Автоматизация электронного документооборота: что это и с чего начать

Автоматизация ЭДО позволяет в электронном формате создавать, редактировать, подписывать, обмениваться документами и контролировать их движение на всех этапах. Такой подход помогает повысить эффективность и прозрачность работы, сэкономить на обслуживании бумажного архива, а также отправлять отчетность в государственные органы. Бумажный документооборот можно перевести в электронный и автоматизировать на двух уровнях: внутреннем и внешнем.

В статье рассказываем об автоматизации работы с документами: каким компаниям она необходима, как подобрать техническое решение и внедрить его в бизнес-процессы.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен, подписание и обработка документов в цифровой форме. Помогает компаниям подписывать договоры, сдавать отчетность и вести делопроизводство в электронном формате. Используется для взаимодействия с контрагентами, B2B и B2C-клиентами, а также государственными структурами.

Что такое автоматизация документооборота? Это внедрение цифрового формата работы с документами, охватывающее все этапы: от создания до архивации. Главная цель процесса — повысить эффективность бизнеса за счет упрощения, ускорения и удешевления работы с документацией.

Автоматизировать документооборот можно на внутреннем или внешнем уровне либо комплексно. Причем не всегда задачи закрывает одно решение — это может быть интеграция нескольких систем.

Внутренний ЭДО

Позволяет в электронной форме обмениваться документами внутри компании. Затрагивает сотрудников и руководство и помогает организовать делопроизводство в крупных предприятиях и компаниях с филиалами. Организация, как правило, происходит с помощью системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).

С чем позволяет работать:

• приказы и регламенты;
• техническая документация;
• служебные записки;
• трудовые договоры;
• заявления;
• протоколы;
• ведомости зарплат;
• отчеты и т. п.

Для внутренних задач может использоваться СЭД — более комплексное решение, позволяющее работать не только с кадровыми документами, но и с договорами, маршрутами, а также обмениваться неформализованными документами с внешними контрагентами.

Внешний ЭДО

Нужен для обмена документами с клиентами, партнерами, контрагентами и государственными органами. Используется для взаимодействия как с юридическими, так и физическими лицами. Для его организации зачастую необходим оператор ЭДО — сторонняя компания, отвечающая за безопасный и легитимный обмен документацией.

С чем позволяет работать:

• договоры;
• счета-фактуры;
• акты оказанных услуг;
• оферты;
• накладные;
• отчетность;
• квитанции и т. д.

Подробнее особенности внутреннего и внешнего ЭДО, а также юридическую сторону вопроса раскрыли в другой статье блога.

Зачем автоматизировать ЭДО

Внедрение ЭДО позволяет оптимизировать внутренний и внешний документооборот, увеличить скорость обмена данными с контрагентами и госорганами, повысить эффективность работы и потенциально сэкономить деньги и ресурсы персонала.

Изменения влияют не только на внутренние процессы бизнеса. Цифровизация способна повысить конкурентоспособность, а также лояльность партнеров и клиентов.

Переходить ли от бумажного формата к электронному? Для некоторых организаций этот вопрос остается незакрытым. Внедрение новых технологий требует времени, человеческих ресурсов и, конечно же, денег. Для части компаний ЭДО стал обязательным. Например, для тех, что участвуют в госзакупках.

Очевидные преимущества и возможности автоматизации электронного документооборота — это повышение скорости, прозрачности, безопасности работы с документами. Конечные цели организация ставит в рамках предпроектного обследования, после аудита процессов.

1. Аудит внутренних процессов

Это комплексный анализ потребностей и слабых мест бизнес-процессов. Менеджмент компании может выполнить обследование самостоятельно или вместе со специалистом по автоматизации.

Экспертное предпроектное обследование поможет выбрать решение под задачи, проблемы и ресурсы бизнеса. Обычно эта услуга платная, но некоторые компании предоставляют ее бесплатно с заделом на дальнейшее сотрудничество.

Что анализируется:

• объемы корреспонденции;
• неэффективные операции;
• мнение сотрудников;
• нормативная база;
• готовность к внедрению;
• ИТ-инфраструктура;
• риски и т. д.

2. Подготовка проекта

Результат аудита — это функциональные требования или техническое задание для будущей системы. На его основании и принимают решение, целесообразно ли автоматизировать ЭДО и в каких объемах это делать.

Что содержит проект:

• схему движения документов;
• конкретные предложения по оптимизации электронного документооборота;
• цели и метрики;
• предполагаемый экономический эффект;
• организационные изменения;
• план обучения персонала;
• оценку затрат времени и денег;
• стоимость владения;
• спецификации на нужную технику.

3. Выбор технического решения

Главный результат аудита — описание технической части. Предложенное решение должно выполнять поставленные задачи и повышать эффективность процессов там, где это необходимо. И, конечно, учитывать потенциальный рост бизнеса.

1. Аудит внутренних процессов

Это комплексный анализ потребностей и слабых мест бизнес-процессов. Менеджмент компании может выполнить обследование самостоятельно или вместе со специалистом по автоматизации.

Экспертное предпроектное обследование поможет выбрать решение под задачи, проблемы и ресурсы бизнеса. Обычно эта услуга платная, но некоторые компании предоставляют ее бесплатно с заделом на дальнейшее сотрудничество.

Что анализируется:

• объемы корреспонденции;
• неэффективные операции;
• мнение сотрудников;
• нормативная база;
• готовность к внедрению;
• ИТ-инфраструктура;
• риски и т. д.

2. Подготовка проекта

Результат аудита — это функциональные требования или техническое задание для будущей системы. На его основании и принимают решение, целесообразно ли автоматизировать ЭДО и в каких объемах это делать.

Что содержит проект:

• схему движения документов;
• конкретные предложения по оптимизации электронного документооборота;
• цели и метрики;
• предполагаемый экономический эффект;
• организационные изменения;
• план обучения персонала;
• оценку затрат времени и денег;
• стоимость владения;
• спецификации на нужную технику.

3. Выбор технического решения

Главный результат аудита — описание технической части. Предложенное решение должно выполнять поставленные задачи и повышать эффективность процессов там, где это необходимо. И, конечно, учитывать потенциальный рост бизнеса.

4. Проработка нормативной базы, маршрутов и регламентов

Использование ЭДО должно быть правомерным. Перед тем как автоматизировать документооборот, предприятие разрабатывает и утверждает соответствующие нормативные акты, регламентирующие переход на электронный формат.

Компании могут понадобиться:

• приказ о переходе;
• положение;
• изменения в учетной политике;
• уведомление для сотрудников;
• должностные инструкции;
• маршруты движения документов;
• соглашение об использовании (с контрагентами);
• уведомления;
• формы, шаблоны и др.

5. Получение электронных подписей

Чтобы документы, подписываемые в цифровом виде, были легитимными, сотрудникам и руководителям необходимы* электронные подписи. Руководители организаций и ИП должны бесплатно оформить УКЭП в удостоверяющем центре ФНС, а сотрудники — платно в коммерческих УЦ.

* В соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи».

6. Настройка системы и интеграции

На этом шаге ИТ-специалисты устанавливают и настраивают софт, интегрируют его с уже имеющимся ПО, тестируют функциональность, задают уровни доступа. Здесь же проверяют совместимость компонентов и работоспособность УКЭП. При необходимости систему дорабатывают.

7. Обучение персонала

Оператор ЭДО может предоставить онлайн-курс или провести очные занятия, выдать универсальные инструкции или разработать их под индивидуальные задачи. В организации обучения принимают участие HR или специалисты учебного центра.

Программа обучения должна включать демонстрацию, практическую отработку, ответы на вопросы.

8. Подготовка к запуску

Перед полноценным переходом к ЭДО компания должна предупредить действующих партнеров и клиентов:

• Отправить уведомления с указанием даты и оператора.
• Подписать согласия/заявления о переходе на электронный обмен.
• Пригласить еще не подключенных контрагентов перейти на ЭДО.

Перед запуском системы проводят тестовый обмен с несколькими контрагентами/клиентами. Это позволяет проверить, правильно ли настроен маршрут подписания, функционируют ли УКЭП, получают ли уведомления участники процесса.

Полное внедрение займет от нескольких месяцев. Но не обязательно автоматизировать все процессы сразу. Существуют решения под конкретные бизнес-задачи. Примером служит Безбумажный офис F.Doc — сервис, позволяющий подписывать документы с клиентами-физлицами в электронной форме.

Как выбрать систему ЭДО для автоматизации

Чтобы выбрать подходящее техническое решение, нужно определить, в чем заключается цель автоматизации электронного документооборота. Это выясняют во время аудита / предпроектного обследования. Значение имеет размер бизнеса, заложенный бюджет, сложность процессов, требования законодательства, уже развернутые системы.

Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать вне зависимости от специфики бизнеса. Это соблюдение законодательства, возможность интеграции с другими системами, кибербезопасность и поддержка роуминга.

Важные и полезные инструменты

На рынке много похожих систем автоматизации электронного документооборота: операторы и разработчики ПО предоставляют практически одинаковую базовую функциональность. Отличия кроются в скорости внедрения, наборе дополнительных модулей, интерфейсе, сформированной базе контрагентов, стоимости, объемах и уровне техподдержки.

На какие инструменты стоит обратить внимание:

• Совместная работа. Эта функция ускорит внесение правок и подписание, особенно если в процессе задействовано много людей.
• Массовое подписание. Помогает в одно действие подписать сразу несколько договоров.
• Мобильное приложение. Возможность отслеживать и подписывать бумаги со смартфона. Также удобно, если у сервиса есть веб-версия.
• Поиск по нескольким критериям. Документацию будет быстрее найти, если система поддерживает мультикритериальный поиск по ФИО, дате, статусу, типу.
• База шаблонов. Уже разработанные под специфику деятельности формы ускорят внедрение.

Критерии выбора

• Дружелюбный интерфейс. Чем он проще и интуитивно понятнее, тем легче адаптироваться сотрудникам.
• Гибкость. Возможность выбрать конфигурацию под свои процессы и масштабы. А также наличие дополнительного функционала для узких задач — например, инструментов для управления проектами.
• Стоимость. Сколько стоит лицензия, цена за исходящий и входящий документ. Важно учитывать оплату техподдержки, доработок, предпроектного этапа, интеграции, дополнительных опций и модулей.
• Масштабируемость. Будет ли решение стабильным, если нагрузка возрастет в несколько раз?
• Поддержка российского ПО. Корректно ли работает софт на отечественных ОС, совместим ли с другими продуктами.

Выводы

Автоматизация процессов делопроизводства и обмена документами — это комплексный процесс, включающий аудит, подбор технического решения, его внедрение, получение электронных подписей и обучение персонала. Правильно подобранное техническое решение увеличит скорость работы, а также сделает процессы согласования и подписания прозрачными и безопасными.

В выборе системы для автоматизации ЭДО важно ориентироваться на бизнес-процессы, цели компании и требования государства. Для некоторых организаций это обязательно — например, для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке. Остальные же могут выбирать, автоматизировать ли и в каких объемах.

Внедрять цифровые технологии можно с точечных и эффективных изменений. Например, с улучшения клиентского опыта.

Безбумажный офис F.Doc позволяет в электронной форме подписывать документы с клиентами-физлицами. Для подписания большинства документов со стороны клиента сервис использует простую электронную подпись. Например, в области медицины с помощью ПЭП пациент может подписывать договоры, акты оказания услуг, планы лечения, анкету, а информированное добровольное согласие (ИДС) или отказ от него — с помощью ПЭП ЕСИА. Также F.Doc позволяет запрашивать необходимые документы, оплачивать услуги с помощью СБП и собирать обратную связь.

Сервис F.Doc можно интегрировать с CRM-системой вашей компании или работать в веб-версии. Для второго варианта понадобится только браузер и доступ в интернет.