Как проверить электронную подпись в документе: разбор популярных способов

Как проверить электронную подпись в документе

Существует несколько способов проверки электронной подписи и целостности документа. Бесплатный и самый простой — воспользоваться порталом УФО на базе Госуслуг. Но данный вариант подходит только для отсоединенных и присоединенных УНЭП или УКЭП. Для работы со встроенным типом понадобится офисное ПО (Word, Excel, Adobe Acrobat), а также модули КриптоПро.

В статье рассказываем, какие форматы размещения ЭП существуют, как их можно распознать и проверить с помощью разных платных и бесплатных сервисов.

Зачем проверять электронную подпись

Проверка электронной подписи позволяет узнать, кто подписал документ, был ли сертификат действующим, вносились ли правки после подписания. Таким образом сторона, принимающая документацию, может убедиться, что файл подлинный, имеет юридическое значение и равнозначен бумажному документу.

Когда подписание и обмен происходят через информационную систему, подлинность подписи автоматически проверяется. Но проверка — необходимый этап, если участники электронного документооборота обмениваются «бумагами» вне оператора ЭДО. Например, с помощью e-mail или в мессенджере.

Обычный автограф, поставленный рукой, можно подделать (это уголовное преступление). Доказать его подлинность непросто: необходимо обращаться напрямую к подписанту и/или проводить независимую экспертизу, что дорого и небыстро.

Электронный вариант подделать практически невозможно — особенно если речь идет об УКЭП. Но недобросовестные участники сделок и соглашений могут, например, сымитировать штамп, указывающий, что документ подписан с помощью ЭП, и приложить измененные или поддельные файлы. Разбираться в тонкостях не нужно — обман вычисляется просто, с помощью специальных сервисов. О них расскажем в следующих разделах статьи.

Что покажет проверка ЭП:

• Владельца сертификата (того, кто подписался).
• Подлинность, срок действия и корректность установки сертификата.
• Изменялось ли содержание документа.

Открепленная, присоединенная и встроенная электронная подпись: в чем разница

У электронной подписи может быть один из трех форматов размещения — каждый из них придает документу юридическую силу при правильном подписании. Открепленная ЭП выглядит как отдельный файл, который прикладывается вместе с основным. Присоединенная встраивается в исходник в виде контейнера с защищенной информацией — расширение при этом становится двойным. Встроенная находится в метаданных документа и не меняет его расширение.

Открепленная или отсоединенная

Формируется отдельно от подписанного документа. Представляет собой файл, который имеет один из распространенных форматов: .sig (чаще всего), .sgn, .p7s. Его присылают вместе с основным документом — у них одинаковые названия, но разные расширения. Для проверки понадобятся оба файла, причем переименовывать их нельзя.

В другой статье рассказываем, как открыть подпись с расширением .sig.

Ключевое преимущество. Подписываемый документ можно открыть с помощью офисного ПО или, например, в браузере. Не понадобится устанавливать дополнительный софт от криптопровайдера.

Пример. Вам прислали электронное удостоверение о повышении квалификации. Как проверить, есть ли электронная подпись, позволяющая определить подлинность диплома? Обратите внимание — в комплекте должны идти минимум 2 файла: непосредственно удостоверение и сама открепленная подпись.

Как это может выглядеть:
«Удостоверение_о_ПК.pdf»
«Удостоверение_о_ПК.pdf.sig»

Если у вас просят оригинал удостоверения, необходимо отправить все файлы в неизменном виде. В архиве может быть и третий файл с визуализацией ЭП. В нем будет стоять штамп с информацией о сертификате, его владельце и сроке действия.

Присоединенная

Неотделима от основного документа — она присоединяется к нему в формате контейнера с защищенной информацией. В контейнере хранится открытый ключ ЭП, который представляет собой уникальное сочетание символов, содержащее информацию об электронной подписи, хеш-сумму файла и метаданные. Проверять нужно единственный файл — у него двойное расширение. Например, .docx.sig.

И хотя такой формат кажется удобным, его использование при работе с физическими лицами может быть проблематичным. Всё дело в том, что открыть электронный документ с неотделимым от него контейнером с защищенной информацией нельзя с помощью обычного офисного ПО. Необходим криптопровайдер, которого, как правило, нет у физлиц. Но для обмена документацией с контрагентами-юрлицами такой вариант подходит хорошо.

Ключевое преимущество. Обладает такой же юридической силой, как и открепленная, но удобнее в хранении и отправке — ведь нужен всего один файл. А при попытке изменить целостность документ будет утрачен.

Пример. Нужно составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентом. ФНС устанавливает к электронному документу определенные требования: формат .xml, открепленная или присоединенная подписи обеих сторон.

Как это может выглядеть:
«Акт_сверки.xml.sig»

Встроенная

Добавляется в структуру самого файла и хранится в его метаданных. Может иметь визуальное отображение — обычно оно выглядит как штамп, встроенный в тело документа. Расширение файла при этом остается таким же: .docx, .pdf, .xml и другие. Чтобы открыть документ и проверить подпись, понадобятся программа и плагин, с помощью которых они создавались.

Ключевое преимущество. Расширение файла остается прежним, а вес меняется лишь незначительно. Его удобно хранить и передавать. Также можно настроить визуальное отображение факта подписания.

Пример. Встроенная подпись может понадобиться бизнесу при подаче отчетности в госорганы. Например, если в штате есть сотрудники, необходимо регулярно отчитываться о взносах в Социальный фонд. Отчет ЕФС-1 можно создать в бухгалтерском ПО в формате .xml и подписать через оператора ЭДО (по стандарту XMLDSig).

Как это может выглядеть:
«Имя_файла.xml»
Нужная информация хранится в метаданных.

Как проверить электронную подпись через Госуслуги и портал УФО

С помощью Госуслуг можно проверить открепленную и присоединенную подписи. Такую возможность дает портал УФО, который функционирует на базе сервиса «Госуслуги». Необходимо перейти по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/check/sign, выбрать нужные параметры и загрузить файл (ы). Входить под своей учетной записью необязательно. Услуга предоставляется бесплатно.

Инструкция по проверке через портал УФО на Госуслугах:

1. Открыть портал уполномоченного федерального органа (УФО) в сфере использования ЭП. Перейти можно по прямой ссылке.
2. Перейти на вкладку «Проверка ЭП», нажать на опцию «Проверка квалифицированной ЭП» и выбрать формат: отсоединенная или присоединенная.
3. Загрузить файл (ы) в допустимых форматах и нажать «Проверить».
4. Ознакомиться со сформированным отчетом.

Отчет покажет действительность/недействительность подписи, статус сертификата и его владельца, издателя (удостоверяющий центр), серийный номер, отпечаток, срок действия ключа, значение хеш-функции и штамп времени при его наличии. Последняя характеристика важна для подтверждения действительности документации на конкретный момент времени.

Полученный результат можно скачать в формате PDF и предъявить подписанту, если выяснится, что ЭП неверна.

Как проверить подпись через КриптоАРМ

Если у вас на компьютере есть программа КриптоАРМ, вы можете быстро провести проверку даже без интернета. Для этого откройте приложение, перейдите в меню, выберите раздел «Документы» и функцию «Проверка и расшифрование». Переместите файл в поле загрузки и ознакомьтесь с результатами в колонке «Статус». Чтобы получить подробный отчет, нажмите на кнопку «Показать сведения».

Для отсоединенной подписи необходимо дополнительно указать на исходный документ.

Описанный способ позволяет получить подробный отчет, включающий информацию о сертификате подписанта и полную цепочку сертификации.

Как проверить подпись в PDF, Word и Excel

Файлы в форматах .pdf, .docx и .xlsx со встроенной подписью можно проверить прямо в офисном ПО, но понадобится установить и настроить модули: КриптоПро PDF для Adobe Reader и/или КриптоПро Office Signature для Word и Excel. Надстройки не будут работать без установленного криптопровайдера КриптоПро CSP. Скачать программы можно на официальном сайте.

Далее расскажем, как настроить рабочую среду и как проверить подлинность ЭП. Вы можете столкнуться со сложностями и ошибками в процессе и после установки. Чтобы решить проблему, можете обратиться к базе знаний, в службу техподдержки или на форум разработчика.

КриптоПро PDF для Adobe Acrobat Reader

Модуль КриптоПро PDF позволяет автоматически проверять подписанные PDF-файлы в программе Adobe Reader. Этот способ работает только со встроенной подписью. Чтобы пользоваться функцией, установите на компьютер Adobe Reader, криптопровайдер КриптоПро CSP, а затем КриптоПро PDF. После этого откройте нужный файл в формате .pdf и ознакомьтесь с результатами автоматической проверки.

Не забудьте убедиться, что модуль включен. Зайдите в меню Adobe Reader, нажмите «Редактирование» — «Установки» — «Подписи» — «Проверка» — «Подробнее». Выберите «Всегда использовать метод по умолчанию» и укажите КриптоПро PDF. Подтвердите настройки.

При открытии PDF со встроенным контейнером в интерфейсе Reader появится панель «Подпись». Нажмите на кнопку, чтобы просмотреть подробные сведения и результаты.

КриптоПро Office Signature для Word и Excel

С помощью встроенной электронной подписи могут быть подписаны даже файлы .docx и .xlsx. Для проверки документации таких форматов понадобится плагин КриптоПро Office Signature. Установите его на компьютер и откройте подписанный документ с помощью офисного ПО. На нижней панели, справа от числа слов и языка, отобразится значок. Нажмите на него, чтобы открылся блок с информацией о подписи.

Чтобы просмотреть детальные сведения, нажмите на стрелочку рядом с ЭП и выберите «Состав подписи». В открывшемся окне можно также изучить сертификаты.

Как проверить сертификат электронной подписи

Проверить его на действительность можно на портале УФО на Госуслугах. Для этого перейдите по ссылке https://e-trust.gosuslugi.ru/check/sign, выберите опцию «Проверка сертификата» и загрузите файл в формате .cer или .crt. Сервис покажет статус (действителен или нет), а также цепочку сертификатов. Цепочка должна содержать данные как минимум о трех сертификатах: владельца ЭП, удостоверяющего центра и Минцифры.

Подсказка: Чтобы получить сертификат в формате .cer или .crt, можно проверить ЭП на Госуслугах и загрузить данный файл по кнопке, расположенной в отчете. Она находится под пунктом «Срок действия ключа». Ссылку на сертификат можно также получить, например, в программе КриптоАРМ в разделе «Подробные сведения».

Отчет о проверке сертификата электронной подписи покажет:

• Владельца и его данные.
• Издателя (УЦ, ФНС, Казначейство).
• Уникальный серийный номер и отпечаток.
• Срок действия сертификата и ключа электронной подписи.

Есть еще два важных шага, которые помогают как проверить работу электронной подписи, так и однозначно убедиться в подлинности и юридической значимости подписанной электронной документации:

• Контроль лицензии (аккредитации) удостоверяющего центра. Она должна быть у УЦ на момент подписания, иначе сертификат недействителен. Аккредитацию можно проверить, изучив перечень на сайте Минцифры.
• Наличие метки времени. Если ее нет, документ будет считаться действительным, только пока действует сертификат.

Что означает результат проверки электронной подписи

Отчет позволяет определить, не изменялись ли данные в подписанном документе и действителен ли он на текущий момент. Если подпись неверна, по результатам проверки можно установить причину. Например, просроченный или отозванный сертификат или несовпадающую хеш-сумму.

Статус подписи. ЭП должна быть верна. Если она неверна, значит, документ не имеет юридической силы. Причины могут быть разные: техническая ошибка, просроченный или отозванный сертификат, попытки внести правки, лишение УЦ лицензии и др.

Статус сертификата. Должен быть действительным. Если он недействителен, важно обратить внимание на срок действия — если он закончился, но на момент подписания сертификат действовал, всё в порядке. Но лишь при условии, что в отчете есть метка времени.

Штамп времени. Эта информация указывает точный момент подписания. Если штампа нет, документ считается действительным только при актуальном на данное время сертификате.

Владелец. Это подписавшая документацию компания или ее уполномоченный сотрудник. Они должны совпадать с вашими ожиданиями. Важно проверить, принадлежит ли указанный в отчете ИНН указанному юрлицу/физлицу.

Издатель. Пункт показывает, кто выдал сертификат. Это может быть ФНС (для компаний и предпринимателей), Казначейство (для государственных организаций) или УЦ (для сотрудников с доверенностью и физических лиц). Удостоверяющий центр должен быть аккредитован в Минцифры на момент подписания.

Хеш-сумма. Должна совпадать. Если хеш неверный, целостность документа нарушена. Нет гарантии, что в него не внесли изменения после подписания.

Резюме: сравнение способов проверки

В завершение сравним способы, как проверить ЭП, и наглядно покажем, какой вариант выбрать оптимально в определенной ситуации.

Напоследок уточним один очевидный, но важный факт. Описанные способы предназначены для анализа ЭП, созданных по российским стандартам (ГОСТ).