Какие документы можно и нельзя подписывать ПЭП

ЭДО

14.03.2023

Ежедневно мы пользуемся социальными сетями, интернет-магазинами и онлайн-банками. Для удаленной регистрации и дальнейшей авторизации вводим логин и пароль — уникальный код, с помощью которого передаем согласие на обработку персональных данных. Такой код является простой электронной подписью, которая как ключ предоставляет доступ к необходим для нас сервисам. Рассмотрим примеры сфер, в которых используется подписание документов с помощью простой электронной подписи (ПЭП).

Банковская сфера

Банки уже давно ввели процедуру подтверждения операций клиентом с помощью простой электронной подписи и активно используют данную технологию в сервисах интернет-обслуживания. Особенность в том, что простая ЭП формируется посредством ввода одноразового пароля, который может приходить на мобильное устройство или распечатываться на чеке. Документы подписывают простой электронной подписью для открытия или закрытия счетов, вкладов. Заявления на выпуск, перевыпуск, закрытие карт, на подключение или отключение смс-сервисов. Заявления на открытие кредита или досрочное погашение — все это возможно подписать ПЭП.

Брокерские организации

Брокеры также используют электронную подпись в работе со своими клиентами. Подписание документов электронной цифровой подписью позволяет клиенту просматривать отчеты об операциях с ценными бумагами и подавать неторговые поручения.

Госучреждения

В организациях государственной и муниципальной власти подтверждение той или иной операции и получение услуг также происходит через личный кабинет — с помощью ввода уникального логина и пароля. Все действия в Госуслугах пользователи совершают при помощи ПЭП.

Агентская сеть

Если с перечисленными отраслями все достаточно прозрачно, то иначе ситуация обстоит с агентскими сетями. Напомним, что агентская сеть — это организационно оформленная совокупность агентов, работающих от имени и в интересах компании. В этом случае ПЭП выглядит как личный кабинет на портале для агента, где вводятся данные о продажах тех или иных продуктов и формируются отчеты.

Сервисы доставки

Код в смс-сообщении, который вы получаете, прежде чем забрать свою посылку — это тоже простая электронная подпись. Сейчас нет необходимости заполнять извещения и приходить с ними в отделение с паспортом.

Страхование

Онлайн-страхование — это оперативность оформления и выпуска полиса. В этом вопросе очень помогает использование простой электронной подписи, где подписание заявления на оформление страхового полиса происходит посредством смс, push-уведомления или e-mail-сообщения.

Какие документы можно подписывать простой электронной цифровой подписью (ЭЦП)?

Общие административные документы:

Согласие на обработку персональных данных
Договор на оказание услуг
Квитанция об оплате, фискальный чек
Акты об оказании услуг и оплате

В каждой сфере бизнеса существует список документов, актуальный для каждой отрасли

Например, в туризме и гостиничном деле подписывают следующие документы:

Информацию о порядке проживания
Ваучер на проживание в отеле
Билеты
Листы бронироования
Медицинская страховка / страховка от невыезда

В недвижимости:

Договор аванса
Договор найма жилого помещения
Договор на риелторские услуги
Договор на юридическое сопровождение сделки
Акты приема-передачи недвижимости

В автобизнесе:

Заказ-наряды
Гарантийный талон
Полис страхования
Заявки на кредит
Договор залога
Акт осмотра автомобиля

В медицине:

Договор на оказание медицинских услуг с клиентом
Согласие на обработку персональных данных клиента
План лечения пациента
Памятка по уходу за пациентом
Акты об оказании медицинской услуги и оплате
Гарантийные талоны на полученную пациентом продукцию: пломбы, коронки, протезы.
Дистанционное обучение и консультации (продажи медицинских консультаций)

Какие документы нельзя подписывать ПЭП?

Этот вопрос относится к юридической значимости подписанного документа. Большинство категорий бизнеса обязаны представлять отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы через интернет. В данном случае подтверждением достоверности документов служит квалифицированная электронная подпись (КЭП). Кроме того, КЭП нужна для участия в электронных торгах (госзакупки, за редким исключением, проводятся в формате электронных аукционов и конкурсов) и работы с государственными информационными системами. Данные документы не подписываются ПЭП, так как не будут иметь юридической силы.

В перечень документов, которые нельзя подписать электронной подписью работника, входят содержащих государственную тайну, кассовые книги, электронные счета-фактуры (в соответствии со ст. 169 НК РФ), документы для регистрации ООО и ИП и регистрации изменений, вносимых в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, документы для передачи в Росреестр.