Как подписать документ через СМС

Что такое электронная подпись

Время становится все более ценным ресурсом. Компании активно переходят на электронный документооборот, выбирая подписание договоров онлайн. Пакеты документов доставляются клиенту через интернет, а заверяет он их с помощью электронной подписи (ЭП). Что же это такое?

Электронная подпись — это эквивалент обычной, только выполнена она как файл, содержащий определенные символы и знаки. Закодированная определенным образом последовательность элементов позволяет идентифицировать ее автора. Именно поэтому электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная, представляющая собой росчерк на бумаге.

До 2020 года ЭП была скорее экзотикой. После того, как был объявлен локдаун из-за пандемии, компании различного масштаба начали активно использовать электронную форму договора и подписывать документы с клиентами дистанционно. Это позволило сохранить темпы бизнеса и выполнить условия защиты здоровья людей.

Подписание документов по СМС тоже относится к верификации с помощью ЭП. Это простой тип подписи, который дает возможность физическому лицу заверить документ без визита в офис.

Когда можно использовать ПЭП

Электронные подписи бывают нескольких видов. Они отличаются степенью защищенности, необходимостью использовать носители типа флеш-карты и т. д.

Пожалуй, самая распространенная — это ПЭП: простая электронная подпись. Все, что она может — подтвердить личность подписывающего. Поэтому ее используют обычные люди для того, чтобы авторизоваться в приложении или на сайте.

Практически каждый и едва ли не ежедневно пользуется ПЭП и даже не подозревает об этом. Например, проходя двухфакторную аутентификацию при входе на Госуслуги, подтверждая свой визит к врачу при записи через портал, и во многих других ситуациях мы применяем простую электронную подпись.

Подписание договора по СМС — это разновидность ПЭП. Можно привести множество примеров его использования из самых разных сфер. Такую практику применяют страховые компании, когда полис приобретается на сайте или в приложении и там же происходит заключение электронного договора. Если человек авторизован в Личном кабинете налогоплательщика, он может воспользоваться ПЭП в ходе электронного документооборота. И, конечно, каждый хотя бы однажды получал СМС от банка с уникальным кодом подтверждения той или иной операции. А это тоже разновидность простой подписи.

Юридическая сила

Правовая сторона вопроса регулируется Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Ответить на вопрос, имеет ли договор, подписанный с помощью СМС, юридическую силу, помогут два условия:

1. Можно ли определить лицо, подписавшее электронный документ, по его ПЭП согласно правилам, установленным законом?
2. Соблюдает ли конфиденциальность лицо или компания, создающие и/или использующие ПЭП?

При этом электронный документ будет считаться подписанным, если ПЭП содержится непосредственно в нем самом или если ключ простой электронной подписи был применен «в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ» (Статья 9 Использование простой электронной подписи).

Как подписать договор с помощью СМС

Сделать это совсем не сложно. Но, чтобы договор был подписан электронной подписью и считался легитимным, необходимо согласие сторон на участие в ЭДО.
Следующий шаг — авторизация в сервисе. Как правило, это происходит по инструкции, достаточно просто и быстро, и вопросов у пользователей не вызывает.

На следующем этапе формируется пакет документов и отправляется на подпись. Клиент их внимательно изучает, и, если у него нет вопросов и возражений, можно подписывать договор электронной подписью. Непосредственно подписание выглядит как ввод пароля из СМС.

Как подписывать договор электронной подписью с F.Doc

Предположим, что ваша компания решила перейти на Безбумажный офис. Одна из главных ваших задач — подписание договоров онлайн для физических лиц. В этой ситуации оптимальный выбор — сервис F.Doc. Алгоритм подписания документов в нем будет выглядеть так:

1. Вы загружаете документ в систему.
2. Клиенту отправляется СМС со ссылкой на договор и с проверочным кодом.
3. Подписант переходит по ссылке, вводит проверочный код, читает документ. Если все понятно, личные данные указаны верно, он сразу же подписывает его одним кликом в смартфоне.

Хранение данных

Мы достаточно подробно рассказали о том, как можно заключить договор дистанционно и подписать его с помощью СМС. Но еще один вопрос, который интересует компании, переходящие на ЭДО, где и как хранить документы.

На законодательном уровне нет четко прописанного регламента. Поэтому в качестве отправной точки используется Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Согласно этому приказу, обязательные условия хранения электронных документов следующие:

— наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
— наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
— обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Как на практике происходит хранение электронных документов?

Безбумажный офис F.Doc размещает документацию в облачном хранилище программы. Здесь же ведется учет всех документов, подписанных с помощью ЭДО. Срок хранения определяется тарифом, по которому подключена к сервису компания, использующая F.Doc. Если пользователь пожелает расторгнуть договор с сервисом, он сможет выгрузить все хранящиеся электронные документы в «облаке» сервиса по заявлению.

Способы подписания договора могут быть очень разными, однако практика показывает, что использование СМС — это один из самых простых, быстрых и одновременно надежных вариантов. Многие компании, перешедшие на ЭДО уже убедились в этом и вряд ли согласятся вернуться к классическим бумажным договорам и подписи от руки.