Как подписать документ онлайн с помощью ЭЦП

Бумажные документы все больше уходят в прошлое, а их цифровые аналоги — набирают популярность. Онлайн-подпись документов уже является чем-то привычным для многих. Но как воспользоваться электронной подписью? В статье обсудим примеры ПО и сервисов для подписания.

В каких случаях нужна электронная подпись

Электронная подпись (ЭП или, как еще ее называют, ЭЦП) — это цифровая замена традиционной подписи, которая применяется для обеспечения юридической значимости документа и подтверждения личности гражданина, подписавшего документ. ЭП представляет по своей сути набор данных, который присоединяется к файлу документа. 

В РФ распространены три вида ЭП:

— Простая электронная подпись (ПЭП). Подтверждает личность человека, оформляющего документ, однако применение такой подписи ограничено. Например, ПЭП нельзя использовать для подписания документов, содержащих гостайну. Чаще всего ПЭП применяется в повседневных действиях, таких как оформление онлайн-заказов, получение посылок на почте и подтверждение денежных переводов.

— Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Использует криптографические алгоритмы для защиты документа, но ее правовая сила является ограниченной. НЭП может применяться в электронном документообороте (ЭДО) с персоналом и клиентами организации при условии, что между сторонами предварительно оформлено соглашение о ее использовании.

— Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Имеет юридическую силу, равную традиционной подписи, без лишних условий. Она необходима для сдачи отчетной документации в контролирующие органы, участия в торгах, работы с государственными порталами и обмена документами с налоговой, а также для ведения ЭДО с штатом и подрядчиками компании.

Как подписать документ онлайн самостоятельно

Представим ситуацию: вы заказали мебель онлайн, и мебельная компания отправила вам по электронной почте договор, подтверждающий детали заказа и требующий вашей подписи. Вместо того чтобы распечатывать файл, подписывать его от руки и затем сканировать, вы можете просто поставить электронную подпись на документе. Как подписать документ с помощью ЭЦП? Вы можете воспользоваться онлайн-сервисами и подписать документ онлайн прямо в браузере или скачать специальную программу.

В зависимости от ситуации, нормативных требований и документации, которую нужно подписать, понадобится различный тип ЭП. Для заключения сделок с высоким риском или подписания значимых документов необходима квалифицированная электронная подпись. Для менее формальных документов (например, служебные письма, согласия на обработку данных, заявления, чеки) может подойти простая или неквалифицированная электронная подпись.

Оформлять ПЭП заранее не требуется — она обычно формируется внутри системы. НЭП и КЭП можно получить только в удостоверяющем центре (УЦ), список которых доступен на сайте Минцифры.

Специализированные онлайн-сервисы

Электронная подпись документов с помощью онлайн-сервисов идеально подойдет тем, кто хочет быстро и без установки дополнительных приложений подписать документ любого разрешения.

Принцип работы таких сервисов схож и включает несколько простых шагов. Вы загружаете файл в сервис, добавляете свою подпись и сохраняете подписанный документ на устройство. Тем не менее, конкретные шаги могут немного варьироваться в зависимости от того, какой сервис вы выберете. 

Распространенные веб-сервисы для подписи:

— Контур.Крипто. Для использования этого сервиса вам понадобится КЭП. Он позволяет подписывать исковые заявления для подачи в суд онлайн, документы для регистрации прав и сделок с недвижимостью через Росреестр, заявления на зачисление в вуз и др. Контур.Крипто предлагает бесплатный тариф, который позволяет подписывать до 29 документов.

— Астрал Подпись. Этот сервис также требует наличие КЭП и предоставляет возможность подписывать различные документы, включая налоговые декларации, отчеты и другие важные бумаги. Астрал Подпись отличается интуитивно понятным интерфейсом и быстрой обработкой файлов. Кроме того, сервис предлагает различные тарифные планы, цены начинаются от 2 000 ₽ в год.

Программы для подписания документов

В специальных программах тоже можно подписывать документы любого формата. Обычно их используют, если нужны тонкие настройки или есть требования к программе от контролирующего органа. Перечислим наиболее популярные программы:

— КриптоАРМ. Лицензия платная, но доступна триальная версия на 14 дней. Для подписания в этом ПО потребуется сертификат КЭП. Программа подойдет, если ваша задача не только подписать важный документ, но и зашифровать его.

— СберКорус. Для работы в СберКорусе также необходим сертификат КЭП. Его можно получить через удостоверяющий центр СберКоруса или оформить онлайн-заявку с доставкой на дом. СберКорус подходит для широкого спектра задач, включая регистрацию юридических лиц и ИП, поступление в ВУЗ, оформление кредита (в том числе ипотеку) и т.д.

— Microsoft Word с плагином КриптоПро Office Signature. Чтобы подписать документ в формате Word онлайн, нужно установить плагин КриптоПро Office Signature, так как встроенная функция подписания в пакете программ Microsoft Office не придает юридическую значимость документам. Важно также принимать во внимание различия в процессе подписания между разными версиями Word. Плагин имеет бесплатный тестовый период. Подписание осуществляется через меню «Сервис» → «Параметры» → «Безопасность» → «Цифровые подписи».

— Adobe Acrobat/Reader с дополнительным модулем КриптоПро PDF. Чтобы подписать PDF-документ онлайн, необходимо установить модуль КриптоПро PDF. Он доступен бесплатно 30 дней в пробном режиме. Затем требуется приобрести лицензию.

Как электронно подписать документ с клиентами

Для организаций, стремящихся организовать взаимодействие с клиентами — физическими лицами в онлайн-формате, ситуация отличается. Существуют специализированные сервисы, разработанные под специфику взаимодействия между организацией и клиентами. Одним из самых простых и удобных таких инструментов является Безбумажный офис F.Doc.

Для подписания сервис F.Doc использует простую ЭП. Ее применение соответствует законодательству РФ, а значит, все документы, подписанные в этом сервисе, легитимны и имеют юридическую значимость.

Какие документы можно оформить в F.Doc:

• Квитанция об оплате
• Акт об оказании услуг
• Акт приема-передачи
• Информированный отказ или согласие
• Акт об оплате и др.

Подписывать документы в F.Doc легко и удобно. Сервис не требует установки дополнительных приложений ни от компании, ни от клиента или сотрудника. Достаточно зарегистрироваться на сайте, и можно начинать работу прямо в браузере. F.Doc предлагает удобный веб-интерфейс. Клиенту нужен только смартфон с доступом в интернет. 

Процесс подписания состоит из нескольких простых действий:

1. Документ загружается в сервис.
2. Вносятся данные человека (ФИО и телефон), с которым, например, нужно заключить договор.
3. На указанный номер телефона отправляется СМС со ссылкой на договор.
4. Клиент проходит по указанному URL из СМС, изучает документ и вводит проверочный код из сообщения.
5. Нажимает «Подписать».
6. Все готово — документ подписан!