Как получить от клиента согласие на ЭДО

ЭДО

21.04.2023

Компании, которые хотят перейти на электронное подписание документов с клиентами или сотрудниками, часто задаются вопросами:

можно ли просто начать подписывать документы электронной подписью вместо собственноручной;
какие шаги нужно выполнить перед переходом на электронное подписание, чтобы «узаконить» его;
как правильно зафиксировать договоренность, если вы получили от клиента устное согласие на электронное подписание;
обязательно ли подписывать соглашение об обмене электронными документами.

Расскажем, как правильно подготовиться к переходу на электронное подписание, и разберем перечисленные вопросы.

Что такое соглашение об ЭДО и зачем оно нужно

Главное отличие простой электронной подписи (ПЭП) от других видов ЭП — это то, что ПЭП может быть определена как некоторые действия со стороны клиента (например, ввод кода или пароля и нажатие кнопки), но только при наличии соответствующего соглашения между участниками подписания.

В соответствии со ст. 6, п. 2 N 63-ФЗ, который регулирует использование электронных подписей, ПЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумажном носителе, если между участниками электронного взаимодействия заключено соглашение:

— Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия).

Таким образом, чтобы документы, подписанные ПЭП, были легитимны и равносильны подписанным собственноручной подписью, первым шагом необходимо подписать соглашение о переходе на ЭДО. В соглашении клиент подтверждает свое согласие на обмен электронными документами и электронное подписание документов ПЭП.

Соглашение о переходе на ЭДО — это письменная договоренность, которую вы с клиентом подписываете один раз, до начала процесса электронного подписания. Важно указать в соглашении достоверные и актуальные данные клиента, так как оно обеспечивает юридическую значимость электронной подписи клиента на всех последующих документах. Другими словами, важно убедиться, что что данные, которые будут зафиксированы в электронной подписи (ФИО, номер телефона и другая персональная информация), соответствуют действительности и на самом деле принадлежат клиенту.

Рекомендуем провести очную идентификацию клиента, чтобы снизить риски обращения о не совершении действий по подписанию соглашения и других документов. Для наиболее полной идентификации рекомендуем запросить у клиента и указать в соглашении следующие сведения о клиенте:

полные фамилия, имя и отчество;
адрес регистрации и номер телефона;
реквизиты документа, удостоверяющего личность: наименование, серия и номер документа, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется);
идентификационный номер налогоплательщика.

Минимальный набор данных для соглашения об обмене электронными документами с использованием программы «Безбумажный офис F.Doc»: ФИО и номер телефона, который будет использоваться для подписания документов в F.Doc.

Юристы F.Doc подготовили типовые формы соглашений, в которых учтены все перечисленные рекомендации и требования законодательства. Вы можете использовать эти формы либо разработать собственные.

Законодательство не требует очную идентификацию клиента в обязательном порядке. Если вы хотите начать подписывать документы с клиентом, с которым сотрудничали ранее и уже проверяли его реквизиты, то проводить дополнительную идентификацию не нужно. Также вы можете идентифицировать клиентов дистанционно, например, запросив скан документа, удостоверяющего личность, по электронной почте.

Всегда ли обязательно заключать соглашение

Разберемся, нужно ли оформлять соглашение, если вы устно договорились с контрагентом о ведении ЭДО.

Юристы рекомендуют подтверждать соглашением условия, которые не регламентированы законом или нормативно-правовым актом. Если закон описывает все ключевые аспекты электронного обмена документами, нет необходимости подписывать отдельное соглашение.

Например, НК РФ, Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н и Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ закрепляют существенные положения обмена счетами-фактурами в электронном виде. Поэтому контрагенты при взаимной договоренности перешли на электронную форму счетов-фактур без дополнительного соглашения. Достаточно подтвердить согласие действием: одна сторона приняла направленный в ее адрес другой стороной документ в электронном виде.

Если в законе нет четкого регламента взаимодействия в отношении электронных документов, советуем закрепить его процесс в соглашении перехода на ЭДО с вашими контрагентами. К тому же при проверке первичных учетных документов, которые N 402-ФЗ (ст. 9, п. 5) допускает вести в электронном виде, налоговые инспекторы имеют право запросить у вас такое соглашение для подтверждения действительности первичной документации.

В соглашении опишите основные вопросы обмена электронными документами. Рассмотрим, что необходимо зафиксировать в соглашении.

Какие положения стоит включить в соглашение

При составлении документа опирайтесь на законодательную базу. Это N 63-ФЗ, статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете» и разработанные ФНС Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами и Методические рекомендации по разработке форматов электронных документов.

В соглашение об использовании электронного документооборота включите разделы, в которых договоритесь с контрагентом, какой формат документов и какой вид электронной подписи будете использовать и как будете хранить документы.

Формат документов

В тексте соглашения или в приложении перечислите форматы электронных документов, которыми будете обмениваться с контрагентом.

Форматы счетов-фактур и учетных первичных документов утверждены законом и органами власти. О форматах остальных документов договоритесь со второй стороной. Также договоритесь, насколько детально опишите форматы и способ прикрепления электронной подписи к документу: будет это присоединенная подпись, отсоединенная или интегрированная.

Присоединенная подпись находится внутри файла документа в отдельном защищенном контейнере. Отсоединенная прикрепляется отдельным файлом. Интегрированная включена внутрь документа.

Вид электронной подписи

Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи» в ст. 4 говорит, что если федеральный закон или нормативно-правовые акты не требуют применять определенный вид ЭП, то контрагенты вправе выбирать, какой вид использовать. Статья 5 того же закона описывает виды электронной подписи.

Простая электронная подпись. Факт формирования простой электронной подписи подтверждают используемые подписывающим лицом коды, пароли или иные средства. Личность подписанта при ПЭП не идентифицируется.

Неквалифицированная электронная подпись — информация, преобразованная криптографическими методами (хешированием). Владелец неквалифицированной ЭП получает уникальный ключ. Этот ключ и специализированное ПО позволяют определить владельца подписи и отследить сделанные им изменения в документе после подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись равносильна подписи и печати на бумажном документе. Получают такую подпись в аккредитованном государством центре сертификации. Там изготовят и выдадут квалифицированный сертификат — специальный ключ, который однозначно соответствует конкретному владельцу УКЭП. Поскольку УКЭП в суде признают равнозначной собственноручной подписи, немедленно обратитесь в центр сертификации и заблокируйте ключ, если потеряли его.

Чтобы избежать спорных ситуаций, установите правила, в каких случаях при обмене документами с контрагентом применяете простую электронную подпись, когда усиленную неквалифицированную подпись, а когда УКЭП.

Порядок хранения

При хранении документов на электронных носителях каждые 5 лет проводят ревизию и перезаписывают файлы на новый носитель, чтобы избежать их порчи. Сервера с базами данных электронных документов должны находиться на территории РФ. Информация должна быть защищена от утечки и проникновения.

Срок хранения электронных документов такой же, как бумажных. По приказу ФНС от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ договоры, соглашения и приложения к ним, налоговая отчетность, акты и счета-фактуры хранят 5 лет. По истечению срока хранения документы уничтожают. Опишите в соглашении процесс уничтожения файлов.

В этом же разделе закрепите порядок внесения изменений в документы. Изменения должны быть согласованы обеими сторонами: обязательно письменное подтверждение всех подписантов документа. То же касается обновления версий документов — они должны быть письменно согласованы подписантами. При внесении изменений укажите дату. Так вам будет проще ориентироваться в истории обновлений документа.

Еще договоритесь с контрагентом о том, что он сделает для вас копии документов, если из-за чрезвычайной ситуации ваши файлы будут утрачены. И наоборот, вы предоставите копии документов, если вторая сторона потеряет файлы в связи с непредвиденными обстоятельствами.

Образец соглашения об ЭДО между контрагентами

Законодательство не зафиксировало бланк соглашения о переходе на электронный обмен и не утвердило четкий порядок его заполнения. Контрагенты сами разрабатывают и согласовывают шаблон документа, который удовлетворит обе стороны.

Мы предлагаем использовать один из вариантов соглашений:

Образец соглашения об обмене электронными документами на бумаге

Образец соглашения об обмене электронными документами онлайн

Как подписать соглашение с клиентом

Соглашение об ЭДО между контрагентами можно подписать двумя способами.

На бумажном носителе.
В электронном виде с помощью электронной подписи. Для подписания соглашения подходит любая валидная электронная подпись, в том числе ПЭП.

С бумажным подписанием всё прозрачно. Но законно ли подписывать соглашение об электронной подписи с помощью… электронной подписи? Ответ: законно. Объясним почему.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поскольку соглашение об обмене электронными документами определяет последствия его заключения для гражданских правоотношений сторон, к нему применимы общие правила ГК РФ о форме и способе заключения договора.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Таким образом, использование электронной подписи при заключении договора путем обмена электронными документами может свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора.

Требований о заключении соглашения об обмене электронными документами только на бумажном носителе закон не содержит. Поэтому соглашение может быть заключено сторонами, в частности путем обмена электронными документами, подписанными электронной подписью.

Соглашение можно подписывать с помощью ПЭП прямо в сервисе F.Doc. Главное — подписать соглашение самым первым документом, так как оно наделяет юридической силой все последующие.

F.Doc умеет самостоятельно контролировать наличие подписанного ПЭП соглашения у клиента.

Рекомендуем подписывать соглашение электронно при личном присутствии клиента в офисе, чтобы снизить риск обращения клиента о не совершении действий по подписанию соглашения.

Преимущество электронного подписания соглашения: вам не потребуется обеспечивать передачу и хранение бумажного документа, и оно всегда будет доступно как вам, так и клиенту.

Можете как составить соглашение отдельным документом, так и включить необходимые пункты соглашения об использовании ПЭП в другой документ. Например:

в договор оказания услуг при работе с самозанятым, тогда все последующие документы, в том числе акты выполненных работ, можно будет подписывать с помощью ПЭП;
в договор-оферту, если зарегистрированный авторизованный клиент подписывает его электронной подписью при оформлении заказа на сайте;
в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, если планируете подписывать кадровые документы с сотрудниками.

После заключения соглашения вы на законном основании перейдете с клиентом на электронный обмен документами. А организовать процесс ЭДО вам поможет Безбумажный офис F.Doc.