FAQ

F.Doc — это сервис для электронного подписания документов с физическими лицами. ЭДО используется для работы с юридическими лицами.

Сервис работает по простому клиентскому сценарию. Пользователям не нужно устанавливать дополнительное ПО и мобильные приложения, регистрироваться, заказывать специальные криптографические ключи — подписание документов происходит нажатием одной кнопки в смартфоне.

В сервисе F.Doc для медицинских организаций предусмотрено подписание документов пациентами с использованием простой электронной подписи (ПЭП) и/или ПЭП ЕСИА. Со стороны клиники подписание осуществляется квалифицированной электронной подписи (КЭП).

В других сферах бизнеса не требуется КЭП со стороны юридического лица, поэтому используется простая электронная подпись (ПЭП) со стороны компании и ее клиента.

Оформление электронных документов через F.Doc имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

С помощью ПЭП в Безбумажном офисе F.Doc можно подписывать три категории документов.

Общие административные документы:

• Согласие на обработку персональных данных
• Договор на оказание услуг
• Квитанция об оплате, фискальный чек
• Акты об оказании услуг / об оплате

Специализированные документы

Для каждой сферы бизнеса есть свои отраслевые документы, которые можно подписывать в F.Doc. Мы собрали их подборки в разделе «Решения»

Кадровые внутренние документы:

• Распоряжения, приказы
• Договоры ГПХ
• Служебные записки
• Заявления
• Акты

Все зависит от функционала и того объема документов, которые вам необходимо подписывать с клиентами.

Если вам нужны интеграция с CRM, возможность многостороннего подписания документов с несколькими клиентами, запрос документов у клиента и другие инструменты — обратите внимание на тариф «Стандарт». Если вам требуется верификация клиента или в вашей компании сложная ИТ-инфраструктура, вам подходит тариф «Профи». Специально для самозанятых разработан тариф «Самозанятый».

Когда вы определитесь с набором функций, посчитайте количество документов, которые вы подписываете каждый месяц. Приблизительно таким и будет ваш объем тарифа. Вы можете оплачивать сервис каждый месяц или выбрать тариф на один год (он дешевле).

Если вы являетесь самозанятым или зарегистрированы как ИП, вы можете оплатить выбранный тарифный план личной картой любого банка личного счета или через СБП (в этом случае ваш банк должен быть подключен к Системе быстрых платежей). ИП также могут внести оплату за тариф с расчетного счета.

Если вы юридическое лицо, оплатить тариф вы можете только с расчетного счета вашего юридического лица.

Да, за отправку СМС клиентам ничего доплачивать не нужно — эта опция входит во все тарифы.

Да, новый тариф начнет действовать сразу после истечения срока предыдущего.

Самозанятые могут подключить любой тариф из предложенных. При этом в тарифной линейке мы создали специальный тариф для самозанятых с учетом особенностей ведения вашего бизнеса. Поделитесь с нами обратной связью — какой тариф вам подходит больше?

Действие тарифов ограничивается количеством документов и сроком приобретения. Если в тарифе на год или месяц закончились документы раньше срока, то необходимо продлить тариф. Если срок пользования тарифом закончился, а свободные документы еще остались — они «сгорают», и вы ими больше не можете воспользоваться. В таком случае вам также нужно приобрести новый тариф.

Нет, эти документы не тарифицируются.

Срок хранения документов зависит от выбранного тарифного плана. Если вы приобрели тариф «Самозанятый» или «Стандарт», то документы будет доступны в течение 5 лет с момента подписания. Например, вы подписали договор 25 января 2024 года — он будет доступен до 25 января 2029 года. Тариф «Профи» обеспечивает доступ к документам на 10 лет.

Да, у нас есть бесплатная демоверсия. В демоверсии вы можете подписать тестовые документы со стороны компании и клиента.

Если вы хотите ознакомиться с полным функционалом, перейдите в тестовый аккаунт.

Сервис подписания документов F.Doc предназначен для компаний, работающих с физическими лицами. Решение успешно применяется в медицинских центрах, агентствах недвижимости, компаниях автобизнеса, туристических фирмах, образовательных организациях и других сферах.

Подробная информация о применении ЭДО с физическими лицами через F.Doc в различных отраслях представлена на странице.

Срок подключения F.Doc через личный кабинет составляет 1 день.

Запуск сервиса с персональными условиями обговаривается индивидуально — обычно он занимает от двух недель до одного месяца.

Для подключения личного кабинета Безбумажного офиса F.Doc вам необходимо:

• Оставить заявку на подключение сервиса;
• Выбрать тариф;
• Присоединиться к оферте через оплату счета.

Это зависит от способа подключения F.Doc.

Если вы используете личный кабинет, то вся настройка сервиса происходит с нашей стороны. Срок запуска личного кабинета F.Doc — 1 день с моменты оплаты счета.

Если вы подключаетесь через REST API, потребуется помощь ваших IT-специалистов. F.Doc предоставляет всю необходимую техническую документацию и консультации. Мы поделимся лучшими практиками встраивания F.Doc и будем оказывать поддержку до момента запуска. В таком случае запуск сервиса занимает в среднем от двух недель до месяца.

Это уникальный 20-символьный код доступа в F.Doc. Используется также при регистрации сотрудников, восстановлении пароля и работы в сервисе через интеграцию по API.

Мы отправляем его на электронную почту после подключения компании к сервису.

Самый простой и быстрый способ подключения — через личный кабинет. Этот вариант позволяет подписывать документы с физлицами прямо из браузера, без установки дополнительного программного обеспечения и участия разработчиков.

В F.Doc реализована интеграция с популярными CRM и медицинскими информационными системами (МИС). Список доступных готовых решений представлен в каталоге интеграций.

Также предусмотрена возможность интеграции F.Doc по API. Такой вариант позволяет отправлять документы и отслеживать их статус непосредственно из учетной системы, используемой в компании.

Кроме того, вы можете воспользоваться решением «Виртуальный принтер» от F.Doc. Программа функционирует аналогично стандартному принтеру, но вместо печати на бумаге направляет документ на электронное подписание.

Подписывать документы от лица компании может любой сотрудник, имеющий учетную запись в F.Doc и обладающий соответствующими полномочиями (например, по доверенности). Это не обязательно должны быть директор или бухгалтер. Ограничений на количество сотрудников, которые могут быть подключены, в F.Doc нет.

Да, вы можете оставить часть своих клиентов или сотрудников на классическом бумажном подписании. Кроме того, даже если вы используете для работы с документами F.Doc, то можете распечатать файл при необходимости, чтобы иметь бумажную копию.

Нет, с помощью F.Doc можно подписывать документы только с физическими лицами и самозанятыми. С ИП, ООО, ЗАО и другими типами юридических лиц — нельзя.

Мы понимаем, что бывают причины, которые вынуждают вас отказаться от сервиса. Несмотря на это, вы сможете использовать весь неизрасходованный пакет документов, а также получить выгрузку всех документов в формате PDF, ранее подписанных с вашими клиентами или сотрудниками. Таким образом, все документы останутся у вас в электронном виде.

1. Перейдите на страницу регистрации сотрудников. Ссылку на эту страницу мы отправляем на электронную почту после подключения к сервису.
2. Введите API Key. Мы отправляем его на электронную почту после подключения к сервису.
3. Заполните данные сотрудника — ФИО, номер телефона, электронная почта.
4. Придумайте логин для входа сотрудника. Он должен быть уникальным для каждого сотрудника.
5. Нажмите «Сохранить».

После этого сотрудник будет зарегистрирован в сервисе. На указанную электронную почту мы отправим инструкцию по работе в F.Doc, а на указанный номер — СМС с паролем.

Допустимые форматы: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .png, .jpg, .jpeg. Вы можете прикрепить не более 10 файлов, общий объем которых не превышает 50 Мб.

Чтобы изменить пароль, войдите в личный кабинет. Затем перейдите в «Мой профиль» и выберите вкладку «Смена пароля». Введите текущий пароль и придумайте новый. Сохраните внесенные данные.

Если вы забыли пароль, нажмите на «Забыли пароль?» на странице входа в личный кабинет. В открывшемся окне введите номер телефона и логин.

Не получилось? Обратитесь в техподдержку.

F.Doc отличается от других похожих сервисов и классического электронного документооборота простым порядком действий. Клиенту не нужно что-то подключать или устанавливать специальное приложение — чтобы подписать документ через F.Doc, нужен только смартфон. Клиент переходит к документу по ссылке из СМС, читает его и подписывает нажатием одной кнопки.

Необходимо почистить кэш и удалить файлы cookie в браузере. Проверьте, верно ли вы вводите логин и пароль, не ввели ли вы лишние символы и пробелы. Проверьте, выключен ли Caps Lock.

Не получилось? Обратитесь в техподдержку.

Проверьте формат отправляемого документа. Допустимые форматы файлов: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .png, .jpg, .jpeg. Количество файлов должно быть не более 10, а их общий объем не может превышать 50 МБ.

Если это не сработало, проверьте и настройте синхронизацию времени на устройстве:

1. Нажмите на «Поиск» в левом нижнем углу экрана. Введите в строке поиска «Параметры» и нажмите на шестеренку.
2. В появившемся окне выберите «Время и язык».
3. Нажмите «Синхронизировать» в разделе «Синхронизация часов».

После этого время на устройстве должно быть верным. Попробуйте отправить документ еще раз.

Не получилось? Обратитесь в техподдержку.

Необходимо внести следующие изменения:

• Оставить внизу документа место для штампа
• Убрать лишние формулировки, которые не характерны для электронного подписания, например, «Подписано собственноручно», «Подписано в двух экземплярах» и др.
• Добавить формулировку «Документ подписан при помощи ПЭП» при необходимости

Правки в документы необходимо вносить с юристом.

Если у сотрудника изменились ФИО, номер телефона или почта, руководитель может внести изменения в личном кабинете.

Для этого необходимо перейти в «Мой профиль» и выбрать вкладку «Сотрудники». Изменения можно внести в ФИО, номер телефона и почту. Логин остается прежним.

Загруженные, но еще не подписанные документы с прежними ФИО рекомендуем аннулировать и отправить новые документы с актуальными данными.

В случае возникновения спорных ситуаций, Команда F.Doc может выступить в качестве третьей стороны. F.Doc организует специальную комиссию, которая подготовит заверенное заключение в виде Протокола работы технической комиссии по установлению подлинности ПЭП.

Также Организации в F.Doc доступна выгрузка из системного журнала программы, подтверждающая не только легитимность электронной подписи, но и все данные и действия Организации и Клиента, такие как:

• номера телефона/email
• ФИО
• ID-клиента
• идентификатор электронного документа
• ссылка, отправленная Клиенту
• факт отправки и ввода ОТП-кода, значение самого ОТП — кода
• результата сравнения хеш-сумм направленного и подписанного документа
• факт перехода по ссылке Клиентом с фиксацией fingerprint устройства, user agent, ip-адрес, операционную системы, расширения экрана и другой информации для сбора более доказательной базы
• ввод ОТП-кода с фиксацией fingerprint устройства, user agent, ip-адрес, операционной системы, расширения экрана и другой информации для сбора более доказательной базы
• действие Клиента с электронным документом (подпись/Отмена документа/ознакомление без нажатия на кнопки).

Подпись в F.Doc получает такую же юридическую силу, что и обычная подпись на бумаге, после заключения соглашения об использовании ЭП и подключения клиента к сервису.

Согласно пункту 2, статьи 6 Федерального закона «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью».

Соглашение об использовании электронной подписи оформляется отдельным документом или включается в договор на оказание услуг клиенту. Также его можно подписать в электронном виде напрямую в сервисе F.Doc.

Юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые, зарегистрированные в РФ.

F.Doc может быть интересен компаниям из различных сфер, работающих с физическими лицами. Сервис активно используют агентства недвижимости, турфирмы, автосервисы, дилерские центры и т.д.

Продавать F.Doc несложно — продукт востребован и не имеет аналогов на рынке. Наши партнеры присылают по 20 заявок от одного менеджера в день, и это не предел.

Выберите тип партнерства, заполните заявку на сайте и заключите договор.

Если у вас возникли сложности, обратитесь к нашей команде partners@fdoc.ru

Перечисление вознаграждения партнерам — ежемесячно.