Система ЭДО: что это и как работает

В настоящий момент в России используются два типа документооборота. Традиционное делопроизводство предполагает использование бумажных носителей. А ЭДО — это система обмена документами в электронном виде, без копирования их на бумаге.

Что такое ЭДО

Аббревиатура расшифровывается как «электронный документооборот». Речь идет о системе обмена документами, которая не требует распечатывать их на бумаге и подписывать от руки. При этом электронная документация обладает той же юридической силой, что и привычная бумажная с печатями и подписями ручкой на листе.

Переход на ЭДО считается добровольным мероприятием, однако в некоторых случаях компании неминуемо придется внедрить его. Если организация является бюджетной, участвует в торгах или использует маркированные и прослеживаемые товары, использование ЭДО для нее обязательно — это определяется действующим законодательством и утвержденной формой отчетности.

Виды электронного документооборота

Выделяют три направления, в которых используется ЭДО:

• внутренний;
• внешний ЭДО;
• документооборот с государственными органами.

Рассмотрим последовательно виды ЭДО, определим, в чем заключаются их особенности.

Внутренний электронный документооборот

Пожалуй, наиболее демократичный и наименее зарегулированный вид. Это объясняется тем, что, внедряя ЭДО в свою структуру, компания может сама устанавливать правила его использования. Например, руководство может принять решение о полном или частичном переходе, о типах документов, которые будут подписываться ЭП и т. д.

Как правило, электронный документооборот в организации направлен на ускорение внутренних процессов: например, согласований, обращений, внутренних распоряжений, приказов и их подписания и т. д. Внутренний ЭДО помогает руководству и ключевым сотрудникам оценить и оптимизировать временные затраты на создание документа, прохождение всех этапов его согласования и реализации написанного в нем.

Внешний электронный документооборот

В этом случае речь идет о взаимодействии организации и ее контрагентов. Идеально, если у всех сторон один и тот же оператор ЭДО. Но на практике так бывает редко, и тогда между операторами подключается роуминг — его принцип действия очень похож на тот, что используют операторы сотовой связи. Для пользователя этот процесс выглядит бесшовным и проблем в работе с ЭДО не вызывает.

Во внешнем электронном документообороте в подавляющем большинстве случаев используются типовые документы с заданными маршрутами передвижения по этапам создания, подписания, отправки, приемки и т. д. Внешнее ЭДО — это счета-фактуры, договоры поставки и многое другое, что приходится подписывать любой организации при работе с исполнителями или с заказчиками вне структуры.

Впрочем, возможности ЭДО позволяют дополнять стандартные решения специальными (как правило, этого требует род деятельности организации). Например, для предприятий медицинской сферы это может быть информированное добровольное согласие пациента, в услугах автосервиса акт приема-передачи и т. д.

Документооборот с госорганами

Речь идет об обмене документами с такими структурами, как Федеральная налоговая служба, Фонд социального страхования и прочее. Порядок ЭДО здесь регламентирован предельно четко. Более того, для ведения документооборота в электронном формате используются специальные сервисы: они исключают произвольную форму документации, предлагают готовые шаблоны к использованию. Это, безусловно, упрощает обмен данными, их систематизацию и хранение.

Юридическая основа электронных документов

Работу ЭДО в России определяют:

Ключевое юридическое требование к электронным документам — это то, что они должны быть заверены электронной подписью, оформленной в аккредитованном удостоверяющем сервисе.

ЭДО на практике

Система ЭДО работает так:

Обе стороны хранят его в электронных архивах в течение установленного срока. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих рассмотрения дела в суде, электронный документ используется так же, как если бы он был составлен и подписан на бумаге в соответствии с требованиями делопроизводства.

Понятно, что ЭДО в бухгалтерии — это одно, а в административном делопроизводстве — совсем другое с точки зрения назначения документов, их оформления и подписания. Но общий принцип работы электронного документооборота в любом подразделении организации будет состоять из 5 базовых шагов:

1. Создание.
2. Электронная подпись первой стороны.
3. Отправка.
4. Электронная подпись второй стороны.
5. Хранение.

Преимущества и проблемы

Переход на электронный документооборот в разных организациях происходит с различной скоростью и в разном объеме. Причина в том, что многое зависит от специфики деятельности, требования законодательства, готовности штата к обучению и переходу на новый тип работы.

Если обобщить, то плюсы и минусы внедрения электронного документооборота выглядят так:
 

Внедрение ЭДО: с чего начать

Мы уже рассказывали о том, как перейти на ЭДО. Здесь мы повторим самые важные этапы.

Шаг 1. Определите, нужен ли вам ЭДО

Возможно, этот пункт звучит парадоксально, ведь мы так красноречиво описали все преимущества электронного документооборота. Мы не предлагаем отказаться от него, а рекомендуем выбрать оптимальное время для его внедрения.

Вполне вероятно, что момент перехода на ЭДО сформировался, но готов ли к этому штат? Является ли эта задача приоритетной или есть другие более важные вопросы, требующие ресурсов? Оцените ситуацию в компании, посоветуйтесь с руководителями среднего звена.

Если ваша организация работает по общей системе налогообложения (ОСНО), переход на ЭДО для вас обязателен. Но если ни один контрагент не использует электронный документооборот, а команда не готова осваивать его, стоит провести подготовительные мероприятия и лишь затем переходить.

Шаг 2. Получите электронную подпись

Как правило, требуется усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП). Заказать ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

Для оформления необходимы паспорт, СНИЛС, ИНН руководителя организации или ИП. Юридическим лицам нужно предъявить уставные документы.

Шаг 3. Выберите оператора ЭДО

Это посредник, через которого будет проходить обмен документами.

Выбирайте, руководствуясь следующими критериями:

• С какими системами интегрируется (1С, МойСклад и т. д.).
• Используют ли его ваши контрагенты.
• Насколько просто будет организовать роуминг.
• Какие условия и тарифы предлагает оператор.

Шаг 4. Настройте программное обеспечение

Удобно, если оператор берет на себя процедуру подключения, готов провести обучение персонала, обеспечивает бесплатную техподдержку круглосуточно.

Самостоятельно настроить процессы тоже можно, хотя это дольше и сложнее.

Шаг 5. Обучите сотрудников

• Назначьте ответственного за ЭДО.
• Объясните, как создавать, подписывать и отправлять документы.
• Проведите небольшое обучение по основам электронного документооборота и работе в системе.

Шаг 6. Уведомьте контрагентов

• Разошлите письма с уведомлением о переходе на программу ЭДО.
• Предложите заключить соглашение об обмене электронными документами.
• Проверьте, кто из партнеров уже подключен к вашему оператору.

Шаг 7. Начните использовать ЭДО

• Создавайте документы (счета, акты, накладные).
• Подписывайте их ЭП.
• Отправляйте через оператора.
• Получайте и подписывайте входящие документы.

Шаг 8. Храните документы правильно

Практически все операторы предоставляют услугу архива. Напоминаем, что вы обязаны хранить электронные документы от 4 до 6 лет (в зависимости от типа).

Электронное подписание

Предположим, что ваша компания решила перейти на ЭДО, при этом вам часто приходится подписывать договоры или другие документы с физическими лицами. Хороший выбор для таких задач — Безбумажный офис F.Doc.

Вот как в нем реализуется алгоритм подписания документов:

Предположим, что в документе есть недочеты — например, паспортные данные указаны неверно или фамилия написана с ошибкой. Клиент уведомит вас об этом, вы внесете исправления и отправите СМС со ссылкой на обновленное соглашение, в котором больше нет изъянов.

Просто оцените, сколько времени, бумаги, чернил вы сэкономите, если будете производить все эти манипуляции в электронном виде. Вот и ответ на вопрос, для чего нужен ЭДО для ИП и других юридических лиц.