Нужно ли печатать документы из ЭДО

Документы, подписанные по ЭДО, приравниваются к оригиналам, поэтому распечатывать их для хранения не нужно. В соответствии с законом они равнозначны аналогичному документу, составленному на бумаге и заверенному печатью и подписью от руки ответственных лиц.

Исключение составляют ситуации, когда контрагент не пользуется электронным документооборотом или клиент (например, пациент в клинике) просит распечатать электронный документ и выдать ему на руки.

Что считается оригиналом документа в ЭДО

Оригиналом в ЭДО считается только сам электронный документ, подписанный электронной подписью. Если документ был создан и подписан в сервисе ЭДО, его оригинал существует исключительно в электронном виде в формате XML вместе с файлом электронной подписи. Это прямо закреплено в законе «Об электронной подписи».

Распечатка документа, созданного в ЭДО, — это бумажная копия электронного документа, но не оригинал. Даже если на ней отчетливо видна отметка об электронной подписи, она не передает ее защитных свойств и не может считаться подлинной.

Когда документы из ЭДО не нужно печатать

Печать документов из ЭДО не нужна в большинстве случаев, так как они имеют полную юридическую силу в электронном виде. Но нередко владельцы бизнеса задумываются, нужно ли распечатывать документы из ЭДО? Особенно часто этот вопрос возникает в ходе принятия решения о том, как хранить электронные документы.

Мы подобрали несколько распространенных ситуаций, вызывающих вопросы.

Когда может понадобиться бумажная копия

1. Для предоставления в суд. Хотя электронные документы с КЭП имеют юридическую силу, суд вправе запросить распечатку на бумаге.
2. Для работы с контрагентами, не использующими ЭДО, если партнер настаивает на бумажном документообороте.
3. Для внутренних производственных нужд — например, распечатка накладной для комплектования заказа (в этом случае копия не подлежит хранению как оригинал).
4. Внутренние регламенты компании, если учетной политикой организации предусмотрено хранение бумажных копий.
5. Документы с простой электронной подписью в некоторых случаях могут требовать распечатывания и заверения их собственноручной подписью.
6. Для получения официальной копии с портала «Госуслуги». Простая распечатка из личного кабинета не имеет юридической силы. Чтобы получить официальный бумажный документ, нужно обратиться в МФЦ, где его распечатают и заверят печатью. На некоторых документах рядом с заявлением на Госуслугах есть подсказка «Бумажная копия в МФЦ».

Как заверить распечатку электронного документа

Распечатать документ, подписанный электронной подписью, можно как любой другой. Но важно осознавать, что на бумаге будет не оригинал, а копия. И чтобы она была легитимной, необходимо правильно заверить ее. Алгоритм заверения выглядит так:

Заверение копии электронного документа на бумажном носителе у нотариуса

Согласно Статье 103.9 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» нотариус может заверить распечатанный электронный документ для удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Обязательное условие — наличие электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Нотариус проверяет его и может удостоверить, что бумажная распечатка равнозначна этому электронному оригиналу. Фактически это создает полноценную бумажную копию электронного документа с юридической силой.

Если у вас есть электронный документ, подписанный УКЭП, и вам нужна его бумажная версия (например, для суда), необходимо прийти к нотариусу для заверения.

1. Обратитесь к нотариусу, имея при себе электронный документ и желательно носитель с ним (флешка, ноутбук).
2. Нотариус проверит электронную подпись, распечатает документ и создаст на нем нотариальную надпись, подтверждающую его равнозначность электронному оригиналу.

Распечатывать документы, полученные по ЭДО, надо в тех случаях, когда по месту требования просят бумажную версию. Чаще всего речь идет о:

• доверенностях;
• согласиях (например, на выезд ребенка с одним из родителей, находящихся в разводе, за рубеж);
• свидетельствах о рождении или о браке;
• заявлениях;
• дипломах и других официальных документах, которые создаются в одном городе, а требуются в другом.

Как хранить документы из ЭДО

Хранить нужно не один документ, а целый комплект файлов, который гарантирует его юридическую силу:

• Сам электронный документ (в исходном формате, например, XML).
• Файл отсоединенной электронной подписи (обычно с расширением .sig или .p7s).
• Все сопутствующие файлы (такие, как квитанции оператора ЭДО, подтверждающие факт отправки и получения документа).

Правильное хранение предполагает, что в архив будет помещен оригинал документа. Это значит, что хранится именно электронная версия, а не распечатанная, потому что электронный документ на бумаге не является оригиналом, а только копией.

Почему важно обеспечить доступность и возможность проверки подписи

Срок действия сертификата электронной подписи, как правило, составляет 1–1,5 года. Однако подписанные им документы необходимо хранить десятилетиями. Возникает парадоксальная ситуация: к моменту, когда документ может понадобиться (например, через 10 лет), подпись, которая его удостоверяет, формально уже недействительна, так как срок сертификата истек.

В этом и заключается главная сложность хранения электронных документов. Чтобы они сохранили юридическую силу, нужно при любом обращении к ним подтвердить, что на момент подписания сертификат был действителен, а документ с момента подписания не был изменен.

Для этого при организации хранения необходимо обеспечить:

• Целостность (документ не должен быть изменен).
• Аутентичность (необходимо иметь возможность подтвердить, что документ был подписан конкретным лицом в указанное время).
• Доступность (возможность оперативно предоставить документ по запросу контролирующих органов).

Для надёжного хранения используют один из двух подходов:

1. Сервис долговременного хранения. Это специализированный электронный архив, который принимает на себя ответственность за поддержание юридической значимости документов. Он автоматически проверяет подписи и формирует специальную «квитанцию», подтверждающую, что в момент проверки документ был юридически действителен. В дальнейшем подтверждается только эта квитанция, что упрощает процесс.
2. Собственный электронный архив. Крупная организация может создать свою систему хранения. Однако в этом случае необходимо самостоятельно следить за актуальностью сертификатов, иметь ПО для проверки подписей и резервного копирования. Требования к такому архиву строгие: хранение на нескольких физических устройствах, резервное копирование, защита от несанкционированного доступа.

Выбор между этими подходами зависит от объема документооборота и готовности компании инвестировать в IT-инфраструктуру.

Как отказаться от лишней печати документов

Переход на безбумажный документооборот кардинально меняет скорость, стоимость и качество бизнес-процессов. Вот те преимущества, которые получают компании, перейдя на ЭДО:

• Время на обмен документами сокращается с дней до минут. Процесс согласования и подписания ускоряется, а статус каждого документа можно отслеживать онлайн.
• Исчезают затраты на бумагу, печать, обслуживание техники, курьерские службы и аренду физического архива. Экономия может достигать 80% от бюджета на документооборот.
• Электронные документы передаются по защищенным каналам, их невозможно потерять или подделать, а доступ к архиву организован централизованно.
• Документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, при этом их проще хранить и почти невозможно подделать.
• Для клиентов это возможность подписывать документы онлайн, без визита в офис, что повышает лояльность и конкурентоспособность компании.

Как перейти на хранение документов без бумаги

Первым шагом для перехода компании на безбумажный документооборот станет подключение к оператору ЭДО, который интегрируется с используемой учетной системой. Затем нужно:

1. Выбрать интегратора, подходящего по функциональности и цене.
2. Подготовить внутреннюю документацию: локальные акты об ЭДО, регламенты по использованию электронной подписи.
3. Получить сертификаты электронной подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут работать в системе.

Почему F.Doc удобен для этой задачи

Сервис Безбумажный офис F.Doc предлагает готовую и простую инфраструктуру для перехода на ЭДО. Она идеально подойдет для тех видов бизнеса, где происходит работа с физическими лицами. Это подтверждается реальными кейсами: например, «Клиника Фомина» сократила время оформления пациента в три раза.

Вот ключевые преимущества F.Doc, которые делают переход удобным:

• Простота для клиентов. Клиент подписывает документы в браузере смартфона по ссылке из СМС. Не нужно устанавливать приложения или иметь квалифицированную электронную подпись.
• Лёгкая интеграция. Подключается из личного кабинета в браузере или с помощью готовых интеграций с CRM или МИС.
• Экономия и скорость. Снижаются затраты на печать, доставку и хранение. Бизнес-процессы ускоряются, а сотрудники могут сосредоточиться на обслуживании, а не на бумажной рутине.
• Юридическая значимость. Соответствует 63-ФЗ «Об электронной подписи», подписанные документы имеют полную юридическую силу.