Как прописать использование ЭДО в договоре

28.05.2026

Хотя по закону уточнять в официальных бумагах применение электронного документооборота не обязательно, упоминание может быть полезно, чтобы избежать спорных моментов: срыва сроков или отказа от подписания, передачи файлов в неверном формате и т. д.

В случаях, когда стороны используют неквалифицированные виды цифровых подписей или обмениваются документами вне оператора ЭДО, без соответствующего соглашения не обойтись — иначе ЭП не будут считаться юридически значимыми.

Зачем фиксировать использование ЭДО в договоре

Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», оформлять соглашение об использовании ЭДО не обязательно (если используется квалифицированная цифровая подпись). Фиксация факта применения технологии пригодится, чтобы избежать разночтений и разногласий в том, какой документ считается подписанным, а также легально работать с физическими лицами.

Выделим основные причины, по которым имеет смысл включить соглашение об использовании ЭДО в договор:

сокращение рисков, что любая из сторон откажется от подписи;
четкое обозначение процесса подписания документов — все участники будут знать, что делать и откуда ждать получение документов;
в случае обращения в суд договор будет признан относимым и допустимым доказательством;
появляется возможность утвердить точные сроки, в течение которых документ должен быть подписан, например, три дня или неделя;
до сведения контрагентов доносится, что соблюдение обоюдной ответственности (например, оплата счетов) более не зависит от момента поступления бумажного экземпляра документа.

Обязательно подписывать соглашение, если участники применяют простую или неквалифицированную электронную подпись.

Если контрагент — физическое лицо, пункт об использовании электронного документооборота становится строго обязательным. Важно четко прописать согласие сторон на применение ЭДО, вид подписи и канал обмена электронными документами.

Такой пункт необходим, если участники планируют обмениваться документами, имеющими юридическую силу без участия информационной системы аккредитованного оператора электронного документооборота, например, по электронной почте. Впрочем, так поступать не рекомендуется: высоки риски, связанные с конфиденциальностью и информационной безопасностью.

Какие условия об использовании ЭДО обязательно включить в договор

Ключевые пункты: указание на факт и согласие с применением технологии, систему или сервис, где будет проходить обмен электронными документами, вид применяемой при подписании электронной подписи, допустимый участниками формат электронных документов, срок подписания (вступления в силу) документов.

Согласие на использование электронного документооборота
Стороны соглашаются на обмен и подписание договора с применением ЭДО. Особенно важен этот пункт при работе с физическими лицами. Формулировка в договоре об использовании ЭДО должна фиксировать четкое согласие участников на электронный обмен документами и подписание документов электронной подписью.
Также следует в таком согласии прописать условия признания сторонами таких документов юридически значимыми.
Вид электронной подписи
Электронные подписи бывают нескольких видов: (усиленная) квалифицированная (УКЭП), неквалифицированная (УНЭП) и простая (ПЭП). При использовании УНЭП и ПЭП для обретения указанными подписями юридической значимости сторонам нужно договариваться об условиях и порядке их использования.
О том, какие бывают электронные подписи, подробно рассказывали в другой статье.
В договоре следует прописать, какой именно электронной подписью собираются пользоваться стороны. Без отдельного пункта о признании УНЭП или ПЭП документооборот не может считаться юридически значимым.
Если при электронном документообороте применяются УНЭП и/или ПЭП, следует обязательно прописать:
- условия, по которым участника определяют по его электронной подписи;
- случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, юридически значимыми;
- порядок проверки электронной подписи.
Каналы обмена документами
Для обеспечения прозрачности процесса ЭДО участники электронного взаимодействия должны указать в договоре (соглашении), каким образом будет осуществляться прием-передача электронных документов. Чтобы процесс стал юридически значимым, в соглашении фиксируется использование соответствующих операторов электронного документооборота, информационных систем или сервисов, email, мессенджеров.
Стороны могут обмениваться электронными документами через электронную почту, но у email есть риски потери конфиденциальности, утечек, взломов. Информация по почте никак не шифруется и не защищена. Еще один из рисков — это нарушение 152-ФЗ «О персональных данных». Если письмо из организации отправляется на электронную почту, чьи сервера располагаются за рубежом, то это означает, что хранение и обработка персональных данных пациента осуществляются вне территории Российской Федерации, что является прямым нарушением закона.
Для уверенности в сохранности данных и юридической значимости следует обратиться к операторам или сервисам электронного документооборота. Поставщики таких услуг могут обеспечить защищенный обмен юридически значимыми документами и необходимую техническую поддержку.
Какова функция этих каналов обмена?
- Прием, передача, доставка файлов (документов) между/всем участникам.
- Обеспечение юридической значимости, фиксация даты/времени отправки/получения файлов на подпись.
- Шифрование документов для цифровой безопасности в процессе «транспортировки».
- Хранение в архиве (включая защищенное облако).
- Техническая поддержка.
Операторы также отправляют данные в государственные структуры (налоговая, суд). Сервисы не могут этого делать (чтобы получить такое право, требуется аккредитация ФНС).
Таким образом, отдельный пункт в договоре об использовании ЭДО необходимо посвятить упоминанию выбранного участниками оператора электронного документооборота или конкретного сервиса. Так можно избежать претензий от одного из участников, через какую площадку (канал) следует отправлять и подписывать документы.
Обычно не является юридически значимым и не признается электронным документооборотом отправка фотографий или сканов, подписанных стилусом. Не говоря уже о том, что использование такого канала связи крайне небезопасно.
Момент подписания и получения
Уточнить в договоре важно и сроки: когда должен быть сформирован и отправлен документ, сколько есть времени у каждой из сторон ознакомиться и подписать документы. Фиксация дат важна для сохранения юридической значимости документов. Файлы, направленные и подписанные без соблюдения временных ограничений, могут быть признаны недействительными, а обязательства, описанные в них, могут быть обжалованы в суде.

Другие пункты в договоре про электронный документооборот

Помимо уже упомянутых выше условий: согласие, использование определенных видов электронных подписей, канал обмена и срок отправки и подписания, есть и другие пункты, которые можно уточнить в соглашении в части применения ЭДО. Включение таких разделов, как правовые основания, используемые форматы электронных документов, срок хранения, сделают договор понятным и прозрачным.

Какие пункты можно также внести в договор?

Раздел	Что включить
Термины и определения	Разъяснения, связанные с технологией: ЭП, удостоверяющий центр, подписант, оператор ЭДО и т. д.
Факт использования	Согласие применять ЭП и ЭДО для обмена юридически значимыми документами
Виды и форматы документов, которые допустимо заверять в цифровом виде	Конкретный документ или их группа, в каком формате могут поступать документы (PDF, DOC, DOCX) и аналогичные
Порядок обмена	Через сервис/электронную почту/мессенджеры
Порядок и срок хранения документов	Где и как долго участники обязуются содержать файлы в безопасности
Сочетание с бумажным документооборотом	При каких условиях файлы, которые обычно заверяют в цифровом виде, могут быть представлены на бумаге
Конфиденциальность	Описание мер, которые помогут избежать потерю документа или утечки секретной информации
Порядок разрешения споров	Как стороны обязаны взаимодействовать в случае возникновения разногласий
Нормативно-правовая база, обеспечивающая ЭДО	Ссылки на законы и акты, регламентирующие работу
Идентификация сторон	При работе с физическими лицами: привязка ЭП к данным физлица (ФИО, номер телефона, email)

Важно помнить, что в настоящее время отсутствуют конкретные требования к форме и содержанию соглашений об ЭДО. Такое соглашение можно составить в виде как отдельного документа, так и включить в текст основного документа (договора). Главное — достичь консенсуса в вопросе: условия и порядок применения участниками электронного документооборота.

Электронный документооборот: как прописать в договоре

Ниже представлен пример, на который можно опираться. Несмотря на то что законом не установлена единая форма соглашения, при составлении официальных документов рекомендуется проконсультироваться с юристом.

1. Договоренность о применении ЭДО

«Стороны выражают согласие на использование электронного документооборота для обмена перечнем документов и признают юридическую силу избранного типа электронной подписи».

2. Правовая база

«Электронный документооборот производится в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ „Об электронной подписи“».

3. Оператор или сервис ЭДО

«Электронный обмен документами будет осуществляться через (название)».

4. Соглашение о признании электронной подписи

«Стороны согласны, что документы, полученные Сторонами друг другом через систему электронного документооборота с использованием избранного вида электронной подписи, приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью соответствующей Стороны, и обладают полной юридической силой».

5. Порядок и период хранения

«Стороны берут на себя обязательство сохранять полученные в рамках исполнения настоящего Договора электронные документы (где) в течение (сколько) лет после окончания срока действия Договора».

6. Порядок подписания и передачи

«Участники подписывают и передают документы путем направления через избранную систему электронного документооборота. В обмене участвует один экземпляр документа, заверенный избранным типом электронной подписи уполномоченных лиц одной из Сторон. С момента появления документа в личном кабинете избранной системы ЭДО у другой Стороны он считается полученным. Подписать полученный документ электронной подписью другая Сторона обязуется в течение _ рабочих дней».

В целом, этого достаточно, чтобы зафиксировать использование технологии электронного обмена документами с использованием электронной подписи (УНЭП и/или ПЭП). Стороны вольны решать, как прописать в договоре использование ЭДО. Нужно лишь достичь согласия в формулировках.

Когда можно не прописывать ЭДО

Мы уже говорили, что по законам Российской Федерации отдельно прописывать факт перехода на ЭДО не обязательно. Исключение: если в процессе обмена документами применяется простая или неквалифицированная электронная подпись.

Если стороны планируют использовать только УКЭП, составлять отдельный договор на применимость такого вида подписи не нужно. Если планируется применение УНЭП и ПЭП, то соглашение обязательно.

Резюме

Подытожим, когда нужно подписывать соглашение о применении электронного документооборота.

Когда участники пользуются УНЭП и ПЭП.

Унифицированной формы соглашения об использовании технологии законом пока не установлено, поэтому стороны могут выразить свою волю в свободной форме. Однако рекомендуем проконсультироваться со специалистом, чтобы документ был юридически значимым