Согласно проведенным опросам, 45% российских автовладельцев ремонтируют свои машины не реже одного раза в год, почти 20% — два-три раза, а 5% автомобилистов чинят свое транспортное средство (ТС) до пяти и более раз в году. Интересно при этом, что почти две трети (63%) опрошенных прибегают к услугам автосервисов, остальные предпочитают ремонтировать авто самостоятельно (22%) или обращаются за помощью к знакомым (15%).

Ремонт автомобиля — это процесс, требующий не только квалифицированного подхода и профессионального оборудования, но и определенной документации, особенно если речь идет о починке в специализированном автосервисе. Правильное оформление документов позволяет избежать множества проблем — как для клиента, так и для сервисной компании. В этой статье мы рассмотрим, какими документами оформляется ремонт автомобиля.

Договор

Взаимоотношения автовладельцев и автосервисов регулируются государственными законодательными актами. Одним из таких документов являются «Правила оказания услуг по техобслуживанию и ремонту автомототранспортных средств», утвержденные Правительством РФ Постановлением № 290.

В договоре должна содержаться информация:

— о подрядчике (исполнителе);
— о заказчике (потребителе);
— о транспортном средстве, в том числе о его цене (определяется по соглашению между заказчиком и исполнителем);
— о перечне необходимых для ремонта работ и сроках их выполнения;
— о стоимости и порядке оплаты.

Договор подписывается обеими сторонами и заверяется печатью подрядчика. Важно отметить, что договор должен заключаться либо с собственником ТС, либо с лицом, на которого оформлена доверенность. Какие документы нужны для ремонта автомобиля заказчику? Клиент должен предоставить автосервису документы, удостоверяющие личность и подтверждающие право владения транспортным средством.

Заказ-наряд

Упомянутое выше постановление Правительства разрешает вместо договора подряда оформлять при передаче ТС в ремонт заказ-наряд. Законодательно закрепленной формы этого документа не существует, поэтому заказ-наряд можно составлять в произвольном формате, однако он обязательно должен содержать:

— информацию об исполнителе (название организации или Ф. И. О. ИП, юридический адрес, ОГРН/ОГРНИП, контактные телефоны);
— данные заказчика (Ф. И. О., если это частное лицо; данные организации, если это юрлицо);
— дату оформления документа и сроки выполнения заказа;
— подробные сведения о ТС (марка, модель, государственный номер, номера основных систем: двигателя, трансмиссии и т. д.);
— перечень и стоимость ремонтных работ, список используемых при ремонте запасных частей и расходных материалов;
— порядок расчетов.

Если автосервис проводит какие-то небольшие технические работы с ТС в присутствии владельца авто (например, подкачку колес, мойку) или делает экспресс-диагностику, заказ-наряд можно не оформлять. В этих случаях документооборот ограничивается выдачей квитанции и чека об оплате.

Подробно о заказ-наряде на ремонт авто читайте в этой статье нашего блога.

Заказ-наряд может содержать также пункт о приеме-передаче, но обычно этот раздел оформляется в виде отдельного документа.

Акт приема-передачи

Как понятно из названия, документ фиксирует факты передачи ТС в автосервис и его возвращение владельцу после произведенного ремонта.

В акт заносятся сведения о комплектации авто и обнаруженных при визуальном осмотре дефектах, например, о царапинах на бампере или сколах на стекле. Это необходимо для исключения претензий со стороны заказчика в том, что повреждения получены в ходе ремонта.

Если автовладелец предоставляет для ремонтных работ собственные расходники (запчасти, материалы), то в приемосдаточном акте они должны быть детально описаны: наименование, функционал, цена.

Кроме этих базовых бумаг опционально могут составляться и другие документы при сдаче автомобиля в ремонт. Расскажем о некоторых из них, отметив, что чаще всего они включаются в состав договора подряда или заказ-наряда в виде приложений. А некоторые являются частью внутренней документации автосервиса.

Акт о выявленных неисправностях

На профессиональном сленге эту бумагу еще часто называют «актом дефектовки». Документ относится к внутреннему документообороту автомастерской и служит базой для составления плана ремонтных работ.

Он не имеет юридической силы для суда, разбирающего инцидент с ДТП, его не примет во внимание ни страховая компания, оценивая страховой случай, ни автодилер, принимая решение о гарантийном обслуживании. Однако для стандартной ситуации с ремонтом авто такой чек-лист незаменим.

Дефектный акт на ремонт автомобиля после качественно проведенной диагностики — это как заключение врача о состоянии здоровья пациента после медицинского осмотра в высококлассной клинике. Акт дефектовки содержит описание всех выявленных технических и визуальных (косметических) неисправностей ТС, а также рекомендации по их устранению.

Стандартов оформления такого диагностического листа нет, поэтому СТО могут вести их в своем формате. Обязательной является информация об автосервисе, сведения о мастере-диагносте и должностных лицах, входящих в экспертную группу, данные о ТС, список выявленных неисправностей.

Документ помогает клиенту понять, какие именно работы необходимо провести, и позволяет оценить адекватность заявленной стоимости ремонта. Кроме того, наличие акта дефектовки способствует повышению прозрачности работы автосервиса и формированию доверия со стороны клиентов.

Акт выполненных работ по ремонту авто

К документам, которые оформляются после ремонта автомобиля, относится акт выполненных работ. Этот документ подтверждает, что все заявленные работы были выполнены в соответствии с заказ-нарядом и актом о выявленных неисправностях. В документе указываются детали проведенных работ, приводится перечень использованных запчастей и их стоимость.

Подписание данного акта клиентом является свидетельством того, что он удовлетворен качеством выполненного ремонта и готов принять автомобиль.

Акт, как и большинство документов на ремонт автомобиля, составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие пункты:

— перечень выполненных работ с указанием их стоимости,
— соблюдение обозначенных в договоре (заказ-наряде) сроков,
— оценка качества ремонта,
— наличие претензий.

Если владелец ТС недоволен результатом, он может отказаться от подписания бумаги, указать на недоработки и определить сроки их устранения. Если за это время недочеты не будут исправлены, заказчик вправе отказаться от исполнения своей части договора.

Акт входит в перечень закрывающей документации и является юридически значимым в случае судебных разбирательств.

Детально об этих первичных документах за ремонт автомобиля, необходимых для бухгалтерского учета, мы писали в специальной статье нашего блога.

Акт списания запчастей

Этот документ оформляется не автосервисом, а его клиентами — юридическими лицами для соблюдения стандартов бухгалтерской отчетности. Акт подтверждает, что при ремонте ТС, стоящего на балансе организации, была осуществлена замена тех или иных деталей или систем.

Процедура ремонта принадлежащего компании авто предусматривает на первом этапе закупку необходимой запчасти у поставщика (автодилера или СТО). Приобретенные материалы автоматически вносятся на баланс предприятия, и после установки на автомобиль их необходимо с баланса списать. Таковы стандарты бухучета и регламенты налогового контроля. Поэтому списание запчастей на ремонт автомобиля требует особого документа.

Для составления и визирования акта собирается специальная комиссия из работников организации, в которую, как правило, обязательно включают лицо, материально ответственное за ремонтируемое транспортное средство. Комиссия должна официально подтвердить факт использования запасных частей для ремонта ТС.

Документ составляется в произвольной форме. Компания может использовать для подготовки акта имеющиеся в свободном доступе шаблоны, а может создать собственный формат и использовать в своем документообороте на постоянной основе. В общем виде документ должен содержать следующую информацию: наименование и реквизиты организации, состав комиссии, основное содержание акта (факт списания).

Блок данных о списываемых запчастях обычно оформляется в виде таблицы, где указываются:

— ТС и его госномер,
— наименование запасных частей и их количество,
— стоимость,
— ссылка на акт о выявленных неисправностях, на основании которого принято решение о замене деталей.

Как могут облегчить документооборот автосервиса системы ЭДО

Современные технологии позволяют автосервисам значительно упростить договорные взаимоотношения с клиентами. Системы электронного документооборота (ЭДО) оцифровывают эти процессы, переводя их на качественно новый уровень.

Благодаря ЭДО можно быстро формировать необходимые акты, отправлять их клиентам на электронную почту и мобильные устройства, централизовать ведение документооборота, организовать безопасное и надежное хранение документов. Это снижает вероятность ошибок, ускоряет процесс оформления и позволяет сосредоточиться на качестве выполняемых работ.

Одним из удобных инструментов для цифровизации документооборота СТО является Безбумажный офис F.Doc. С его помощью в онлайн-формате можно быстро оформить и подписать документы при ремонте автомобиля в автосервисе: заказ-наряд, акт приема-передачи ТС, дистанционно согласовать изменение параметров ремонтных работ.

Подключить F.Doc можно любым удобным для автосервиса способом. Система может быть интегрирована в собственную CRM компании или в используемую промышленную учетную систему. Можно подключить сервис через веб-интерфейс или встроить в мобильное приложение — такой кейс уже реализован с одной из крупнейших в России сетей автосервисов.

Подробнее о возможностях F.Doc для автобизнеса можно прочитать здесь.