Подписан ли документ ЭЦП или нет: как проверить наличие электронной подписи в документе?

Документ подписан электронной подписью и отправлен вне системы электронного документооборота, например, по электронной почте. В данной ситуации у контрагента могут возникнуть сомнения в легитимности данного документа. Рассмотрим, как проверить электронную подпись.
Ранее в наших материалах мы уже рассказывали, что ЭЦП состоит из ключей и сертификата. Проверить подлинность электронной подписи можно по закрытому и открытому ключу. Если закрытый ключ создает ЭЦП, открытый ключ ее расшифровывает. К электронным подписям с такой структурой относятся подписи УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) и УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись).
Ключевой частью электронной подписи считается сертификат. Номер сертификата содержит уникальный набор данных, который невозможно подделать. Электронная подпись с уникальным номером аналогична рукописной, которой подписывают бумажные документы. Рассказываем о способах, как проверить, есть ли ЭЦП на документе.

Проверка подлинности открепленной, присоединенной, встроенной электронной подписи

Электронные подписи бывают трех видов: открепленная, присоединенная и встроенная.
Открепленный (отсоединенный) тип ЭЦП создается в отдельном файле (контейнере), который используется во время подписания документа. Контейнер с подписью можно копировать, но нельзя переименовывать.
Присоединенный тип ЭЦП формируется путем создания нового файла, в который помещается подписываемый документ и подпись к нему. Этот файл можно копировать и пересылать по почте.
Встроенный тип ЭЦП можно создать только в криптографических приложениях для работы с документами, например, КриптоПро, КриптоПро Office Signature для Microsoft Word и Excel или КриптоПро PDF для Adobe Acrobat Reader. В этом случае подпись генерируется как зашифрованные данные, и только по желанию владельца можно создать на документе поле с подписью. Подлинность встроенного типа ЭЦП проверяется в программе, в которой она была создана.
Для каждого из типов ЭЦП действует свой алгоритм проверки.
Для проверки работоспособности отсоединенного типа усиленной неквалифицированной электронной подписи перейдите на портал сервиса федерального органа в сфере использования электронной подписи (УФО). На портале необходимо загрузить файл отсоединенной ЭЦП и документ, который был ею подписан. Для проверки усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) перейдите на портал Госуслуги и загрузите подписанный документ и файл с подписью. Когда файл подписали УКЭП, создается отдельный файл с ЭЦП. У него такое же название, но другое расширение — sig, sgn или p7s. По результатам проверки придет отчет о подлинности ЭЦП, также в документе укажут срок действия электронной подписи и данные владельца.
Для проверки наличия электронной подписи на документе рассмотрим тип присоединенной ЭЦП. Если необходимо проверить работу усиленной неквалифицированной электронной подписи, проверка осуществляется сервисом, который предусматривает подписание документов УНЭП. Это может быть нормативный акт или соглашение между участниками электронного взаимодействия.
Если подпись прикрепленная, тогда для проверки документа, подписанного УКЭП, нужно перейти на сервис федерального органа в сфере использования электронной подписи (УФО) и загрузить в форму на портале подписанный документ и файл с сертификатом подписи с расширением — «Файл.docx.sig». То есть ЭП находится внутри исходного документа.
Если используется встроенный тип электронной подписи, то срок действия ЭЦП и действительность сертификата можно проверить в специальной криптографической программе КриптоПро по ссылке. Открыв программу, необходимо перенести сертификат или подпись, установленный на компьютере. Отчет покажет данные владельца сертификата и срок действия ЭЦП. Если срок действия сертификата истек, тогда подпись будет недействительна.
К плюсам работы в данной программе можно отнести не только возможность проверки действительности ЭЦП, но также удобный интерфейс и совместимость с любыми форматами файлов (Word, Excel и PDF).

Работает ли ЭЦП с помощью плагинов для Word, Excel и PDF

Для проверки подписи в документе Word или Excel, нажмите на иконку ЭЦП в документе, далее, нажав на правую кнопку мышки, выберите «Состав подписи», который содержит данные о владельце подписи и работает ли ЭЦП.
Проблему, где проверить действительность ЭЦП для продуктов Adobe, помогает решить специальный сервис КриптоПро PDF. Потребуется плагин и программа КриптоПро CSP. Чтобы проверить, подписан ли документ в PDF, необходимо перейти в файл, для которого была создана подпись. Нажать иконку Signatures (Подписи) в панели слева, далее выбрать ЭЦП, которую проверяете, и щелкнуть правой кнопкой мышки. В открывшемся контекстном меню выбрать пункт Validate Signature (Проверить подпись). Программа создаст отчет с результатами проверки.

Иногда бывают ошибки!

В результате проверки ЭЦП могут возникнуть ошибки, и в отчете будет подтверждена недействительность электронной подписи.
Причины возникновения ошибок бывают следующими:
— Внесение изменений в документ после подписания ЭЦП, и как следствие недействительность ЭЦП.
— Системные ошибки по время установки сертификата. В этом случае необходимо переустановить ЭЦП.
— Срок действия сертификата закончился. В этом случае обратитесь в УЦ для повторного выпуска ЭЦП.
Узнать больше про F.Doc
Оставьте ваш номер телефона, и мы перезвоним вам в ближайшее время
Спасибо за заявку!
Мы свяжемся с вами и подробнее расскажем о нашем сервисе
Михаил
Обложка вебинара

Как вести бизнес посуточной аренды и не прогореть?

  • Недвижимость
Посмотреть запись
Обложка вебинара

Как сдавать квартиру в посуточную аренду по договору?

  • Недвижимость
Посмотреть запись
Обложка вебинара

F.Doc назван лучшим инновационным сервисом в сфере экотуризма

  • F.Doc
Посмотреть запись