Электронное подписание документов между КПК и пайщиками

F.Doc

ЭДО

15.01.2024

Как можно упростить процесс оформления документов с пайщиком? Подписывать их в электронном виде. Читайте в нашем материале, что даёт кооперативам переход на электронное подписание.

Во‑первых, такой формат ускоряет сам процесс оформления документов. Во‑вторых, снижаются затраты на их печать, логистику и хранение. В‑третьих, минимизируются риски утраты или порчи документов.

Безбумажный офис F.Doc — простой и удобный сервис для электронного подписания документов между компанией и клиентами — физическими лицами, в том числе между кооперативом и пайщиками.

С помощью F.Doc кооператив может подписывать с пайщиками в электронном виде следующие документы:

согласие на запрос в БКИ,
заявление на заём,
анкета пайщика,
договоры и дополнительные соглашения к ранее заключённым и новым договорам,
график платежей,
страховка,
заявление о приёме,
заявление на изменение условий по договору,
уведомление о созыве общего собрания,
заявление о выходе из кооператива

и другие.

«Используя F.Doc при подписании документов, кооператив имеет возможность быстро и просто принимать сбережения, оформлять новые займы, а также переоформлять и обслуживать текущие, — отмечает директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — На сегодняшний день к сервису уже присоединилось 69 кредитных кооперативов. F.Doc также активно работает с ретейлом, туристическими фирмами, СТО и агентствами недвижимости"

Для подписания документов Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищённом архиве F.Doc и доступны кооперативу и пайщику.

Стоит отметить, что F.Doc имеет простой клиентский сценарий для пайщика. Для работы с сервисом ему понадобится только смартфон с выходом в интернет, при этом скачивать дополнительные приложения не придётся. Три простых шага — и необходимые документы подписаны.

Сотрудник кооператива готовит документ для подписания и загружает его в сервис F.Doc.
F.Doc отправляет пайщику СМС со ссылкой на документ.
Пайщик переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Для того чтобы начать обмениваться с пайщиком электронными документами, кооперативу необходимо подписать с ним соглашение об ЭДО, а также получить от него согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения является обязательным условием для признания документов, подписанных в электронном виде, равнозначными документам на бумажном носителе. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.

Пайщик может посмотреть подписанные документы, пройдя по ранее полученной ссылке с использованием нового уникального проверочного кода из СМС, а также сохранить их после подписания на смартфон, в облачное хранилище или отправить на свою электронную почту.

F.Doc предусматривает различные сценарии развития событий при подписании. В случае несогласия с содержанием документа пайщик может отклонить подписание документа и одновременно отправить кооперативу комментарий, указав с причину несогласия или обозначив ошибки и опечатки, допущенные в тексте. Если сотрудник кооператива сам обнаружит неточность, или потребуется внести изменения в условия, то необходимо будет аннулировать документ. Подписанный документ может аннулировать только кооператив по согласованию всех сторон подписания.

Встроить F.Doc в бизнес-процессы организации возможно несколькими способами: используя личный кабинет F.Doc; через встраивание сервиса в учётные системы («АК-Кредит», «Битрикс24», 1С); через интеграцию REST API. Кооператив может выбрать наиболее удобный для себя вариант.

«Безбумажный офис F.Doc дополняет инфраструктуру обслуживания кооператива. Он не требует установки программного обеспечения на устройство пайщика, что делает комфортными первичный и вторичный контакты для пайщика. Использовать сервис можно как удалённо, так и в отделении. F.Doc даёт возможность подписывать документы как с пайщиками (и с новыми, и с текущими), так и с поручителями, — комментирует директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — С нашим сервисом могут работать сотрудники, партнёры и агенты кооперативов».

Подписание документов в электронном виде с пайщиками сокращает временные и финансовые издержки на документооборот. Технология безбумажного офиса может помочь кооперативам стать технологичнее, удобнее и оперативнее.