МИС (медицинская информационная система): что это, виды, как выбрать

В 2022 году в России было принято Постановление о единой информационной медицинской системе. Цель этого акта – обеспечить электронный документооборот в сфере здравоохранения. У пациентов должна быть возможность записаться на прием к врачу онлайн, а у клиник – обмениваться сведениями и передавать информацию.

Чтобы реализовать задуманное, медицинским учреждениям рекомендовано перейти на использование МИС. Мы не только расшифруем эту аббревиатуру, но и подробно расскажем о видах, функциях, критериях выбора, а также возможностях F.Doc.

МИС – это медицинская информационная система. Она представляет собой программный продукт, который позволяет автоматизировать процессы в клинике. Благодаря использованию МИС оптимизируются абсолютно все процессы на каждом уровне:

— запись пациентов,

— прием у врача,

— ведение карты, 

— управленческий и финансовый учет,

— работа с сотрудниками организации,

— аналитика и контроль. 

Функции медицинских информационных систем

Прежде всего MIS должна помочь клинике в решении следующих задач:

— обработка и хранение данных;

— автоматизация медицинских процессов;

— управление ресурсами.

Кроме того, частные медицинские организации ожидают от МИС наличие таких функций, как управление:

— взаимоотношениями;

— медицинской информацией;

— финансовыми потоками.

Рассмотрим каждый пункт более развернуто – так станет понятней, и что такое МИС, и какими преимуществами обладает переход на ее использование.

Обработка и хранение данных

До всеобщего внедрения единой информационной медицинской системы сведения о пациенте представляли собой обширную коллекцию носителей информации. Основным была медицинская карта – документ установленного образца, который заполнялся врачом от руки и хранился в регистратуре или архиве медицинского учреждения.

Каждый пациент хотя бы однажды сталкивался с ситуацией, когда его карточка терялась внутри медучреждения. Если лечение производилось амбулаторно и в стационаре, сведения заносились в две различные карты, а пациенту после выписки из больницы выдавали на руки выписной или переводной эпикриз.

Прибавьте к этому многочисленные бланки с результатами анализов, снимки МРТ и рентгенографии, ленты ЭКГ и их расшифровки и многие другие носители информации, которые необходимо хранить. Мало того, что это неудобно, но к тому же все они изнашиваются, теряются, и в конечном итоге это сказывается на качестве медицинского обслуживания.

Внедрение МИС позволило существенно улучшить обработку и хранение данных о пациенте. Оно упростило их передачу между медицинскими организациями и свело к минимуму потерю сведений.

Автоматизация медицинских процессов

Важны все функции МИС, но переход на автоматизированный режим работы приводит к одному из самых значимых последствий: снижение числа ошибок. 

После того как системе передаются рутинные задачи (например, рассылка уведомлений о предстоящем приеме, подтверждение визита к врачу и т. д.), высвобождается административный ресурс. Нагрузка на сотрудников снижается, но о полной взаимозаменяемости МИС и администраторов говорить преждевременно.

Руководство может определить, какие процессы можно автоматизировать, а какие оставить в ведении персонала. При наличии шаблонов и развернутого инструктирования качество обслуживания вырастает, а число ошибок сводится к нулю.

Управление ресурсами клиники

Медицинские учреждения очень отличаются друг от друга: пациент может обратиться и в стоматологический кабинет на одно кресло, и в многопрофильный лечебный центр с собственным диагностическим комплексом. И в каждой клинике он ожидает получить высокий сервис и грамотную организацию услуги.

МИС упрощает распределение ресурсов: сколько бы специалистов ни было в команде, она позволяет грамотно и логично поставить им смены и расписать приемы. Планировщики-онлайн упрощают понимание загрузки помещений. Даже в ситуации форс-мажора хватит нескольких секунд, чтобы найти кабинет для приема. При этом настройки информационной системы позволяют учитывать статус пациента (маломобильность, острое неотложное состояние и т. д.).

Во многих МИС есть модули медицинского склада. Это упрощает ведение учета материалов, позволяет формировать автоматические уведомления о необходимости приобрести те или иные расходники. Но оптимизация расходов – только часть плюсов: теперь у медицинского персонала всегда под рукой все необходимое, а значит, пациент получает более слаженную и качественную помощь.

Перечисленные функции в равной степени относятся и к государственным, и к коммерческим клиникам. Но частным медицинским центрам этого может быть недостаточно. Производители ПО готовы предложить им дополнительные модули.

Управление взаимоотношениями

Речь идет о связи «клиника» – «пациент». Налаженная система управления взаимоотношениями позволяет создать эффективную программу лояльности, в которой будут учтены предоплаты, сертификаты, накопительные скидки и многое другое.

Если у клиники стандартные запросы в этой области, она может выбрать готовое решение из множества существующих на рынке. Но в некоторых сферах медицины настройка программы лояльности требует особой деликатности и более креативного подхода. В этом случае можно сообщить разработчикам свои пожелания и получить индивидуальное, по-настоящему эффективное решение задач.

Управление медицинской информацией

Использование МИС предполагает переход на электронный документооборот. Это значит, что ПО должно содержать удобный конструктор для создания документов, а также систему архивирования и хранения.

Вторая составляющая этой функции – взаимодействие с Единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ). Документы должны соответствовать требованию Минздрава и своевременно передаваться в ЕГИСЗ.

Управление финансовыми потоками

Эта функция выражается в классификации денежных потоков (услуга оказывается по полису ОМС или ДМС, оплата производится пациентом: наличными, картой, сертификатом и т. д.) и формирование разных форм отчетности.

Законодательство МИС

1 января 2020 года вступил в силу Приказ МЗ РФ № 911н, который определяет ключевые требования к медицинским информационным системам разного уровня.

Из этого документа можно узнать, что именно считается МИС, для чего они служат и какими характеристиками обязаны обладать. Здесь же можно ознакомиться с классификацией медицинских информационных систем и выяснить, чем они отличаются друг от друга и в чем состоят требования к ГИС, МИС и ИС фармацевтических организаций.

Особое внимание в документе уделено требованиям к ПО и технологиям. Упор делается на безопасности использования и мерах защиты данных.

Так, в число обязательных условий входят:

— расположение на территории Российской Федерации,

— обязательная сертификация ФСБ и ФСТЭК,

— хранение документов в электронном виде с возможностью восстановления,

— контроль доступа к сведениям и за операциями с ними,

— автоматизированное ведение журналов учета, удаления и изменения информации,

— функционирование круглосуточно и без перебоев (исключение составляют периоды техобслуживания и устранение неисправностей, на которые отводится не более 4 часов в месяц).

Со стороны разработки МИС должна:

— иметь статус иной информационной системы,

— обладать доступом к защищенному контуру ЕГИСЗ, подтвержденному соответствующими сертификатами,

— иметь аттестат соответствия требованиям Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»,

— если в МИС реализована квалифицированная электронная подпись, компания-разработчик обязана получить лицензию на встраивание средств криптографической защиты (ее выдает ФСБ),

— для государственных учреждений МИС должна быть зарегистрирована в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных,

— если МИС включает лабораторную или радиологическую информационную систему, у нее должно быть соответствующее удостоверение о регистрации.

Если внимательно ознакомиться со всеми требованиями, становится понятно: какими бы разнообразными ни были виды медицинских информационных систем, выбор их ограничивается не только функционалом, но и весьма суровыми требованиями, отступить от которых невозможно.

Виды МИС

Классификация информационных систем происходит:

— по уровням управления,

— по типам учреждения,

— по архитектуре исполнения.

Расскажем коротко о каждом из видов.

Как классифицируются МИС по уровням управления

Выделяют 3 ступени:

— базовый,

— региональный,

— федеральный.

Базовый – это собственно операции в клинике: электронная медицинская карта, управление ресурсами, автоматизация медицинских записей и т. д.

Региональный объединяет данные нескольких учреждений. Чаще всего речь идет об информационных системах для медицинской сети.

Федеральный уровень – это работа с большими массивами данных, сбор, классификация, аналитика, хранение. Кроме того, через федеральные МИС производится стандартизация (так обеспечивается качество услуг в клинике любого уровня), а также управление кризисными ситуациями.

МИС по типам учреждения

В этом виде деление выглядит так:

— для клиник,

— для аптек,

— специализированные, 

— универсальные.

МИС для клиник подразумевают управление информацией о пациентах (открытие и ведение карт, запись на прием и т. д.), оптимизацию медицинских процессов и финансовое управление.

МИС для аптек преимущественно управляют запасами и производят складской учет, контролируют движение рецептов (сюда входит как отпуск препаратов, так и взаимодействие с медучреждениями), а также ведут клиентское обслуживание (поддержка и сопровождение, консультирование).

Специализированные информационные системы используются в диспансерах (онкологических, психиатрических и т. д.), реабилитационных центрах, а также медицинских центрах, ориентированных на определенную группу пациентов (например, слабослышащие и т. п.). Здесь в числе функций особые протоколы и стандарты оказания услуг, а также в МИС должны интегрироваться специальные инструменты (например, формы опросов, мониторинг динамики реабилитации и т. д.).

Универсальные МИС ориентированы на самый широкий круг медицинских учреждений, часто именно с них начинают работу с ЭДО, но они обладают только базовым функционалом: единый доступ к данным пациента, управление ресурсами, аналитика и составление отчетов.

МИС по архитектуре исполнения

Чаще всего встречаются:

— локальные/десктопные ИС,

— облачные,

— смешанные.

Нельзя однозначно сказать, какая именно информационная система лучше – это всегда индивидуальное решение руководства клиники. Для его принятия учитывается наличие средств на приобретение и обслуживание МИС, возможность организовать серверную. Однако есть несколько пунктов, на которые можно опираться.

Как выбрать медицинскую информационную систему

1. Составьте список требований. Очень хорошо, если руководитель клиники напишет основной перечень, а затем попросит специалистов на местах дополнить его пожеланиями, исходя из своих профессиональных повседневных потребностей.
2. Оцените текущие нужды, составьте прогноз, что вам потребуется через год-два. Выбор информационной системы – процесс, требующий и средств, и времени. Будет жаль отказаться от выбранного варианта после его установки, если направления работы вашего медцентра изменились или сместились приоритеты.
3. Если вы определились с выбором, убедитесь, что МИС соответствует требованиям законодательства.
4. Отдавайте предпочтение тем компаниям, которые могут предложить комплектацию МИС под ваши запросы или способны дополнить готовый продукт необходимым вам функционалом.
5. Проводите тестирование демоверсии. Тщательно фиксируйте любые возникающие ошибки и затруднения – это поможет быстрее и проще внедрить МИС в вашу инфраструктуру.
6. Помните, что переход на использование информационных систем в медицине нужен для оптимизации процессов. Если линейному персоналу сложно понять, как работать с МИС, если она неудобна для врачей, лаборантов, административного корпуса, рассмотрите альтернативные варианты.
7. Проанализируйте полную стоимость продукта. Она состоит не только из покупки лицензии, приобретения оборудования, развертывания системы в клинике, но и из расходов на обучение сотрудников, техническую поддержку. Если вы планируете расширяться, открывать новые направления работы, в какую сумму вам обойдется дополнительное ПО? И как будет осуществляться его установка и развертывание?
8. Отдавайте предпочтение надежным и проверенным поставщикам услуги. В частности, обратите внимание, есть ли возможность обратиться к разработчикам уже после покупки МИС за консультацией.
9. Уделите повышенное внимание вопросу техподдержки. Как она осуществляется? По каким каналам можно обратиться? Сколько времени обрабатывается запрос? Как быстро устраняется проблема? Есть ли закрепленный за вашей клиникой специалист?
10. Выясните, может ли выбранная вами МИС интегрироваться с другими IT-системами. Чем более гибкой, адаптивной и одновременно защищенной и безопасной является выбранная вами программа, тем удобнее будет сотрудникам любого уровня взаимодействовать с ней.

Электронное подписание документов в МИС

Если внимательно посмотреть на список задач и функций единой системы, на которую переходит российское здравоохранение, можно заметить, что в приоритете государственное регулирование. Так и большинство МИС нацелены на решение глобальных задач. 

В то же время клиники стремятся повысить качество сервиса за счет индивидуального подхода к каждому пациенту и повышения уровня обслуживания. И одним из способов решить эту задачу является подписание документов в электронной форме.

Сервис Безбумажный офис F.Doc помогает наладить электронный документооборот между медицинским учреждением и пациентом. Вместо долгого заполнения бумаг у стойки администратора – подписание с помощью нажатия кнопки на экране смартфона.

Пациент может ознакомиться с пакетом документов в удобном для себя темпе и в комфортной обстановке. Через F.Doc он может получить результаты диагностики и обследования, а также назначения врача. И это намного удобнее, чем предписания, распечатанные на бумаге! 

Электронные документы не потеряются и не испортятся, их можно перечитать, например, в аптеке при покупке лекарств. Это простая и одновременно технологичная забота о пациенте, его комфорте, а значит, повышение лояльности клиента.

Что касается преимуществ непосредственно для клиники, то в первую очередь это оптимизация архивации и хранения документов, сокращение расходов на устройства печати и их обслуживание. А еще Безбумажный офис F.Doc снижает нагрузку на персонал и избавляет от необходимости формировать пакеты документов, а после подписания сортировать их и раскладывать – все эти процессы полностью автоматизированы.

F.Doc может стать одним из модулей МИС, используемой в клинике. Более подробно о возможностях Безбумажного офиса здесь.