Электронный документооборот: что это такое, как работает, системы ЭДО

ЭДО

17.04.2023

Ежедневный рабочий процесс компаний, госорганов, финансовых организаций и их клиентов строится на согласовании и подписании ряда документов. Этот бесконечный конвейер требует значительных денежных вложений, дополнительных ресурсов и времени. Но решение этих проблем найдено! ЭДО (расшифровывается как электронный документооборот) — это такая система, которая поможет снизить издержки предприятия и существенно сэкономить его ресурсы.

Как это работает?

Система электронного документооборота — универсальная схема работы с документами для любого масштаба предприятия. Потребуется пройти всего несколько шагов, чтобы подключиться к системе электронного документооборота между организациями.

Но как это работает и для чего он нужен?

Схема стандартная, ее можно сравнить с обычным подписанием бумажного документа, но только в цифре. Отправитель создает документ в системе, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту. Если ваш партнер еще не использует ЭДО, то на его e-mail придёт приглашение зарегистрироваться. После регистрации, оплаты сервиса контрагент получит документ на согласование. Он либо согласует и подпишет, либо внесет свои правки и отправит вам.

Документы, которыми можно обмениваться по ЭДО:

Счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг (налоговые или бухгалтерские отчёты), универсальные передаточные документы (акты, товарные накладные);
Договоры, соглашения, контракты, приложения к ним, допсоглашения;
Прайсы, реестры, ведомости;
Процессуальные документы, предназначенные для подачи в суд;
Обращения в государственные органы;
Трудовые книжки, кадровые документы.

Виды ЭДО, способы его организации

Электронный документооборот осуществляется через специально созданные системы операторов ЭДО. Оператор ЭДО простыми словами — сервис для электронного обмена с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасную передачу документов. Требования к оператору ЭДО утверждены ФНС России.

Преимущества и недостатки ЭДО

Один из существенных плюсов ЭДО — оптимизация расходов. Не нужно выстраивать логистику для передачи пакета документов и оплачивать услуги курьерской службы.
Работать с электронными документами быстрее и удобнее, так как у вас будет круглосуточный доступ к файлу из любой точки страны.
Не нужно хранить тонны бумаг в офисе. Все документы находятся в электронной системе, и для получения доступа вам потребуется интернет.
Вы или ваши коллеги смогут посмотреть все этапы работы с документом: когда он был создан, подписан или отклонен.

Есть определенные риски, связанные с доступом к сервису ЭДО. В случае сбоя Сети или нарушения работы хранилища данных вы сможете потерять информацию. Но и в случае с бумажными документами этот риск сохраняется: они могут быть утеряны почтовой или курьерской службой, сгореть в случае пожара. Конечно, подключение к ЭДО и оформление электронной подписи для организации — платная история и потребуется дополнительный бюджет.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Предлагаем вам задать самим себе несколько вопросов, которые помогут принять решение.

Представьте, что вам необходимо оперативно найти договор с подрядчиком и посмотреть карточку документа. Вы это сделаете в считанные минуты?
Ваш босс просит узнать, почему документ до сих пор не подписан. Вы быстро дадите ответ и расскажите на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа?
Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет?
По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период?

Если на большинство вопросов вы ответите «нет», то значит, самое время узнать больше о рынке систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

Мы постарались это сделать за вас. Рекомендуем обратить внимание при выборе оператора ЭДО на следующие параметры:

Наличие фильтрации для ведения архива документов, удобной формы с поиском;
Разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
Возможность оператора ЭДО доработать определенные возможности под потребности компании;
Наличие интеграции с другими сервисами автоматизации бизнес-процессов: CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
Доступ и работу в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

После оплаты и заключения договора с оператором ЭДО вы будете подключены к программе.

После подключения вы сможете пригласить партнеров перейти на ЭДО. Далее приобрести в любом аккредитованном удостоверяющем центре электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Срок хранения первичных электронных документов не менее 4 лет. Переход на ЭДО включает в себя организацию электронного архива.

Как подписывать документы до 01.09.2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

По старым правилам — КЭП юридического лица, выданной сотруднику организации (такой сертификат содержит данные о фирме и физическом лице — работнике);

По новым правилам — личной подписью физического лица (работника) с приложением машиночитаемой доверенности (МЧД), которая подтверждает принадлежность к компании и полномочия доверенного лица.

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Оформлять и подписывать один и тот же документ одновременно и по ЭДО, и в бумажном варианте нельзя. Можно заранее обсудить с вашим партнером формат ведения и подписания договора.

Есть ряд документов, которые нельзя перевести в ЭДО:

Протоколы осмотра места происшествия и опросов должностных лиц и свидетелей;
Схемы, эскизы;
Акт о несчастном случае;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Безбумажный офис F.Doc не является оператором ЭДО, но предлагает быструю и удобную возможность подключения. Достаточно выполнить три действия: отправить заявку на подключение, выбрать тариф и оплатить счет.

Сервис отлично подойдет для перевода кадрового документооборота в электронный формат, а также компаний, работающих с физлицами. С помощью F.Doc можно подписывать первичные документы, договоры гражданско-правового характера, административные документы, локальные нормативные акты и кадровые документы.