Как электронное подписание документов может упростить взаимодействие ветклиники с клиентами

11.12.2023

Несколько месяцев назад ветеринарный центр хирургии и травмы «БениВЕТ» подключил Безбумажный офис F.Doc. Перед управляющим ветклиникой Марком Вебером стояла задача — найти сервис, который позволит быстро, просто и в онлайн-режиме подписывать документы с владельцами домашних животных.

«БениВЕТ» ведет прием домашних животных в Самаре. Ветклиника располагает собственной лабораторией, аппаратами ультразвуковой диагностики и эндоскопическим оборудованием. В «БениВЕТ» имеется операционный блок и отделение интенсивной терапии. Перед любыми медицинскими манипуляциями врачи ветклиники предоставляют клиентам информацию о предстоящих процедурах, в том числе предупреждают о возможных рисках. Такой подход предполагает как устное общение с владельцами животных, так и оформление с ними информированных согласий на медицинское вмешательство и других соответствующих ситуации документов. Как следствие, с каждым днем документооборот только растет, и вместе с ним возрастают временные и финансовые затраты клиники на оформление всех необходимых бумаг.

Рассказывает Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»:

— Идея о том, что рабочие процессы можно «обезбумажить», возникла неожиданно. В какой-то момент ко мне подошла администратор и сказала, что опять закончилась офисная бумага. Хотя партию мы закупили совсем недавно с расчетом на то, что ее должно хватить на более продолжительный срок.
Начали искать сервис, который позволит оперативно и без бумажной волокиты оформлять документы с клиентами. Одной из первых ссылок в выдаче была ссылка на сервис F.Doc. Изучили сайт, попробовали подписать документ сами через демоверсию. Все показалось удобным с точки зрения клиента. Оставили заявку. Менеджер быстро перезвонил и ответил на вопросы. Подключение к F.Doc заняло буквально несколько часов.

Подписание документов одним кликом

Безбумажный офис F.Doc — это сервис, который позволяет компаниям подписывать документы в электронном виде с клиентами — физическими лицами. Для подписания документов F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

Рассказывает Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»:

— Мы также информируем клиента о тяжелом состоянии пациента. Например, когда животное поступает к нам экстренно, мы, безусловно, рассказываем владельцу о возможных исходах, о прогнозах. Но в силу эмоциональных переживаний многим владельцам сложно воспринимать эту информацию на слух, поэтому мы дублируем ее документом.

Если клиент привозит своего питомца на плановую операцию, то подписываем все документы в момент визита при условии, что владелец приезжает сам. Бывают случаи, когда животное привозят супруг или супруга владельца, или другие члены семьи, потому что владелец, например, находится в другом городе и не может приехать. Удобно, что теперь с помощью F.Doc можно дистанционно оформить документы по услугам. Клиенту не требуется ехать в клинику, а нам — присоединять к договору-оферте другое лицо.

Если состояние пациента, который пребывает в дневном стационаре, ухудшается, или требуется экстренное хирургическое вмешательство, то мы, безусловно, ставим в известность владельца. Клиент в этот момент может находиться где угодно, в том числе дома: мы звоним ему, рассказываем о состоянии питомца и отправляем через F.Doc документы на ознакомление и подписание. Стало удобнее и нам, и владельцам. Клиенты ценят электронное подписание документов за оперативность и экономию времени.

Как Безбумажный офис F.Doc работает c ветеринарными клиниками

У организаций есть несколько вариантов работы с сервисом F.Doc: через личный кабинет, используя веб-интерфейс с логин-паролем; через интеграцию с популярными учетными системами; через интеграцию с корпоративными учетными системами. Ветклиника может выбрать наиболее удобный для себя вариант.

Рассказывает Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»:

— При выборе технологического решения важным фактором для нас было обеспечение сотрудникам максимально комфортного перехода от бумаги к сервису. В случае с F.Doc мне достаточно было уделить этому вопросу некоторое время, чтобы сесть и показать команде, как все работает. Администраторы очень положительно восприняли эту историю. Им не нужно теперь в конце смены сидеть и сшивать реестр бумажных документов. Сервис прост в использовании.

Что касается клиентского сценария, то для работы с F.Doc клиенту ветклиники понадобится только смартфон, при этом скачивать дополнительные приложения ему не придется. Три простых шага — и документы подписаны.

Сотрудник ветеринарной клиники готовит документ для подписания и загружает его в сервис F.Doc.
F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документ.
Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, ветклинике необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения является обязательным условием для признания документов, подписанных в электронном виде, равнозначными документам на бумажном носителе. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.

Михаил Легченко, директор сервиса Безбумажный офис F.Doc:

— Мы работаем с разными сферами бизнеса: ветеринарные клиники, агентства недвижимости, автосервисы, туристические агентства и другие. Регулярно собираем обратную связь от пользователей F.Doc, анализируем пожелания и предложения по усовершенствованию сервиса. Аккумулируя опыт одной отрасли, мы делимся им с другими, предлагая решения, которые позволяют организациям оптимизировать документооборот и упростить взаимодействие с клиентами — физическими лицами.

Справка

Ветеринарный центр «БениВЕТ» — ведущая в Поволжье площадка в области ветеринарной помощи малым домашним животным. Ключевые направления работы: неврология, ортопедия, травматология, эндоскопия, онкология, кардиология, интенсивная терапия. За время работы (с 2019 года) центр принял более 25 000 пациентов. Специалистами выполняются уникальные хирургические вмешательства, такие как, тотальное эндопротезирование тазобедренных суставов, стентирование, нефровезикулярное шунтирование.

samaravet.ru