Переход на электронный документооборот: с чего начать?

ЭДО

23.06.2023

Основной целью руководителя любого бизнеса (вне зависимости от его масштаба) является не только преумножение капитала, рост продаж и увеличение прибыли, но и снижение издержек. К числу постоянных и довольно значительных непроизводственных расходов относятся затраты на ведение документооборота.

Взаимодействие с клиентами, поставка и возврат товаров, гарантии, дополнительные условия – все это ежедневно сопровождает предпринимательскую деятельность. И конечно, подкрепляется массой договоров: поставки, подряда, аренды и т. п. Все документируется, и каждое документирование стоит денег. Консалтинговая компания Gartner посчитала, что издержки крупных компаний, связанные с печатью, «съедают» около 3% общего бюджета.

Можно ли снизить расходы на документооборот? Ответ на этот вопрос утвердительный – перевод делопроизводства в электронный формат. Итак, что нужно для перехода на цифровой документооборот.

Что такое ЭДО
Преимущества электронного документооборота
Способы реализации ЭДО
С чего начать переход на ЭДО
Подключение контрагентов

Что такое ЭДО

В последние несколько лет с аббревиатурой «ЭДО» периодически сталкиваются даже те, кто очень далек от делопроизводства, бюрократических процедур, бухучета и управления бизнес-процессами. Сокращение расшифровывается как «электронный документооборот», а тот факт, что термин на слуху, объясняется не только тем, что этот удобный формат используют всё больше компаний, но и инициативами регуляторов. Часто возникает вопрос: обязательный ли переход на безбумажный документооборот для всех компаний? Пока это требование распространяется не на всех. Например, с 2023 года ЭДО обязали использовать всех, кто торгует маркированными товарами (бутилированная вода, молочная продукция, одежда и обувь и т.д.).

Но что же означает термин «электронный документооборот»? Если вы просто пересылаете по электронной почте файлы документов своим контрагентам и в свою очередь получаете письма с подобными вложениями от них, такая коммуникация не является ЭДО.

ЭДО – это обмен по защищенным каналам связи электронными документами, которые обладают юридической силой и приравниваются к «физическим» (бумажным) оригиналам, собственноручно подписанным уполномоченным лицом.

Чтобы переданные таким образом документы были юридически значимыми, они заверяются отправителем и получателем электронной подписью (ЭП). О том, какие электронные подписи бывают и чем отличаются друг от друга, мы подробно рассказали в этой статье.

Преимущества электронного документооборота

Организации, которые уже поддержали тренд на цифровизацию и приняли решение перейти на ЭДО, отмечают заметный положительный эффект от внедрения, который выражается в целом спектре преимуществ.

Формат процесса – 24х7х365. Достаточно иметь устройство с доступом в интернет и смарт-ключ для электронной подписи (в случае, если это усиленная или квалифицированная ЭП), чтобы создавать и подписывать любые документы в любом месте в любое время суток.

Скорость. ЭДО благоприятно влияет на бизнес-процессы организации в целом. Документы движутся быстрее на всех этапах коммуникации: от сотрудника к руководителю, от отдела к отделу, от организации к клиенту (контрагенту) и обратно. На отечественном рынке есть примеры компаний, которые благодаря ЭДО увеличили объемы обработки документов в единицу времени в 10 раз.

Экономия. Цифровизация документооборота помогает снизить расходы за счет отказа от значительного объема потребляемой бумаги и от обслуживания печатной инфраструктуры. Переход на документы электронного формата также позволяет сократить расходы на логистику в рамках бизнес-коммуникации с контрагентами и клиентами, а также сэкономить ресурсы на ручном переносе данных в электронную форму.

Сохранность документации. Бумажные документы теряются или утрачиваются просто вследствие «уязвимости» своего бумажного носителя. Надежные сервисы электронного документооборота позволяют довести объем утрачиваемых документов до 0%.

Способы реализации ЭДО

Существуют два основных варианта организации электронного обмена документами. Выбор зависит от целей и задач, которые решает бизнес.

1) Прямой обмен документами

Этот вариант, который можно назвать «легким», не предусматривает сложных интеграций, обращение в профильные инстанции для получения специального оборудования и элементов криптографии (шифрования). Как правило, в этом случае подписать документы в электронном виде можно простым подтверждением поступившего на смартфон сообщения.

Такой вариант подразумевает использование в ЭДО простой электронной подписи (ПЭП), которая подходит для подписания большинства документов с организациями и физическими лицами. Обмен документами совершается на основании соглашения с клиентом/контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия ЭДО.

Одним их популярных сервисов, через который можно наладить прямой документооборот в электронном виде, является Безбумажный офис F.Doc. В общем виде его работа выглядит так. Сотрудник организации формирует документы в учетной системе, например, в 1С, и загружает в F.Doc. Сервис отправляет клиенту смс со ссылкой на документы, и клиент подписывает их прямо в браузере смартфона. Весь процесс занимает буквально пару минут. Подробнее о принципах работы сервиса можно почитать здесь.

К преимуществам такого способа организации ЭДО, как мы уже сказали, относится быстрое и простое внедрение, отсутствие необходимости получать и обновлять сертификаты электронной цифровой подписи и т.д. Самым существенным минусом является то, что не все документы, подписанные ПЭП, имеют юридическую силу. Например, отчетность бизнеса в государственные органы должна подтверждаться квалифицированной электронной подписью (КЭП).

2) Обмен документами через оператора электронного документооборота

Этот вариант предусматривает технологическую интеграцию – подключение ИТ-инфраструктуры организации к системе ЭДО оператора для работы в специальном сервисе.

Кроме того, для работы через оператора необходимо оформить усиленную или квалифицированную ЭП в специализированном удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи и имеет лицензию ФСБ.

Схема работы в этом случае выглядит так: сотрудник организации формирует документ, подписывает его электронной подписью и передает второй стороне по каналам оператора ЭДО. Подписанный контрагентом документ возвращается тем же путем инициатору процесса. При этом есть возможность внесения и согласования правок, дополнений и т.д.

С чего начать переход на ЭДО

Переход на электронный документооборот – это небольшой ряд последовательных шагов.

Перед тем, как начать пользоваться ЭДО, необходимо

1) Скорректировать учетную политику организации

Компании должны работать в рамках правового поля, включая правила бухгалтерского и налогового учета. Для перехода на ЭДО в учетной политике необходимо прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, заверенные ЭП.

2) Утвердить схему документооборота и установить права его участников

Следует определить, кто из сотрудников, участвующих в ЭДО, имеет право формировать новые документы, вносить в них корректировки, согласовывать без права подписи, подписывать и пр.

3) Оформить квалифицированную электронную подпись

КЭП является аналогом собственноручной подписи, поставленной на бумаге, сама по себе, без дополнительных соглашений и условий. Подписанные таким образом документы принимают госструктуры, она позволяет участвовать в электронных торгах, подписывать договоры с контрагентами и т.д. Для работы с такой подписью требуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования. Сертификат КЭП необходимо обновлять ежегодно.

4) Выбрать оператора ЭДО

На рынке такую услугу предоставляют порядка 70 компаний. Все они сертифицированы Федеральной налоговой службой. При выборе подрядчика проанализируйте несколько ключевых факторов:

Опыт работы и репутация. Документооборот – критически важная часть деятельности любой компании, и поэтому доверять стоит только операторам с хорошим реноме и положительными отзывами клиентов.
Стоимость услуг. Этот параметр, как правило, динамический, и зависит от количества сформированных и подписанных документов, доступных функций и пр.
Варианты реализации. Чаще всего предлагается два способа: доступ к сервису в браузере и установка специализированного ПО. Первый вариант позволяет работать с документами с любого компьютера – достаточно войти в учетную запись по логину и паролю. При этом функциональность будет ограничена. Во втором случае необходима технологическая интеграция, однако открывается возможность обмениваться электронными документами в привычной учетной системе.
Возможность «роуминга». На рынке работают десятки операторов ЭДО. Узнайте, предоставляет ли выбранный вами провайдер услугу обмена документами с другими игроками рынка, помощью так называемой функции «Роуминг».

Подключение контрагентов

Параллельно с внедрением цифрового документооборота в компании необходимо решать вопрос, как перейти на ЭДО с контрагентами.

Оповещать своих партнеров по бизнесу (поставщиков/клиентов/подрядчиков) о том, что вы планируете перейти на ЭДО лучше начать заранее – уже на первых этапах процесса. Дело в том, что для цифрового документооборота, как и для танго, «нужны двое».

ЭДО работает только тогда, когда все участники подключены к системе электронного обмена документами. При этом участники могут быть подключены к разным операторам (как мы помним, их в России около 70). Ведущие провайдеры поддерживают технологический роуминг – возможность передачи документов из одной системы в другую. Возможен вариант работы с несколькими сервисами сразу – но это, скорее всего, повлечет за собой дополнительные издержки.

Функционал некоторых учетных систем позволяет узнать, подключен ли партнер к системе ЭДО, и если да, то к какой именно. В системе 1С такая информация доступна в справочнике «Контрагенты». Если компания использует электронный документооборот, просто отправьте приглашение на обмен цифровыми документами. Если нет – убеждайте и мотивируйте подключиться с этому современному инструменту делопроизводства. Ведь у него сплошные плюсы.