Для начала поймём, всем ли компаниям необходимо переводить документооборот в электронную форму.

Если в небольшой организации раз в полгода возникает необходимость формировать один-два договора, то, разумеется, не стоит задумываться, как подключить ЭДО, и тратить ресурсы на перестройку процессов. Для ИП на УСН, который не взаимодействует с госструктурами постоянно и работает в основном с такими же небольшими ИП или физлицами, тоже нет причины переходить на электронный документооборот с контрагентами, так как им тоже из-за малого объёма достаточно вести бумажную документацию.

Однако если компания участвует в электронных торгах, работает с большим количеством контрагентов, оказывает услуги большому числу физлиц, продаёт товары, подлежащие маркировке или прослеживаемости, регулярно передает отчетность в налоговую, то внедрение электронных документов оправдано. Для организации, контрагенты которой — крупные компании, полностью перешедшие на ЭДО, использовать электронные документы — вынужденная мера. При масштабном документообороте продолжать работать «в бумаге» уже невыгодно с точки зрения денежных и временных затрат.

Когда ещё нужны электронные документы? Если вашему взаимодействию с партнёрами, клиентами, контрагентами важна конфиденциальность обмена документами, его скорость и уверенность в доставке адресату, то, как очевидно, вам стоит перейти на электронный документооборот.

Как говорят руководители компаний, которые начали пользоваться электронным документооборотом, ЭДО не приносит деньги, зато их экономит. Плюсы внедрения ЭДО вытекают из его свойств. Поэтому поговорим о сути ЭДО.

Электронный документ — это вовсе не скан-копия распечатанного и подписанного бумажного документа. Коротко говоря, электронный документ — это набор информации. Созданный с помощью ЭВМ файл, который пользователь сможет открыть и прочитать на электронном устройстве, и есть электронный документ. Это может быть файл формата .doc, .pdf, .jpg. Например, акт, договор, логотип и брендбук вашей компании.

При электронном документообороте документ сопровождается электронной подписью. Она подтверждает, что документ подписал именно тот человек, кому она принадлежит. Также ЭП фиксирует состояние документа. То есть если одна сторона исправит в документе хотя бы одну цифру, другая сторона узнает об этом факте. Чтобы зафиксировать изменения в документе, его нужно заново подписать ЭП.

Электронный документооборот — это система для подготовки, обработки и обмена документами с полным исключением бумажных носителей. Документы хранятся внутри системы, нет необходимости выделять площади под архив, заботиться о его сохранности.

Научиться пользоваться ЭДО несложно. Вы делаете почти всё то же, что и с бумажными документами — создаёте, подписываете, передаёте контрагенту, получаете от него подписанные и храните. Но эти процессы происходят быстрее и надёжнее. Подписанный контрагентом и отправленный в системе ЭДО акт оказывается у вас почти мгновенно. При сверках и проверках вы легко и быстро находите нужные сопровождающие договор документы за любой период. Документы не теряются на почте и гарантированно доходят до получателя.

Подготовительный этап начните с определения типов документов, которые переведёте в электронный вид. Определите круг лиц-подписантов, кому будет нужна электронная подпись. Опишите маршруты движения документов и участников процесса: кто создаёт, кто согласует, кто подписывает, кто направляет контрагентам и получает от них подписанные документы, кто отвечает за хранение и поиск в архивах при проверках и сверках.

Получившиеся схемы вам помогут при обсуждении с оператором ЭДО технического задания. И эти схемы вы перенесёте в обновлённую учётную политику.

Начать выбор оператора стоит с опроса ваших контрагентов. Так вы соберете обратную связь и поймете, к какому оператору подключены большинство ваших партнёров.

При выборе оператора ЭДО рекомендуем опираться на три критерия: обеспечение безопасности, техническая реализация и сервис.

Признаки надежного оператора:

С технической стороны обратите внимание на следующие аспекты:

Оператор с хорошо организованным сервисом:

В итоге вы получите список из трех-четырех компаний-операторов, удовлетворяющих этим критериям. Запросите у них условия сотрудничества.

В процессе общения с менеджерами фирм-операторов вы поймете, кто лучше реализует ваши требования и с кем вам комфортнее взаимодействовать. Сравните тарифы и условия и выберите наиболее подходящие для вашего бизнеса в текущей ситуации с учётом возможного масштабирования. То есть выбирайте тариф не «впритык», а «на вырост», чтобы чувствовать себя свободно и иметь возможность расширять бизнес в ближайшее время.

Её получают при личном обращении в аккредитованный удостоверяющий центр. Чтобы руководителю юрлица или ИП получить ЭП в удостоверяющем центре ФНС, нужно предъявить паспорт, СНИЛС и ИНН. Электронную подпись записывают на защищённый носитель — USB-токен. Он выглядит как флешка. Чтобы пользоваться ЭЦП, вы подключаете токен к компьютеру через USB-порт и вводите пароль. Такая двухфакторная схема обеспечивает безопасность использования ЭЦП. Токен стоит от 1 500 рублей в зависимости от конфигурации. Для распознавания электронной подписи потребуется установить специальное ПО.

Электронную подпись выдают сроком на 15 месяцев. Когда срок действия закончится, снова обратитесь в удостоверяющий центр.

Если потеряли ключ, скомпрометировали пароль, срочно обратитесь в удостоверяющий центр, чтобы заблокировать ЭП.

Операторы ЭДО предлагают свои услуги и помощь при получении ЭП. Стоимость услуг зависит от вида ЭП и её предназначения. Часто в услугу входит поддержка: специалисты оператора расскажут, как настроить работу электронной подписи, ответят на вопросы и затруднения, устранят технические проблемы.

Как оформить соглашение, мы рассказали в статье «Как получить согласие на ЭДО». К статье приложили два образца соглашения. На их основе составьте документ, который подойдёт в ваших обстоятельствах.

Согласуйте и подпишите с вашими контрагентами соглашение. Осталось направить им приглашения в системе ЭДО для начала обмена документами.