Все, что нужно знать об электронной трудовой книжке

ЭДО

12.08.2023

Современный мир не стоит на месте, технологии постоянно совершенствуются, а классические «аналоговые» процессы оцифровываются. Одним из недавних нововведений, которое касается буквально всех, стало внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). В данной статье мы расскажем, что это за документ, как его оформить, а также как получить информацию из ЭТК.

Что такое электронная трудовая
Какая информация содержится в ЭТК
Преимущества ЭТК
Как оформить и вести
Как увидеть свою электронную трудовую книжку
Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах
Как посмотреть трудовую книжку у работодателя
Как выглядит ЭТК

Что такое электронная трудовая

Процесс внедрения электронных трудовых книжек начался в 2020 году, и в течение переходного периода параллельно существовали два формата – бумажный и цифровой. В 2022 году переход на электронные носители окончательно завершился, и теперь у ЭТК нет «аналоговой» альтернативы.

Поэтому на вопрос: «Как узнать, есть ли у меня электронная трудовая книжка?» очень легко ответить. С 2020 года она есть у всех официально трудоустроенных.

Итак, что же такое электронная трудовая книжка? По большому счету та же самая «старая добрая» бумажная. Поменялась лишь форма, суть и содержание остались прежними: это документ, в котором содержится информация о трудовой деятельности гражданина: данные о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и т. д. Все эти сведения передаются в единую базу Пенсионного фонда России, где они надежно хранятся и откуда их можно получать в виде выписок. Но об этом мы расскажем чуть позже.

Какая информация содержится в ЭТК

В электронную трудовую книжку работодателем вносятся следующие сведения:

информация о сотруднике (фамилия, имя отчество, дата рождения)
СНИЛС
работодатель (юридическое лицо)
структурное подразделение
должность
профессия
дата трудоустройства
дата и причина увольнения.

Вся эта информация необходима для определения величины трудового стажа, для решения спорных вопросов при начислении пенсии и других моментов, связанных с трудовой деятельностью и социальными гарантиями государства.

Важно! Поскольку электронные трудовые стали внедряться только с 2020 года, то с большой долей вероятности ваши карьерные перемещения до 31 декабря 2019 года включительно не будут отражены в ЭТК. Впрочем, если работодатель ранее подавал такие сведения в учетные органы, вехи вашей трудовой биографии будут зафиксированы в электронном виде, но только кратко – будут перечислены лишь места трудоустройства и соответствующие им периоды работы.

Если вы хотите восполнить этот пробел, необходимо подать в Пенсионный фонд заявление. В противном случае доказать наличие у вас стажа можно будет только с помощью бумажной трудовой книжки.

Преимущества ЭТК

Электронная трудовая, как любой цифровой документ, имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным вариантом:

Быстрый и простой доступ к информации о своей трудовой деятельности, в том числе и онлайн.
Минимизация ошибок – сведения в любой момент может проверить сам работник и сообщить о неточностях для исправления.
Надежность и безопасность – исключается подлог, отсутствует риск утраты или порчи документа, обеспечивается высокий уровень сохранности данных.
Дистанционные возможности – позволяют трудоустраивать нового сотрудника и оформлять пенсию в удаленном формате.

Как оформить и вести

Вопрос как сделать самостоятельно электронную трудовую, который иногда можно встретить в Сети, на самом деле не имеет под собой никакого основания. Дело в том, что это полностью прерогатива работодателя, его обязанность и ответственность.

Российским законодательством определено, что сведения, на основе которых формируются ЭТК, работодатель сдает в Пенсионный фонд в виде стандартизованных отчетов о всех происходящих кадровых изменениях в организации. Прием на работу, повышение по службе, переход в другое подразделение, увольнение – все это заносится в так называемый отчет по форме СЗВ-ТД и передается в ПФР.

Точно так же, как нельзя ни завести, ни заказать самому электронную трудовую книжку работника, так же и для работодателя не стоит вопрос как ведутся ЭТК. Ведет их Пенсионный фонд, а кадровики лишь подают туда сведения о кадровых передвижениях в своих компаниях.

При этом, как мы уже сказали выше, аккуратная подача сведений о кадровых передвижениях в Пенсионный фонд – обязанность работодателя. В противном случае рискует не только сотрудник, чей стаж может быть не учтен, но и наниматель – за несвоевременное представление СЗВ-ТД, а также за передачу неполной или недостоверной информации предусмотрен административный штраф

У работника есть возможность самостоятельно отслеживать корректность информации, содержащейся в его ЭТК, получая выписки из нее. Как это сделать, мы сейчас расскажем.

Как увидеть свою электронную трудовую книжку

Как посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде? Есть несколько способов получить информацию, записанную в ЭТК. Безусловно, самые удобные – это онлайн на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.

Правда, здесь тоже есть одно «но»: перед тем, как запросить эти данные, необходимо не только зарегистрироваться на Госуслугах, но и получить подтвержденную учетную запись. Для получения такого статуса необходимо подтвердить свою личность. Это можно сделать дистанционно – при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи или через онлайн-банк своей кредитной организации, если она является партером портала. А можно и офлайн – если обратиться в МФЦ или в почтовое отделение.

Итак, если вы подтвердили свою учетную запись, дальше все просто.

На портале Госуслуг

1) Войдите на сайт на компьютере или откройте мобильное приложение в смартфоне.

2) Нажмите на вкладку «Справки, выписки».

3) Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».

4) Нажмите на кнопку «Получить выписку».

Выписка может оформляться в течение трех рабочих дней, но, как правило, она готова буквально через несколько минут. О ее готовности вам придет сообщение в личном кабинете. Выписка заверяется электронной подписью, что придает документу юридическую значимость – его можно сохранить на компьютер, мобильник или флешку, отправить на электронную почту, распечатать и предъявлять в любых инстанциях.

На сайте Пенсионного фонда

1) Войдите и авторизуйтесь, используя свой логин и пароль для портала Госуслуг.

2) Система перенаправит вас на страницу «Гражданам», где самая первая закладка так и называется – «Электронная трудовая книжка». На ней нужно нажать на активную ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».

3) Перейдите по ней, укажите ваш e-mail. На него в течение дня поступит запрашиваемый вами документ.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Государство позаботилось о том, как сделать доступ к важной информации возможным по разным каналам, в том числе офлайновым. Поэтому не расстраивайтесь, если у вас нет подтвержденного аккаунта на Госуслугах или временно отсутствует возможность онлайн-коммуникации.

Итак, как получить выписку из ЭТК офлайн? Проще простого – нужно обратиться в любое ближайшее к вам отделение службы «Мои документы» (МФЦ). Даже если у вас нет возможности для онлайн-запроса, такая возможность всегда есть в МФЦ. Офисы организации имеют доступ к хранилищам электронных данных Пенсионного фонда, куда сотрудники и направят соответствующий запрос.

Но и здесь необходимо подтвердить свою личность – на этот раз обычными бумажными документами. Так что не забудьте захватить с собой паспорт и СНИЛС. Выписка будет готова в день обращения.

Как посмотреть трудовую книжку у работодателя

Есть еще один способ, как проверить информацию в своей ЭТК, – попросить предоставить эти данные своего работодателя.

Для этого необходимо составить письменное заявление и указать формат, в котором должна быть предоставлена выписка: на бумаге или в электронном виде.

Документ должен быть предоставлен в течение 3-х рабочих дней, а в случае увольнения – в день прекращения трудового договора.

Как выглядит ЭТК

Электронная трудовая – это, по сути, таблица. Точнее, две таблицы. В первой содержится информация о карьерных перемещениях начиная с 2020 года – с тех пор, когда, собственно, и появились ЭТК.

Первая таблица электронной трудовой книжки

Во второй таблице – сведения о более ранних кадровых событиях. Они попали туда, если работодатели передавали в Пенсионный фонд данные персонифицированного учета. Информация в этой части трудовой представлена в сжатом виде: только наименование работодателя и период трудоустройства. Для детализации сведений необходимо направить заявление в ПФР.