Электронная подпись для клиники

Медицина

12.03.2025

Внедрение электронного документооборота в медицине упрощает взаимодействие с госорганами, контрагентами и пациентами. Но на начальном этапе клиники сталкиваются с рядом трудностей, особенно при оформлении электронных подписей для врачей и персонала. В статье разберемся, каким сотрудникам нужна ЭП и как ее получить.

Электронная подпись в медицине

В 2025 году государственные и частные медицинские учреждения самостоятельно решают — оставлять бумажные документы или перевести их в цифровой формат. Можно внедрить цифру частично: например, автоматизировать только работу с отчетами и договорами.

Клиника, которая переходит на электронный документооборот (ЭДО), должна позаботиться о наличии электронных подписей (ЭЦП). Они понадобятся административному и медицинскому персоналу, а также главному врачу, чтобы заверять цифровые файлы и регистрировать их в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ).

Работники медучреждения оформляют самый надежный вид подписи — усиленную квалифицированную (УКЭП). Она обладает юридической силой, защищает текст от правок, а также позволяет определить, кто и когда заверил медицинскую запись.

Зачем медицинской клинике нужна электронная подпись

Современные клиники, частные и стоматологические кабинеты стремятся автоматизировать работу с бумагами и освободить ресурсы для более полезных дел.

В медицине электронная цифровая подпись в сочетании с системой для документооборота позволяет:

уделять больше времени приему пациента;
ускорить поиск и выдачу данных;
организовать дополнительные кабинеты благодаря отказу от бумажного архива;
упростить обмен информацией с партнерами и надзорными органами.

Пример. Сотрудники больниц ежедневно взаимодействуют с Фондом социального страхования (ФСС) при передаче информации об открытых, продленных и закрытых больничных листах. Раньше больничные заполнялись от руки, печатными буквами по строгим правилам.

Сейчас этот процесс перешел на компьютеры, но шанс ошибиться и получить штраф от ФСС остается. Листки нетрудоспособности, заверенные ЭЦП, проверяются системой перед отправкой, что снижает риск штрафных санкций со стороны госоргана.

Кроме того, внедрение медицинской информационной системы (МИС) с интеграцией в ЕГИСЗ поможет повысить лояльность пациентов: они будут получать нужные сведения о здоровье на Госуслугах и смогут в любой момент посмотреть запись доктора. А еще не придется носить с собой сотни заключений, выданных на предыдущих приемах — все данные доступны в электронной медкарте.

Кто может получить электронную подпись

Руководитель медучреждения. Главврач получает УКЭП, чтобы утверждать направления, подготавливать финансовые отчеты и заключать сделки с контрагентами, в том числе при участии в тендерах. Подпись выдается на юридическое лицо и содержит сведения о руководителе и ОГРН организации.

Индивидуальный предприниматель. Владельцы частных медицинских кабинетов, как правило, зарегистрированы в качестве ИП. Для взаимодействия с цифровыми документами необходимо получить сертификат УКЭП физического лица, который будет содержать информацию об ОГРНИП — индивидуальном номере владельца бизнеса.

Доктора, фельдшеры и статисты. Записи о болезни, результаты медкомиссии, больничные, свидетельства о рождении и смерти — всю отчетность можно перевести в цифру и заверять не ручкой и синей печатью, а с помощью УКЭП.

Несмотря на выбранный формат документооборота, все врачи и их замещающие обязаны сделать электронную подпись — даже если не планируют ей пользоваться. Такое требование предъявляет Министерство здравоохранения с начала 2021 года.

Подробнее об алгоритме получения электронной подписи для медицинских работников и взаимодействии с ЕГИСЗ читайте в этой статье.

Какие документы можно подписывать электронной подписью

Квалифицированная электронная подпись — инструмент для работы почти со всеми видами медицинской отчетности.

УКЭП используется там, где речь идет о здоровье пациента:

для записей в медкартах,
при оформлении больничных листов,
в направлениях на обследования и к другим врачам,
для заверения рецептов на контролируемые препараты,
в выписном эпикризе и т. д.

Пример. Раньше при оформлении рецепта на лекарство врач от руки заполнял бланк, а затем шел в регистратуру, чтобы поставить печать. Оплаченное время шло на решение формальных вопросов — медработник мог потратить его на сбор анамнеза, пояснения по схеме лечения.

Допустим, клиника перешла на ЭДО. МИС автоматически подставляет данные клиента, доктор заверяет рецепт ЭЦП и распечатывает — все в течение одной-двух минут вместо пяти. Пациенту остается ознакомиться с распечатанными назначениями и подписать нужные бумаги.

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой сочетание логина и пароля или код доступа, получаемый с помощью СМС, push-уведомления или сообщения на e-mail. ПЭП тоже применяется в медицинских организациях, например, чтобы упростить работу с физическими лицами.

С помощью ПЭП пациенты могут:

заключать договор об оказании услуг при первом визите в клинику;
ознакомляться с актами выполненных работ после посещения врача;
передавать персональные данные, не касающиеся здоровья.

Пример. Даже у частных организаций случаются заминки в расписании: клиенты приходят не вовремя, заполнение бумаг на стойке администратора занимает еще 5-10 минут. Прием задерживается. Как следствие, нервничают и люди в очереди, и врачи, вынужденные торопиться.

Если бы клиника внедрила ПЭП для пациентов, процесс обслуживания на ресепшене ускорился бы в несколько раз: всю первичную документацию можно прочитать и подписать на телефоне. В последнем разделе мы подробно расскажем, как это работает.

Существует еще один вид подписи — усиленная неквалифицированная (УНЭП). Она используется в основном для организации внутреннего оборота бумаг в больших компаниях. Например, с помощью УНЭП сотрудник может подтверждать ознакомление с локальными актами и приказами.

Как получить электронную подпись

Где и как можно получить электронную подпись, зависит от вида учреждения и человека, который хочет ее оформить.

Работники клиники являются физическими лицами, поэтому сделать УКЭП могут только в аккредитованных Минкомсвязью центрах, причем платно. Список учреждений доступен на сайте регулятора.

На вопрос, кто должен платить за УКЭП, однозначно отвечает ст. 22 Трудового кодекса: без нее невозможно выполнять рабочие обязанности, а значит, финансовое бремя ложится на работодателя.

Как правило, заказ сертификатов проводится организованно, сразу для всех сотрудников. Для регистрации понадобятся паспорт, ИНН и страховое свидетельство, а также токен — специальное устройство, на которое записывается ЭЦП.

Медперсоналу также нужно получить машиночитаемую доверенность (МЧД) — файл, подтверждающий, что работник является представителем организации и имеет право взаимодействовать с документами. Без МЧД подпись медработников не будет обладать юридической силой.

Оформлением доверенности занимается директор организации. Сделать МЧД можно в системе ЭДО, на сайте налоговой службы или в личном кабинете учреждения на Госуслугах.

Для организаций и их руководителей правила выпуска сертификата отличаются. Директору частной клиники или индивидуальному предпринимателю необходимо обратиться в ФНС, а главврачу бюджетной организации — в Казначейство. Услуга является бесплатной. При этом МЧД для перечисленных лиц не нужна.

Электронные подписи для врачей и других сотрудников выдаются сроком на 12 месяцев, для руководителя юрлица — на 1 год и 3 месяца. После этого ЭЦП следует перевыпустить.

Подписание документов с пациентами

Ранее мы уже говорили о простой ЭП в медицине — с нее начинается цифровая трансформация медицинского учреждения. ПЭП упрощает взаимодействие с клиентами на ресепшене и сокращает время на формальности.

Такие сервисы, как Безбумажный офис F.Doc, позволяют перевести в цифру практически все виды документов, которые проходят через администратора медучреждения:

договоры,
контракты,
планы лечения,
акты,
чеки,
гарантийные талоны.

Как это работает: Необходимые данные заранее вносятся в систему. Клиент получает СМС со ссылкой, которая ведет на документ и позволяет подписать его с помощью ПЭП. Вместо 10 минут на ресепшене пациент тратит две-три или заверяет все дома перед визитом к врачу. Оплату тоже можно провести без участия администратора — Безбумажный офис позволяет сделать это онлайн с помощью Системы быстрых платежей.

Практика удобна для обеих сторон:

Медучреждение не затрачивает деньги и площади на ведение бумажного архива.
Пациенту не нужно приезжать за 15 минут до приема и стоять в очереди.

Персональные данные при этом надежно защищаются: порядок обращения с ними в F.Doc соответствует требованиям по информационной безопасности ФСТЭК № 21 и 152-ФЗ. А у клиента остается доступ к файлам по ссылке в смс, что особенно удобно, например, при оформлении налогового вычета.