает, анализирует и хранит сведения всех медицинских организаций. Обмен информацией с ЕГИСЗ — одно из лицензионных требований для медицинского бизнеса. Частные клиники и кабинеты вне зависимости от размера обязаны его соблюдать.

Подключиться к ЕГИСЗ быстро и напрямую не получится: для подключения и передачи данных необходима медицинская информационная система (МИС), а также оператор. Кроме того, самой клинике и медицинским работникам нужны электронные подписи.

Что клинике нужно подготовить перед подключением к ЕГИСЗ

Прежде всего необходимо подготовить сведения об организации, лицензии, сотрудниках, помещениях и оснащенности. Для передачи данных в ЕГИСЗ клинике понадобится медицинская информационная система и, как правило, оператор, через которого будет осуществляться подключение. Кроме того, при переходе на медицинский электронный документооборот необходимо разработать и утвердить локальные нормативные акты, а также назначить ответственных за работу с системой.

Это длительный процесс. Собрать информацию по сотням пунктов, получить доступы и настроить интеграцию, разработать локальные нормативные акты, провести тестовый запуск и обучить сотрудников — все это займет от нескольких месяцев. Обращение к специалистам, занимающимся интеграцией и настройкой под ключ, позволяет сэкономить время и избежать ошибок.

В таблице кратко раскрыли, что понадобится подготовить и сделать частной медицинской клинике перед подключением к ЕГИСЗ. Далее расскажем о ключевых пунктах более подробно.

ФРМО и ФРМР: требования

Регистрация в ЕГИСЗ начинается с внесения информации в Федеральный реестр медицинских организаций (ФРМО). Без этого клиника не сможет лицензировать свою деятельность и получить доступы к другим подсистемам. Второй важный шаг — внести информацию о медперсонале в Федеральный регистр медицинских работников (ФРМР).

• ФРМО — это подсистема ЕГИСЗ, хранящая сведения обо всех государственных и частных медучреждениях. Просмотреть данные реестра может любой человек на сайте https://nsi.rosminzdrav.ru/.
• ФРМР — это подсистема ЕГИСЗ, хранящая информацию обо всех медицинских работниках: врачах, фармацевтах, провизорах, медсестрах, акушерках и др. Сведения сюда вносят не сами сотрудники, а работодатель.

Подробнее об этих подсистемах мы рассказали в другой статье блога.

Как внести организацию в ЕГИСЗ:

1. Сначала необходимо подать две заявки через службу техподдержки или через личный кабинет на портале ЕГИСЗ:
   — На внесение сведений в ФРМО. После этого клинике присвоят уникальный код OID.
   — На предоставление доступа для конкретных сотрудников организации.
2. После получения письма с подтверждением нужно авторизоваться с помощью подтвержденной учетной записи Госуслуг на портале ЕГИСЗ. Теперь можно внести все необходимые данные.

Инструкция, как получить доступ к ФРМР и ФРМО, также размещена на портале ЕГИСЗ по ссылке: https://portal.egisz.rosminzdrav.ru/materials/3549.

МИС и способы подключения к ЕГИСЗ

Без использования сторонних сервисов можно вносить данные в ФРМО и ФРМР, но полноценно взаимодействовать с ЕГИСЗ не получится. В любом случае понадобится медицинская информационная система. А вариантов подключения клиники к ЕГИСЗ несколько: напрямую, с помощью оператора иной информационной системы или через региональную ГИС.

Через оператора ИИС

Наиболее распространенный вариант, доступный клиникам разного масштаба. Оператором иной информационной системы может выступать как сторонний сервис, так и поставщик МИС.

МИС → оператор ИИС → ГИС субъекта → ЕГИСЗ

В этом случае клиника оплачивает услуги и предоставляет нужную информацию, а оператор настраивает подключение, обучает работе с подсистемами и помогает внести нужные сведения. Найти список операторов можно в каталоге на сайте ЕГИСЗ.

Через региональную ГИС ССЗ

Этот вариант доступен не всегда: им пользуются клиники, принимающие пациентов по программе ОМС. Информация передаётся по защищенным каналам связи. Требования к подключению в субъектах различаются.

МИС → ГИС субъекта → ЕГИСЗ

Напрямую к федеральному сегменту ЕГИСЗ

Такой вариант также возможен, но существуют высокие требования к безопасности информационной инфраструктуры. Понадобится купить оборудование и сформировать систему защиты данных, и ее придется аттестовать во ФСТЭК. Весь процесс займет 2–4 месяца — это дольше, чем подключаться через оператора.

МИС → ЕГИСЗ

Клинике необходимо настроить подключение к нескольким подсистемам ЕГИСЗ. Все это отдельные шаги. Сделать это без привлечения оператора ИИС можно, но понадобятся вложения: на серверную, на комплекс криптографической защиты трафика данных, на услуги IT-специалистов. К тому же многие МИС не поддерживают прямую интеграцию. Поэтому наиболее быстрым и простым вариантом остается подключение через оператора.

Какие данные и документы клиника передаёт в ЕГИСЗ

Помимо актуализации сведений в ФРМО и ФРМР, клиника обязана регистрировать в ЕГИСЗ электронные медицинские документы и передавать данные об оказанной медицинской помощи. Протоколы, направления, результаты исследований, справки направляются в Реестр электронных медицинских документов (РЭМД). А обезличенные сведения об оказанной помощи агрегируются в Федеральной интегрированной электронной медицинской карте (ФИЭМК).

Напоминаем, что без МИС не получится как настроить связь с ЕГИСЗ, так и обеспечить передачу документов. А это, в свою очередь, необходимо для получения/сохранения медицинской лицензии и избежания штрафов.

Что передавать в ФРМО? Ключевую информацию об организации, ее структуре, профиле работы, оснащении, а именно:

• юридические сведения;
• штатное расписание;
• здания, их адреса;
• подразделения и участки;
• медицинское оборудование и изделия;
• доходы, расходы и др.

Что передавать в ФРМР? Данные обо всех медицинских работниках. В карточке медика нужно указывать все требуемые сведения:

• ФИО, дату рождения, гражданство, контакты;
• диплом, специальность и оконченный вуз/ссуз;
• информацию об аккредитации, сертификатах, повышении
• квалификации;
• наименование медорганизации, подразделение, занимаемую
• должность, ставку и период трудовой деятельности;
• общий стаж работы по специальности;
• членство в НКО.

Что передавать в РЭМД? В этой подсистеме необходимо регистрировать структурированные электронные медицинские документы (СЭМД). Например, протоколы осмотра, справки и заключения, выписки, направления и многое другое. Работа с РЭМД осуществляется постоянно, документы нужно выгружать в течение одного рабочего дня с момента их формирования — и это тоже требование для лицензии.

Что передавать в ФИЭМК (ИЭМК)? Эта подсистема принимает данные из локальной электронной медицинской карты. Сюда направляется обезличенная информация об оказанной медицинской помощи, освидетельствованиях, экспертизах и осмотрах. Также передаются сведения о пациентах: ФИО, пол, гражданство, дата рождения, СНИЛС, полис ОМС, контакты и др. Это два раздельных процесса: данные о здоровье собираются для статистики в обезличенной форме.

Подробнее о том, какую информацию о клиентах и их здоровье нужно передавать в РЭМД и ФИЭМК, мы рассказали в статье «Какие данные пациентов нужно передавать в ЕГИСЗ».

Электронные медицинские документы

Все больше медицинских записей переводятся в электронную форму. Причем не по желанию самих клиник, а в соответствии с указаниями Минздрава. У таких записей должен быть конкретный формат структурированного электронного медицинского документа (СЭМД). Редакции СЭМД часто актуализируются: неактуальные формы невозможно будет отправить в ЕГИСЗ. Поэтому важно вовремя устанавливать обновления МИС.

СЭМД имеет XML-структуру и основан на стандарте CDA. По сути это код, который формируется после заполнения всех необходимых полей в интерфейсе МИС. У него есть формализованное представление, с которым врач или другой медработник может ознакомиться перед отправкой данных в ЕГИСЗ.

В работе с СЭМД крайне важны вопросы актуальности и удобства. Поставщик МИС должен своевременно подгружать новые формы и редакции, чтобы клиника передавала данные корректно и не столкнулась с санкциями со стороны контролирующего органа. А сам интерфейс, с которым работает врач, должен быть понятным — это снизит вероятность ошибок.

Список медицинской документации, которая переходит из бумажной формы в электронную, регулярно пополняется. Например, в этом учебном году абитуриенты вузов и ссузов больше не могут получить справку 086-у. Теперь после медосмотра клиника формирует СЭМД-196, и документ появляется в личном кабинете на Госуслугах. Данные о других видах медицинских осмотров также «перекочевали» в электронный формат.

Электронная подпись для работы с ЕГИСЗ

Сформированные структурированные электронные медицинские документы нужно регистрировать в ЕГИСЗ. Но сделать это можно только после того, как СЭМД будут подписаны электронной подписью врача и самой медорганизации. Для этого применяется исключительно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП). Неподписанные записи система просто не примет.

Кому нужна УКЭП для работы с ЕГИСЗ:

• Всем докторам — в процессе работы они формируют медицинские записи и заверяют их своей подписью.
• Фельдшерам, выполняющим функцию лечащего врача.
• Сотрудникам лаборатории, если они отправляют результаты исследований в ЕГИСЗ.
• Самой медицинской организации — выдаётся в ФНС на имя руководителя или исполняющего обязанности.

Итак, обмен информацией с РЭМД и ИЭМК — это не просто выбор, это обязанность всех медицинских организаций. Будь то крупный медцентр или частный кабинет врача-косметолога. Чтобы соблюдать требования, медикам необходимы УКЭП. Их оформление — платное. Выдачей занимаются удостоверяющие центры. Сертификат подписи действует 12–15 месяцев, затем УКЭП необходимо перевыпустить.

Локальные акты, права доступа и ответственные сотрудники

Клиника перед работой с ЕГИСЗ должна провести большую работу с внутренними нормативными актами. Необходимо назначить ответственных лиц и закрепить порядок работы с документами. Важно зафиксировать, какие бумаги переходят в электронную форму, кто отвечает за создание, подписание и передачу ЭМД в систему. Другие важные моменты — это разграничение прав доступа и порядок фиксации инцидентов и ошибок.

Итак, что понадобится?

Приказ о назначении ответственных лиц. В этом документе фиксируются полномочия тех сотрудников, которые будут отвечать за внесение данных в ФРМР и ФРМО, работать с СЭМД и ИЭМК. Также нужно назначить резервных ответственных на случай, если основной сотрудник не находится на месте работы.

Приказы о переходе медицинского учреждения на медицинский ЭДО и о ведении медицинской документации клиники в электронной форме. Это крайне необходимые акты, которые определяют перечень ЭМД, используемые информационные системы, порядок предоставления документации, ответственных за исполнение лиц и др.

Положение о разграничении прав доступа к МИС и ЕГИСЗ. Права выдаются в соответствии с занимаемыми должностями и задачами, которые решают сотрудники. Например, администратору системы не нужно иметь доступ к медицинским данным пациентов, а врачам не требуется работать с техническими параметрами. Важно соблюдать правило необходимости для защиты персональных и чувствительных данных.

В медицинском учреждении должен быть назначен регистратор — обычно это руководитель или иное уполномоченное лицо, которое будет подавать заявки на доступ к подсистемам ЕГИСЗ.

Также медицинской организации понадобятся:

• Регламент по работе с электронными медицинскими документами.
• Положение об обработке и защите персональных данных.
• Положение о документообороте.
• Приложения к должностным инструкциям сотрудников.
• Регламент о порядке выдачи бумажных копий ЭМД по запросу.
• Форма согласия на передачу данных в ЕГИСЗ.
• Инструкции по внутреннему контролю.
• Журналы для регистрации доступов к ЕГИСЗ, технических инцидентов, согласий, отказов и др.

Как клинике выстроить электронный документооборот

Внедрение МИС и подключение ее к ЕГИСЗ — это важная, неотъемлемая часть цифровизации медицинской организации. Этот этап необходим для соблюдения лицензионных требований. Поэтому всем, у кого есть лицензия и кто планирует ее получить, необходимо внедрить МИС, выбрать оператора ИИС, настроить подключение к подсистемам ЕГИСЗ, оформить усиленные квалифицированные электронные подписи.

Подробно эту тему раскрыли в другой статье «Электронный документооборот в медицине: требования, этапы внедрения, программы для ЭДО».

Внести данные о клинике и сотрудниках в федеральные подсистемы недостаточно. Работа с государственной системой осуществляется ежедневно: нужно регистрировать созданные СЭМД и актуализировать сведения об организации и ее персонале. Для этого понадобится выстроить медицинский ЭДО, выбрав необходимые для работы сервисы.

Цифровая трансформация начинается с ответа на вопросы:

• Какую помощь оказывает клиника и в каких форматах? Есть ли круглосуточный стационар, телемедицина и т. д.?
• Какие медицинские документы используются в работе?
• Достаточно ли имеющихся технических ресурсов для интеграции с ЕГИСЗ?
• Что уже автоматизировано, а что предстоит внедрить?

Медицинские документы переходят в электронный формат — часто без дублирования в бумажном виде, если только не поступит запрос от пациента или контролирующих органов. Но бумаги по-прежнему остаются проблемным местом: ведь первичную документацию, анкеты, согласия и другие документы клиенты подписывают на ресепшене от руки в бумажном виде. Клиникам приходится содержать растущие архивы, а посетителям — тратить время на ожидание очереди и заполнение бумаг.

Документооборот с пациентами также можно перевести в цифру. Внедрить ЭДО с пациентами помогают специализированные сервисы, такие как F.Doc. Клиенты получат возможность дистанционно знакомиться с документами и подписывать их прямо на своём смартфоне. Без спешки, вдумчиво и в комфортных для них условиях. А медорганизация сможет экономить время администраторов, площади и бумагу. Кроме того, сервис позволяет выпускать КЭП для врачей.