ЭДО с физическими лицами: как перейти на электронный документооборот без потерь

Какие задачи решает ЭДО для физических лиц

С точки зрения бизнеса можно выделить следующие вопросы, решение которых упрощает переход на систему электронного документооборота:

• экономия времени;
• простота оформления документов;
• безопасность хранения документации;
• снижение расходов;
• круглосуточный доступ к документам;
• интеграция с государственными сервисами.

С точки зрения контрагентов:

• упрощается передача документов;
• подписание и согласование происходят быстрее;
• значительно снижается количество ошибок в документации;
• ниже вероятность потерять договоры, счета и прочее.

С кем можно обмениваться электронными документами?

• с самозанятыми;
• с физическими лицами, являющимися сотрудниками организации.

Какие виды документов можно заверить с помощью электронной подписи?

• бухгалтерские: счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ и сверки и многие другие;
• кадровые: трудовые и договоры ГПХ, приказы об отпусках, заявления сотрудников и пр.;
• управленческие: локальные нормативные акты, приказы и т. д.;
• складские: акт приема-передачи, накладные и т. д.

Преимущества подключения ЭДО с физлицами

1. Кардинальное ускорение процессов оформления и доставки документов. Исчезает такой компонент, как логистика документации: нет необходимости ждать курьеров, получать письмо на почте. В итоге сделка заключается не за дни и недели, а за минуты.
2. Существенная экономия денег. Речь идет не только о расходах на бумагу, конверты, принтеры. Отделы делопроизводства разгружаются, часть обязанностей специалистов автоматизируется, а значит не придется раздувать штат за счет собственных курьеров или архивариусов.
3. Прозрачность документооборота. Бумаги не теряются: они хранятся в электронном виде, даже в случае утраты их легко восстановить. Поиск в архиве можно осуществить за секунды, используя любой параметр документации. Отследить статус документа (получен, подписан, отклонен и т. д.) можно онлайн в любое время.
4. Удобство для клиентов и контрагентов. ЭДО для физлиц — это современный стандарт сотрудничества, забота о времени партнера, его комфорте в процессе ознакомления с документами.
5. Легитимность и защита в спорах. Электронный документооборот позволяет отследить до минуты момент отправки, получения, подписания договора. Порой это имеет решающее значение в юридических спорах.

Электронный документооборот с самозанятыми

Это частный случай ЭДО с физлицами, но именно здесь возможности безбумажного офиса раскрываются наиболее полно.

1. Мгновенное закрытие финансовых обязательств.

• Акт и счет выставляются и подписываются онлайн за минуты.
• После электронного подписания УПД вы можете сразу же произвести оплату, а самозанятый выдать вам чек через приложение «Мой налог».
• Исключает задержки в расчетах и «зависшие» авансы.

2. Полная прозрачность и автоматизация расчетов.

• Интеграция ЭДО с вашей учетной системой позволяет автоматически формировать и отправлять документы на подпись по готовности.
• Вы всегда видите актуальный статус по всем работам с самозанятыми: какие акты ожидают подписания, какие уже подписаны и готовы к оплате.

3. Идеальное соответствие требованиям Налогового кодекса России для подтверждения расходов.

• Для компании (налогоплательщика НДС) электронный акт, подписанный КЭП самозанятого, является бесспорным подтверждением расходов и обоснованием их принятия для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
• Электронный документ имеет все необходимые реквизиты и защищен от подделки, что исключает претензии со стороны налоговой инспекции.

4. Максимальное удобство для самозанятого.

• Ему не нужно никуда ехать, чтобы подписать акт. Он может сделать это удаленно, что повышает его лояльность и желание с вами работать. А вы в свою очередь можете расширить поиск контрагентов за пределы своего города.
• У самозанятого также формируется четкий цифровой архив всех его сделок с вами.

5. Упрощение массовых выплат

Если вы работаете с большим пулом самозанятых (например, в сфере доставки, образования, консультаций), ЭДО позволяет автоматизировать и поставить на поток не только выплаты, но и весь документооборот полностью: от заключения договора до подписания закрывающих документов.

Подпись и способы идентификации

Мы уже рассказывали о том, что такое электронная цифровая подпись, как она выглядит и как работает. Поэтому сейчас кратко перечислим различные ситуации электронного документооборота для физических лиц и укажем, какие здесь нужны подписи.

• Если физлицо регистрируется на сайте, авторизуется в личном кабинете, достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
• Если необходимо подписать договор оказания услуг, согласие на обработку персональных данных, кадровые документы или накладную, потребуется усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
• Для подписания документов, которые будут переданы в государственные реестры (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН и прочие), необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

ЭДО с физическими лицами на практике

Прежде всего разберемся в том, что нужно для перехода на ЭДО. Помимо очевидного ответа (выбрать сервис, соответствующий целям и задачам бизнеса), есть еще одна сторона вопроса: потребности физлица и его ожидания от электронного документооборота.

Какой сервис нужен клиенту?

1. Он должен быть доступным к использованию сразу и не требовать получения токенов, ключей, сертификатов и т. п.
2. Физлицу не потребуется проходить многоэтапную идентификацию, быть клиентом крупного банка или соответствовать иным высоким требованиям.
3. Для пользователя сервис должен быть бесплатным. Бизнес принимает на себя расходы — это в его интересах, потому что все они окупятся в короткий срок за счет экономии и ускорения процессов.

Примером такого сервиса является Безбумажный офис F.Doc. Если вы уже размышляете о том, как перейти на ЭДО, начните поиск решения со знакомства с ним. F.Doc нашел свое применение в самых разных сферах: в медицине, в автосервисе, в образовательных и туристических услугах, в сделках с недвижимостью и т. д.

Вот те качества, которым обладает сервис — клиенты говорят о них чаще всего:

• Простота: без установок приложения — подписание в одно нажатие.
• Безопасность: авторизация по СМС-коду, как в банке.
• Доступность: клиенту не нужно ничего покупать — для него сервис бесплатный.
• Скорость: весь процесс от начала до завершения занимает около 2 минут.

Надежность и комфорт: документы доступны по постоянной ссылке в СМС для скачивания и хранения в любое время.