Как электронное подписание документов может упростить взаимодействие ветклиники с клиентами

Несколько месяцев назад ветеринарный центр хирургии и травмы «БениВЕТ» подключил Безбумажный офис F.Doc. Перед управляющим ветклиникой Марком Вебером стояла задача — найти сервис, который позволит быстро, просто и в онлайн-режиме подписывать документы с владельцами домашних животных.
«БениВЕТ» ведет прием домашних животных в Самаре. Ветклиника располагает собственной лабораторией, аппаратами ультразвуковой диагностики и эндоскопическим оборудованием. В «БениВЕТ» имеется операционный блок и отделение интенсивной терапии. Перед любыми медицинскими манипуляциями врачи ветклиники предоставляют клиентам информацию о предстоящих процедурах, в том числе предупреждают о возможных рисках. Такой подход предполагает как устное общение с владельцами животных, так и оформление с ними информированных согласий на медицинское вмешательство и других соответствующих ситуации документов. Как следствие, с каждым днем документооборот только растет, и вместе с ним возрастают временные и финансовые затраты клиники на оформление всех необходимых бумаг.
Рассказывает Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»:
— Идея о том, что рабочие процессы можно «обезбумажить», возникла неожиданно. В какой-то момент ко мне подошла администратор и сказала, что опять закончилась офисная бумага. Хотя партию мы закупили совсем недавно с расчетом на то, что ее должно хватить на более продолжительный срок.
Начали искать сервис, который позволит оперативно и без бумажной волокиты оформлять документы с клиентами. Одной из первых ссылок в выдаче была ссылка на сервис F.Doc. Изучили сайт, попробовали подписать документ сами через демоверсию. Все показалось удобным с точки зрения клиента. Оставили заявку. Менеджер быстро перезвонил и ответил на вопросы. Подключение к F.Doc заняло буквально несколько часов.
Подписание документов одним кликом
Безбумажный офис F.Doc — это сервис, который позволяет компаниям подписывать документы в электронном виде с клиентами — физическими лицами. Для подписания документов F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.
Рассказывает Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»:
— Мы также информируем клиента о тяжелом состоянии пациента. Например, когда животное поступает к нам экстренно, мы, безусловно, рассказываем владельцу о возможных исходах, о прогнозах. Но в силу эмоциональных переживаний многим владельцам сложно воспринимать эту информацию на слух, поэтому мы дублируем ее документом.
Если клиент привозит своего питомца на плановую операцию, то подписываем все документы в момент визита при условии, что владелец приезжает сам. Бывают случаи, когда животное привозят супруг или супруга владельца, или другие члены семьи, потому что владелец, например, находится в другом городе и не может приехать. Удобно, что теперь с помощью F.Doc можно дистанционно оформить документы по услугам. Клиенту не требуется ехать в клинику, а нам — присоединять к договору-оферте другое лицо.
Если состояние пациента, который пребывает в дневном стационаре, ухудшается, или требуется экстренное хирургическое вмешательство, то мы, безусловно, ставим в известность владельца. Клиент в этот момент может находиться где угодно, в том числе дома: мы звоним ему, рассказываем о состоянии питомца и отправляем через F.Doc документы на ознакомление и подписание. Стало удобнее и нам, и владельцам. Клиенты ценят электронное подписание документов за оперативность и экономию времени.
Как Безбумажный офис F.Doc работает c ветеринарными клиниками?
У организаций есть несколько вариантов работы с сервисом F.Doc: через личный кабинет, используя веб-интерфейс с логин-паролем; через интеграцию с популярными учетными системами; через интеграцию с корпоративными учетными системами. Ветклиника может выбрать наиболее удобный для себя вариант.
Рассказывает Марк Вебер, управляющий ветеринарным центром хирургии и травмы «БениВЕТ»:
— При выборе технологического решения важным фактором для нас было обеспечение сотрудникам максимально комфортного перехода от бумаги к сервису. В случае с F.Doc мне достаточно было уделить этому вопросу некоторое время, чтобы сесть и показать команде, как все работает. Администраторы очень положительно восприняли эту историю. Им не нужно теперь в конце смены сидеть и сшивать реестр бумажных документов. Сервис прост в использовании.
Что касается клиентского сценария, то для работы с F.Doc клиенту ветклиники понадобится только смартфон, при этом скачивать дополнительные приложения ему не придется. Три простых шага — и документы подписаны.
  1. Сотрудник ветеринарной клиники готовит документ для подписания и загружает его в сервис F.Doc.
  2. F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документ.
  3. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.
Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, ветклинике необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения является обязательным условием для признания документов, подписанных в электронном виде, равнозначными документам на бумажном носителе. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.
Михаил Легченко, директор сервиса Безбумажный офис F.Doc:
— Мы работаем с разными сферами бизнеса: ветеринарные клиники, агентства недвижимости, автосервисы, туристические агентства и другие. Регулярно собираем обратную связь от пользователей F.Doc, анализируем пожелания и предложения по усовершенствованию сервиса. Аккумулируя опыт одной отрасли, мы делимся им с другими, предлагая решения, которые позволяют организациям оптимизировать документооборот и упростить взаимодействие с клиентами — физическими лицами.
Справка
Логотип БениВет
Ветеринарный центр «БениВЕТ» — ведущая в Поволжье площадка в области ветеринарной помощи малым домашним животным. Ключевые направления работы: неврология, ортопедия, травматология, эндоскопия, онкология, кардиология, интенсивная терапия. За время работы (с 2019 года) центр принял более 25 000 пациентов. Специалистами выполняются уникальные хирургические вмешательства, такие как, тотальное эндопротезирование тазобедренных суставов, стентирование, нефровезикулярное шунтирование.
Документ на экране телефона
Чем F.Doc может помочь вашему бизнесу?

Оставьте ваши контакты для связи с менеджером

Спасибо за заявку!

Скоро свяжемся с вами. На указанный номер телефона мы направили наши контактные данные. Обращайтесь, если у вас есть вопросы

Документ на экране телефонаДокумент на экране телефона
Иконка закрытия баннера

Оставить заявку

Мы свяжемся с вами, чтобы рассказать подробнее про F.Doc и ответить на все ваши вопросы

Обязательно для заполнения

Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных