Как хранить электронные документы

Для организации хранения электронных документов необходимо соблюдение организационных и технических требований. Предприятие, использующее ЭДО, должно обеспечить их подлинность, неизменность, доступность и конфиденциальность на протяжении всего установленного срока хранения.

Чтобы решить эту задачу, понадобится:

• утвердить внутренние нормативные акты;
• внедрить защищенную систему электронного архива;
• использовать электронную подпись для юридически значимых документов;
• разграничить права доступа сотрудников.

В этой статье мы разберем, как происходит учет и хранение электронных документов, на какие нормативные правовые акты следует опираться и как организовать электронный архив в компании.

Законодательство о хранении электронных документов

Есть ряд нормативных актов, регулирующих вопрос хранения документов в электронной форме.

Один из часто возникающих у компаний вопросов в связи с переходом на электронный документооборот (ЭДО) звучит так: обязательно ли дублировать электронные документы на бумаге?

Ответ на него определяется Статьей 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если документ изначально создан в электронной форме и подписан электронной подписью (КЭП), он имеет полную юридическую силу без бумажного дубликата.

Впрочем, здесь не обошлось без исключений. Вот как они выглядят:

Как понять, когда электронного формата достаточно, а в каких ситуациях работают особые требования? Принцип достаточно прост: бумажный оригинал нужен, если закон прямо требует «письменной формы», или сделка должна быть зарегистрирована в реестре (например, операции с недвижимостью или нотариальные действия). В остальных случаях электронный документ с ЭП является полноценной заменой бумажного.

Вот как выглядят отдельные ситуации, в которых вступают в силу особые требования:

Какие документы бизнес хранит в электронном виде

Хранению подлежат все документы, которые имеют юридическую, управленческую или финансовую ценность. Их помещают в электронный архив, где они содержатся упорядоченно, с гарантированной сохранностью информации.

Выделяют 4 основные группы документов в составе электронного архива.

1. Организационно-правовая документация

Речь идет о документах, которые должны храниться постоянно. К ним относятся:

• Учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельство ИНН/ОГРН, решения о создании.
• Внутренние регламенты: Положения об органах управления и филиалах, Коллективный договор, Правила трудового распорядка.
• Протоколы: Общих собраний учредителей, Совета директоров (акционерных обществ), заседаний ревизионной комиссии.

2. Кадровая документация

Эта группа документов считается наиболее ценной, она имеет наибольший срок хранения (до 50 и до 75 лет). В абсолютном большинстве случаев кадровая документация связана с управлением персоналом. Это:

• Распорядительные документы: приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников. Учетные формы: личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые договоры.
• Личные дела: автобиографии, характеристики, копии документов об образовании.
• Документы по охране труда: журналы инструктажа, акты о несчастных случаях. Оба типа документов хранятся по 45 лет.

3. Бухгалтерская и налоговая документация

• Первичка: счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные (особенно полученные от контрагентов в рамках ЭДО). Срок хранения — 5 лет.
• Регистры учета: журналы-ордера, ведомости начисления зарплаты.
• Отчетность: бухгалтерские балансы, декларации (налоговая и бухгалтерская), а также аудиторские заключения.

4. Коммерческие и договорные документы

• Договоры: контракты с клиентами и поставщиками, дополнения к ним.
• Корреспонденция: письма (входящие и исходящие), коммерческие предложения, заявки.

Даже внутри одной группы сроки хранения электронных документов могут различаться, причем радикально. Остановимся на этом вопросе подробнее.

Сроки хранения электронных документов

Период, в течение которого документ должен сохраняться, зависит не от формата носителя. Срок хранения определяется видом документа, его юридической значимостью и содержанием, а не тем, что он бумажный или электронный. Хранить оба формата в течение одинакового срока обязывает Закон № 125-ФЗ («Об архивном деле»).

Главным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, является Приказ Росархива № 236. Если объединить всю документацию по группам, то срок и порядок хранения электронных документов будет выглядеть так:

Особенности организации медицинского архива и хранения документов в нем

Мы уже подробно освещали эту тему в одной из наших статей. Здесь обозначим ключевые моменты и нововведения.

Организация медицинского архива начинается с приказа руководителя организации. В этом локальном акте прописывается:

• Перечень документов, ведущихся в электронном виде.
• Используемые медицинские информационные системы (МИС).
• Порядок доступа сотрудников и подписания документов.

Вся медицинская документация (включая операционные журналы, рентгеновские снимки, протоколы) учитывается в номенклатуре дел и подлежит экспертизе ценности (ЭПК) перед уничтожением. Контролирует процесс Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), назначаемая руководителем.

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Приказ Минздрава № 209н, который устанавливает единый порядок обращения с электронными медицинскими документами.

1. Документы (электронные истории болезни, амбулаторные карты) подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) медицинского работника и имеют равную юридическую силу с бумажным оригиналом.
2. Организация сама решает, переходить на цифровой документооборот полностью или частично. Однако, если пациент письменно не попросил вести его карту на бумаге, медучреждение вправе вести ее только в электронном виде, без бумажного дубликата.
3. Система должна обеспечивать неизменность записи, ее достоверность и разграничение прав доступа (врач, медсестра, администратор). Все действия с записью логируются, что отвечает требованиям ГОСТ Р 52636-2006 «Электронная история болезни».
4. Хотя допускается изменение внешнего вида полей по сравнению с бумажными формами, содержание и набор реквизитов электронного документа строго соответствуют унифицированным формам, утвержденным Минздравом.

Сроки хранения медицинских документов

Сроки хранения различаются в зависимости от типа документа. Согласно Приказу Минздрава № 408 (с изменениями 2023 г.) и документам ФМБА, правила следующие:

• Амбулаторная карта хранится в медицинской организации 5 лет с момента последнего посещения пациента. Затем передается в архив, и срок хранения отсчитывается заново.
• Стационарная карта (история болезни) хранится в архиве 25 лет (на бумаге) или 50 лет (если велась в электронной системе). Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом выписки.
• Карта донора ведется и хранится аналогично амбулаторной карте — до передачи в архив 5 лет после последней донации.
• Карта ребенка в доме ребенка хранится с даты выбытия ребенка.

Сроки хранения не зависят от носителя. Однако для бумажных карт стационара срок — 25 лет, а для электронных карт — 50 лет.

Где хранить электронные документы

Хранение документов ЭДО предполагает создание электронного архива. Однако само это понятие часто вызывает недопонимание у владельцев бизнеса и сотрудников предприятия. Электронным архивом могут называть и папки на компьютерах, и общую сетевую директорию, и сканы документов, и т. д. Но все это не имеет отношения к правильному архивному хранению электронных документов.

Главное требование к архивации ЭДО заключается в обеспечении юридической силы и безопасности документов на протяжении всего срока хранения. А для этого необходима специально организованная система. В свою очередь она делится на оперативное и архивное хранение.

• На оперативном хранении находятся документы, с которыми компания работает ежедневно. Это могут быть входящие письма, договоры, находящиеся непосредственно в работе, и т. д. Поскольку здесь важнее скорость доступа и обеспечение совместной работы сотрудников, документы хранятся в системах электронного документооборота (СЭД).
• Архивному хранению подлежат документы с истекшим сроком оперативного хранения (обычно старше 1–3 лет), а также документы длительных сроков хранения (от 10 лет и выше). Такая документация передаются в систему хранения электронных документов (СХЭД). Главная цель такого архива — гарантировать неизменность, подлинность и юридическую значимость документов на десятилетия.

С точки зрения защищенности и надежности способы хранения выстраиваются в такую иерархию:

Как хранить электронные документы с точки зрения развертывания системы? Это можно организовать на собственных серверах (оn-premise) или в облачном ПО (SaaS).

On-premise считается наиболее безопасным вариантом, потому что все данные хранятся внутри компании. Очевидный минус носит экономический характер: предприятию понадобится специальное помещение, оборудование и штат ИТ-специалистов. Но если у организации повышенные требования к безопасности, это лучшее (а порой и единственно возможное) решение.

SaaS работает на серверах вендора ЭДО. Например, когда предприятие оплачивает тариф F.Doc, оно получает доступ к архивированию на серверах сервиса, что избавляет от расходов на инфраструктуру.

Обычно облачные решения более доступны, но менее гибки в настройке.

Чаще всего компании выбирают комбинированные решения для хранения электронных документов. Для оперативных задач лучше подходит SaaS, а для архивации более надежным будет оn-premise. Но следует помнить, что облачное ПО предполагает стабильный доступ в интернет. Если обеспечить его не представляется возможным, целесообразнее полностью перейти на хранение электронных документов в архиве на собственных серверах.

Как организовать хранение электронных документов в компании

Процесс происходит в 4 этапа:

• утверждение нормативных актов;
• создание СХЭД;
• использование КЭП;
• разграничение прав доступа.

Организацию электронного архива начинают с утверждения нормативных актов. Это позволяет обеспечить мероприятию юридическую силу.

В первую очередь нужно разработать и утвердить приказом руководителя «Положение об архиве» организации. Этот документ устанавливает порядок всего жизненного цикла документа: от его создания или получения до передачи на хранение и последующего уничтожения.

Также важно вести «Номенклатуру дел» — реестр, в котором закреплено, какие документы и сколько лет должны храниться. Это позволяет на этапе создания документа сразу определить его судьбу.

Следующий шаг — создание защищенной системы (СХЭД). Системы хранения электронных документов отличаются от обычных систем документооборота (СЭД) тем, что нацелены на долговременную сохранность, а не на оперативное редактирование.

Ключевые требования к инфраструктуре хранения:

• Размещение. Электронные документы должны храниться только на защищенных серверах компании или в аккредитованных государственных информационных системах. Хранение на рабочих компьютерах сотрудников не допускается.
• Безопасность. С 1 марта 2026 года действуют обновленные Требования ФСТЭК России № 117, которые ужесточают правила защиты информации от несанкционированного доступа и специальных воздействий.
• Микроклимат. Речь идет о выборе помещения и организации архивного пространства в нем. Серверная должна быть изолирована, оборудована кондиционерами, в помещении установлен и соблюдается строгий температурный режим, работает система пылеудаления.

Для того чтобы электронный документ имел юридическую силу, его необходимо подписать электронной подписью. Без подписи документ является черновиком и не может быть принят в архив.

О том, как подписывать документы с помощью цифровой подписи, мы рассказывали ранее.

Архив не относится к общедоступным местам. Система хранения должна обеспечивать четкое разграничение прав:

• Архивариус — имеет полный доступ.
• Руководители отделов — доступ к документам своих сотрудников.
• Сотрудники других подразделений — доступ только по письменному запросу.

Также СХЭД должна защищать персональные данные и информацию ограниченного доступа.

Технические требования: формат и метаданные

Еще один аспект организации хранения — это соблюдение технических стандартов.

Электронные документы должны храниться в формате PDF/A. Это международный стандарт (ISO), созданный специально для долгосрочного хранения. В России этот формат определен Приказом Росархива от 31.07.2023 года № 77 (пункт 160 а, ст. XI).

Обычный PDF-файл может ссылаться на шрифты из интернета или содержать скрипты. Со временем шрифт может исчезнуть и документ будет невозможно прочитать. PDF/A запрещает функции, опасные для будущего документа.

• Все шрифты должны быть встроены внутрь файла (не ссылаться на внешние источники).
• Запрещены JavaScript, аудио и видео.
• Запрещено шифрование.
• Обязательны метаданные.

Перевод именно в этот формат хранения электронных документов гарантирует, что через 10, 20 и более лет текст и внешний вид файла останутся такими же, как в момент его создания.

В электронном архиве недостаточно просто назвать файл «Приказ_об_увольнении» — информация о файле должна храниться структурированно. Это называется метаданными.

Согласно ГОСТ Р 7.0.109-2024, который действует с 1 мая 2024 года, система должна фиксировать следующую информацию:

• Контекст: кто автор, когда создан, к какой категории дел относится.
• Содержание: уникальный идентификатор документа, архивный шифр дела.
• Управление: кем подписан (хеш ЭП), когда поступил в архив, когда уничтожен.

Правильная организация хранения выглядит сложной и надуманной, но за каждым пунктом стоит юридическая защита бизнеса. Если в компании нет «Положения об архиве», если система не разграничивает права доступа и хранит файлы в формате .doc или простом PDF, при серьезной проверке или судебном споре такие документы не смогут быть признаны доказательствами.

Подведем итог

Организация хранения электронных документов в компании — это не просто техническая задача, а юридически значимый процесс. Предприятие обязано обеспечить подлинность, неизменность, доступность и конфиденциальность документов на протяжении всего срока хранения.

Архив нельзя просто создать: есть этапы, которые необходимо последовательно пройти:

Следует помнить, что сроки хранения зависят от вида документа, а не от формата: годовая отчетность хранится вечно, кадровые приказы — 50–75 лет, первичные бухгалтерские документы — 5 лет. Без соблюдения этих правил электронные документы рискуют быть признанными недопустимыми доказательствами в суде.