Документооборот в автосервисе

Цифровизация охватывает все больше и больше сфер российского бизнеса. В выстраивание бизнес-процессов по-новому и переход на работу с электронным документооборотом вовлечен и автомобильный бизнес. Это обусловлено запросом со стороны автосалонов, владельцев автосервисов, СТО и их клиентов на автоматизацию документооборота. Чтобы взаимодействие двух сторон было эффективным: клиент и заказчик смогли быстро подписать договор купли-продажи, оформить документы на обслуживание авто и подписать единовременно договор на оказание различных автоуслуг с доступом к нему 24/7 – в рабочий процесс интегрируется система ЭДО.

Как изменился автомобильный рынок с 2022 года

Аналитики автомобильной сферы отметили всплеск продаж авто из Китая на российском рынке, начиная с 2022 года. Быстрая динамика покупателей в сочетании с возрастающим притоком китайского автопрома на российский рынок увеличили продажи —  60 % российского рынка заняли китайские бренды. Данная тенденция сохранилась и в 2024 году: уже в феврале в России лидером продаж среди иномарок стал китайский бренд Geely, по данным Автостата.

Новые технологии захватили автомир

Перемены на автомобильном рынке в России проявились не только в приходе новых брендов, но и в самом процессе функционирования автобизнеса, например, во внедрении CRM-систем и ведении электронного документооборота.

Электронный документооборот: CRM для автосервиса

Эффективная CRM-система разработана для регистрации всех входящих звонков и сообщений от клиентов. Благодаря этому минимизируется вероятность потерять необходимую информацию от клиента или забыть о его обращении.

В автосервисах трудности с документооборотом проявляются более остро. Во-первых, при общении с клиентом работник должен знать о наличии нужных запчастей на складе. Если они есть, следует оформить заказ на основании заявки, а если нет – сделать запрос поставщику на недостающие детали.

Во-вторых, после получения наряд-заказа мастер обязан зафиксировать все выданные запчасти и расходные материалы.

В-третьих, если клиент предоставляет свои запчасти, это нужно учитывать отдельно.

В-четвертых, информация о выданных запчастях должна быстро передаваться в отдел продаж, чтобы избежать путаницы, особенно учитывая, что ремонт может занять время, а запчасти – поступать с задержками.

Таким образом, автоматизация документооборота в автосервисах полезна для сокращения временных затрат на ремонт с момента принятия автомобиля до его возврата клиенту.

Помимо этого, CRM-система необходима для:

— обеспечения эффективной работы и правильного учета всех автозапчастей и комплектующих,

— создания различных финансовых и других отчетов для руководства, отражающих деятельность автосервиса,

— расчета заработной платы сотрудников в зависимости от их трудозатрат,

— определения стоимости ремонтных работ.

Электронная подпись для автосервиса

Автоматизация и цифровизация автомобильной сферы продолжилась с появлением электронного документооборота. На примере успешного кейса мы можем увидеть, как одна из крупнейших сетей автосервисов России внедрила его в работу с клиентами-физлицами, что позволило повысить скорость обработки заказов и подписание документов на обслуживание на СТО. 

Данная сеть задействовала в своих рабочих процессах сервис электронного подписания документов F.Doc.

Какие документы можно подписывать в сервисе F.Doc? 

Сервис F.Doc доступен для подписания разных видов документов: заявок на бронирование автомобиля, первичных документов на СТО, заказ-нарядов, актов приема-передачи автомобиля или договоров на тест-драйв.

Как работает F.Doc на авторынке? 

Для оформления большинства документов F.Doc применяет простую электронную подпись (ПЭП), которая является самым доступным вариантом электронной подписи. Верификация пользователя осуществляется посредством ввода СМС-кода, пары логин/пароль или другой информации, известной лишь ему. Данная подпись обладает юридической силой и соответствует нормам федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Клиент получает по ссылке договор, вводит необходимые данные и подписывает документ в электронном виде.