Как подписать файл в форматах PDF или Word электронной подписью?

ЭДО

18.12.2023

Какие требования существуют к электронной подписи? Как подписать файл в форматах PDF, Word и SIG электронной подписью? А если у вас не один документ, а целая папка с бумагами? Можно ли их подписать одномоментно онлайн?

В нашем материале мы подготовили ответы на актуальные вопросы среди наших читателей в рамках задачи поставить ЭЦП на документах в PDF, Word и SIG.

Можно ли дистанционно выпустить электронную подпись?

Для подписания документа в дистанционном формате необходимо выпустить электронную цифровую подпись. Если речь идет о документе для внутреннего ЭДО, достаточно выпустить простую электронную подпись. Ей обычно подписывают документацию внутри компании.

Выпустить ЭЦП можно самостоятельно, не покидая рабочего места. Для этого необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН) в разделе «Профиль». Сертификат оформляется с ключом проверки электронной подписи и действует в течение одного года. Процедура оформления подписи бесплатная.

Для придания юридической значимости договору потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, КЭП) или неквалифицированная электронная подпись (УНЭП, НЭП). Сделать КЭП и НЭП самостоятельно нельзя. Выпускаются данные виды подписи в удостоверяющем центре (УЦ). Перечень удостоверяющих центров размещен на сайте Минцифры.

Что потребуется для подписания электронного документа?

Для подписания электронных документов необходимо выпустить сертификат с квалифицированной электронной подписью.

Установить на рабочем столе компьютера следующие программы: КриптоАРМ, КриптоПро CSP, КриптоПро PDF, Adobe Acrobat Pro, КриптоПро Office Signature.

КриптоПро АРМ – программа, предназначенная для шифрования и расшифрования данных, для создания и проверки ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей.

КриптоПро Office Signature – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из пакета Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 2016 (для 2016 необходима версия плагина 2.0).

КриптоПро PDF – программа для создания и проверки электронной цифровой подписи в программах Adobe Reader, Adobe Acrobat.

КриптоПро CSP – лицензия, позволяющая хранить сертификаты, и необходима для работы с КриптоПро PDF. Данный софт защитит персональные данные владельца подписи от изменений третьими лицами и зашифрует её в уникальный код.

У всех перечисленных программ есть демоверсии, и от 7 до 14 дней можно использовать ПО бесплатно. Для последующей работы рекомендуем запросить у поставщика актуальный прайс, если планируете продлить лицензию на год и более.

На рынке существуют аналоги КриптоПро: OpenSSL, GnuPG, Bouncy Castle, Libgcrypt, которые обеспечивают надежную защиту данных и легко интегрируются в различные системы и приложения.

Какие документы можно подписывать ЭЦП?

Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» квалифицированной цифровой подписью можно подписывать все электронные документы, которые требуются подтверждения законности прав.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel?

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо добавить на рабочий стол программу КриптоПро Office Signature.

Пользователь заходит в Outlook. Переходит в Настройки> открывает Файл> Сведения, нажимает кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро).

Почему именно КриптоПро Office Signature?

Microsoft Office Starter и Microsoft Office 365 не поддерживают функционал электронной подписи. Программа КриптоПро Office Signature разработана для подписания ЭЦП в файлах в Word и Excel из пакета MO 2007-2016 г выпуска.

Как подписать документ с помощью ЭЦП в формате PDF?

Один и самых популярных запросов – как поставить штамп ЭЦП на документ PDF?

Для подписания PDF-файлов потребуется Acrobat Reader DC. Открываем документ в данной программе. Выбираем Инструменты> Сертификаты> Открыть> Добавить цифровую подпись. Перед тем, как поставить подпись, выбираем для нее место в документе и ЭЦП. После подписания файла его необходимо пересохранить. После нажатия на подпись, всплывает окно с информацией о сертификате и сроке его действия.

Для просмотра электронной подписи в PDF открываем документ. На месте ЭЦП зафиксировано время и дата подписания, ФИО подписанта, данные отображаются сразу же после заверки документа. Если третье лицо попытается внести правки в документ, то подпись «слетит» и файл будет считаться недействительным.

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП?

КроптоПро уже установлен на компьютере. Чтобы подписать документ в формате SIG с помощью ЭЦП, скачайте КриптоАРМ. Данная программа работает в связке с КриптоПро.

Открываете документ для подписания. Переходите в программу КриптоАРМ > Подписать.

Шаг 1. Запускаем Мастер создания электронной подписи.

Шаг 2. Добавляем папку с документами или документ.

Шаг 3. Далее выбираем сертификат. Подписываем документ.

Где хранится электронная подпись?

Вопрос безопасности в работе с электронными документами является ключевым. Подделать договор, наложив на электронный документ фальшивую электронную подпись, невозможно. Закрытый ключ электронной подписи нужно хранить на специальном токене, который защищен паролем. Если носитель похитит мошенник, получить доступ к ключу подписи у него не получится.

Ключи электронной подписи можно копировать на другие носители. Если вы хотите, можете отключить функцию копирования. Для этого при оформлении заявки сообщите менеджеру, что вам нужен неэкспортируемый ключ электронной подписи. В этом случае скопировать подпись с носителя будет невозможно.