Оператор электронного документооборота (ЭДО): разбираемся, какие они бывают и как их выбрать

ЭДО

31.07.2023

С началом цифровизации представление о современном офисе меняется. Чтобы оформить и подписать любой вид договора, больше не требуется присутствие в отделении компании. Все документы можно зарегистрировать дистанционно, а вместо рукописной подписи воспользоваться электронной, которая оцифровывается в два клика при наличии смартфона под рукой.

Клиенты и бизнес экономят свое время и расходы благодаря системе электронного документооборота (ЭДО). Но в некоторых организациях считают, что подключить ЭДО очень сложно. Много непонятных терминов и новых предложений на рынке для автоматизации бизнес-процессов, в которых нужно ориентироваться. Мы подготовили гайд, какие есть операторы ЭДО и по каким критериям их выбирать.

Оператор ЭДО – это сторонняя организация, прошедшая аккредитацию в Федеральной налоговой службе, поэтому имеет право верифицировать правильность работы с электронными документами, а документация, передаваемая с помощью системы ЭДО, имеет форму, предусмотренную нормативными актами. Это придаёт ей юридическую силу и позволяет подавать в налоговую инспекцию, суды, другие государственные и муниципальные органы.

Легитимность документов в системе ЭДО

Для обеспечения юридической значимости большинства документов достаточно, чтобы документ был подписан валидной электронной подписью (в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи). Если в рамках электронного документооборота потребуется наличие счета-фактуры, то данный документ должен быть проведен через оператора ЭДО, состоящего в списке доверенных операторов ФНС РФ. Также оператор ЭДО должен получить лицензию на предоставление услуг и обладать техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.

Основные задачи оператора ЭДО

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить взаимодействие организации и клиента.

С помощью ЭДО вы сможете дистанционно:

Создать новые документы в системе по шаблонам
Регистрировать документы
Контролировать процессы исполнения договоров
Создавать и редактировать реквизиты
Формировать отчеты по документообороту организации
Работать с разными версиями документов
Получать отсканированные документы
Хранить документы в электронном архиве

Как выбрать оператора ЭДО?

Шаг 1. Определяем вид ЭДО

Делопроизводство любой компании можно разделить на внутренний и внешний электронный документооборот.

Внутренний ЭДО относится к внутрикорпоративной системе ведения документов и затрагивает отношения между работниками и руководством компании.

С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о локальных нормативных актах, к которым относят приказы об изменения в структуре компании, заявление на отпуск и другие документы, касающиеся деятельности сотрудников внутри компании.

Руководство организации может отследить все этапы согласования документов благодаря статусу обработки. Функциональность данного внутреннего ЭДО позволяет просматривать время, затраченное на работу с документом, и этапы обработки.

Внешний ЭДО – ведение документооборота между разными субъектами, то есть контрагентами. Если у вас с контрагентом один оператор, то можно приступить к обмену документами сразу. Если ваш контрагент работает с другим оператором ЭДО, можно подключить роуминг.

Роуминг ЭДО – технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота. Для подключения роуминга нужно отправить контрагенту заявку (приглашение), которую он должен подтвердить. Стороны не несут на это никаких дополнительных расходов. Благодаря подключению роуминга компании смогут расширить количество контрагентов и увеличить объём электронного документооборота с ними.

Данный формат обмена документами с помощью роуминга будет бесплатным для всех организаций, которые подключены к ЭДО.

Как подключить роуминг? Для автоматического запуска подключения роуминга достаточно уведомить своего оператора о необходимости начать обмен с конкретными абонентами другого сервиса. Необходимо направить приглашение на обмен документами, а партнер должен его принять.

Для подключения роуминга вручную необходимо подготовить соответствующее заявление от организации операторам ЭДО. В заявлении нужно указать данные организации: ИНН, КПП, адрес. Процедура подключения занимает от 5 до 10 рабочих дней.

Шаг 2. Подключаем оператора ЭДО

Оператор ЭДО должен состоять в официальном реестре Федеральной налоговой службы (ФНС). Приказом ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546 закреплены требования к операторам электронного документооборота.

Посмотреть перечень операторов ЭДО и узнать, с кем взаимодействует ваш оператор ЭДО, можно на сайте ФНС. Действующим операторам ЭДО необходимо подтверждать свой статус каждые два года.

Если вы не знаете, какого оператора документооборота выбрать, отметьте, соответствует ли он следующим параметрам:

Наличие в собственности или на другом законном основании сетей, серверов и программ для круглосуточного обмена документами.
Наличие лицензии ФСБ на работу с криптографическими средствами защиты.
Роуминг настраивается в течение двух дней с даты обращения при наличии соединения и 20 дней при его отсутствии.
Наличие интеграции с сервисом ФНС, принимающим информацию об участниках ЭДО.
Информирование участников о присвоенных им идентификаторах ЭДО.
Резервное копирование данных.

Далее начинаются нюансы. Служба безопасности и ИТ-департамент вашей организации должны учесть интеграцию со своими системами (например, с 1С или Битрикс24).

Шаг 3. Как узнать своего контрагента в системе ЭДО?

Узнать своего контрагента в системе ЭДО можно по минимальному набору показателей: ввести наименование оператора, ИНН, ID (идентификатор). ID формируется на основе данных ИНН и КПП. Если у компаний одинаковый ИНН, но разные КПП, они будут работать под своими собственными идентификаторами в системе ЭДО.

ID – уникальный ключ, который делает оператора ЭДО видимым в системе для ФНС и других операторов электронного документооборота.

Шаг 4. Оператор ЭДО – как определить стоимость для бизнеса

Услуги любого оператора ЭДО тарифицируются в зависимости от функционала, который входит в пакет услуг. Существуют самый минимальный пакет услуг, который сводится к работе с небольшим объёмом документов. Далее условия подключения меняются и зависят от количества подключаемых к системе сотрудников, интеграцией с ИТ-системами и расширение возможностей кастомизации.

В чем отличие F.Doc от оператора ЭДО

Безбумажный офис F.Doc – это сервис для подписания в электронном виде документов с клиентами – физическими лицами. Сервис использует простую электронную подпись (ПЭП), которая также регламентируется законом «Об электронной подписи». Через F.Doc можно подписывать договоры, акты, справки, заявления и другие виды документов.

Несмотря на то, что F.Doc – это легкий документооборот, он не является оператором ЭДО, так как не передает данные в государственные органы. F.Doc – участник информационного обмена и сам контролирует правильность использования электронных подписей. Сообщения и документы в Программе «Безбумажный офис F.Doc» имеют форму, не утвержденную законодательством – она определяется самими участниками обмена электронными сообщениями. Также электронные документы в сервисе подписываются простой электронной подписью (ПЭП).

Простая электронная подпись приравнивается к собственноручной, если между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны:

правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи
случаи признания ЭД, подписанных ПЭП
порядок проверки ПЭП.

Соглашение об ЭДО обязательно для F.Doc. Этот документ нужно подписать всего один раз, но без соглашения отправка документов будет заблокирована. Образцы соглашений для подписания через ЭДО и в бумажном виде размещены в разделе «Юридическая модель».