Как подключить электронный документооборот за 1 месяц

ЭДО

03.05.2023

Когда руководитель компании думает о переходе на ЭДО, он представляет себе, что это сложно, долго и неоправданно дорого. К тому же не понятно, с чего начать.

Опишем простой сценарий подключения электронного документооборота. Он подходит для среднего и малого бизнеса, а также большим организациям в качестве первого шага масштабной интеграции ЭДО во внутренние и внешние бизнес-процессы.

Зачем нужны электронные документы

Для начала поймём, всем ли компаниям необходимо переводить документооборот в электронную форму.

Если в небольшой организации раз в полгода возникает необходимость формировать один-два договора, то, разумеется, не стоит задумываться, как подключить ЭДО, и тратить ресурсы на перестройку процессов. Для ИП на УСН, который не взаимодействует с госструктурами постоянно и работает в основном с такими же небольшими ИП или физлицами, тоже нет причины переходить на электронный документооборот с контрагентами, так как им тоже из-за малого объёма достаточно вести бумажную документацию.

Однако если компания участвует в электронных торгах, работает с большим количеством контрагентов, оказывает услуги большому числу физлиц, продаёт товары, подлежащие маркировке или прослеживаемости, регулярно передает отчетность в налоговую, то внедрение электронных документов оправдано. Для организации, контрагенты которой — крупные компании, полностью перешедшие на ЭДО, использовать электронные документы — вынужденная мера. При масштабном документообороте продолжать работать «в бумаге» уже невыгодно с точки зрения денежных и временных затрат.

Когда ещё нужны электронные документы? Если вашему взаимодействию с партнёрами, клиентами, контрагентами важна конфиденциальность обмена документами, его скорость и уверенность в доставке адресату, то, как очевидно, вам стоит перейти на электронный документооборот.

К концу 2024 года 95% счетов-фактур и 70% товарных накладных переведут в электронный вид. Всё меньше бумажных документов будет требовать налоговая — только цифровые. А предприятия всё чаще будут обмениваться электронными документами. Такие результаты описаны в концепции развития ЭДО, утвержденной Правительством РФ. Так что тенденция направлена на отказ от бумажного документооборота, а регулятор (ФНС) и правительство стимулируют бизнес прийти к этому как можно скорее.

Что такое электронный документооборот и как им пользоваться

Но только ли инициатива ФНС и меры с её стороны, такие как, например, введение цифрового формата счёта-фактуры, заставляют бизнес переходить на электронный документооборот? Для самих организаций внедрение ЭДО даёт немало преимуществ.

Как говорят руководители компаний, которые начали пользоваться электронным документооборотом, ЭДО не приносит деньги, зато их экономит. Плюсы внедрения ЭДО вытекают из его свойств. Поэтому поговорим о сути ЭДО.

Электронный документ — это вовсе не скан-копия распечатанного и подписанного бумажного документа. Коротко говоря, электронный документ — это набор информации. Созданный с помощью ЭВМ файл, который пользователь сможет открыть и прочитать на электронном устройстве, и есть электронный документ. Это может быть файл формата .doc, .pdf, .jpg. Например, акт, договор, логотип и брендбук вашей компании.

При электронном документообороте документ сопровождается электронной подписью. Она подтверждает, что документ подписал именно тот человек, кому она принадлежит. Также ЭП фиксирует состояние документа. То есть если одна сторона исправит в документе хотя бы одну цифру, другая сторона узнает об этом факте. Чтобы зафиксировать изменения в документе, его нужно заново подписать ЭП.

Электронный документооборот — это система для подготовки, обработки и обмена документами с полным исключением бумажных носителей. Документы хранятся внутри системы, нет необходимости выделять площади под архив, заботиться о его сохранности.

Научиться пользоваться ЭДО несложно. Вы делаете почти всё то же, что и с бумажными документами — создаёте, подписываете, передаёте контрагенту, получаете от него подписанные и храните. Но эти процессы происходят быстрее и надёжнее. Подписанный контрагентом и отправленный в системе ЭДО акт оказывается у вас почти мгновенно. При сверках и проверках вы легко и быстро находите нужные сопровождающие договор документы за любой период. Документы не теряются на почте и гарантированно доходят до получателя.

Далее расскажем, что делать, чтобы перейти на безбумажный документооборот.

Как подключить и настроить ЭДО — этапы внедрения

Сценарий, о котором поговорим, включает несколько шагов. Он ориентирован на небольшие организации с документооборотом не более 10 тысяч документов в год. Для крупных компаний он подойдёт как первая стадия полной автоматизации процессов.

Если следовать плану-графику реализации сценария и действовать быстро, то через четыре недели вы проведёте первый обмен документами в ЭДО и полностью откажетесь от бумаги.

Подготовительный этап:

анализ процессов

Определить, какие типы документов перевести в электронный вид, проанализировать их маршруты.
Составить список лиц-подписантов.
Опросить контрагентов и узнать их статус подключения к ЭДО.
Сформировать предварительные требования к функциональности решения.

1 этап:

выбор оператора ЭДО
и подключение

Выбрать оператора ЭДО.
Подать оператору заявку на подключение.
Оформить с оператором лицензионное соглашение.

2 этап:

получение ЭЦП
и настройка процессов

Получить ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре.
Настроить доступ пользователей в систему ЭДО.
Настроить процессы движения документов в системе ЭДО.
Обучить пользователей.

3 этап:

настройка обмена документами с контрагентами

Оформить соглашение с контрагентами об использовании ЭДО.
Направить приглашения контрагентам в систему ЭДО.
Подать заявку оператору на роуминг с контрагентами, которые подключены к другим операторам.
Провести тестовый обмен документами с контрагентами.

4 этап:

начало работы в системе ЭДО

Внести изменения в учётную политику.
Начать обмен документами с контрагентами в системе ЭДО.

Сценарий перехода на электронный документооборот включает пять этапов. Он подходит малому и среднему бизнесу с ежегодным объёмом менее 10 000 документов

Проанализировать процессы работы с документами

Подготовительный этап начните с определения типов документов, которые переведёте в электронный вид. Определите круг лиц-подписантов, кому будет нужна электронная подпись. Опишите маршруты движения документов и участников процесса: кто создаёт, кто согласует, кто подписывает, кто направляет контрагентам и получает от них подписанные документы, кто отвечает за хранение и поиск в архивах при проверках и сверках.

Получившиеся схемы вам помогут при обсуждении с оператором ЭДО технического задания. И эти схемы вы перенесёте в обновлённую учётную политику.

Узнайте у ваших контрагентов, как они относятся к внедрению электронного документооборота. Вероятно, окажется, что большая часть уже пользуется системой ЭДО. Их опыт вам пригодится далее — при выборе оператора.

Выбрать и подключиться к оператору ЭДО

Начать выбор оператора стоит с опроса ваших контрагентов. Так вы соберете обратную связь и поймете, к какому оператору подключены большинство ваших партнёров.

При выборе оператора ЭДО рекомендуем опираться на три критерия: обеспечение безопасности, техническая реализация и сервис.

Признаки надежного оператора:

предлагает решение собственной разработки;
регулярно проходит аудит безопасности;
хранит данные на своих серверах;
создает резервные копии данных.

С технической стороны обратите внимание на следующие аспекты:

У решения есть интеграция с бухгалтерскими учетными системами.
Оператор предлагает готовые модули.
Возможен роуминг с другими операторами ЭДО.
Многие ваши контрагенты подключены к этому оператору.

Оператор с хорошо организованным сервисом:

оказывает поддержку клиентам;
помогает подключать контрагентов;
заключает SLA — соглашение об уровне обслуживания;
имеет успешные проекты внедрения и позитивные отзывы клиентов.

В итоге вы получите список из трех-четырех компаний-операторов, удовлетворяющих этим критериям. Запросите у них условия сотрудничества.

В процессе общения с менеджерами фирм-операторов вы поймете, кто лучше реализует ваши требования и с кем вам комфортнее взаимодействовать. Сравните тарифы и условия и выберите наиболее подходящие для вашего бизнеса в текущей ситуации с учётом возможного масштабирования. То есть выбирайте тариф не «впритык», а «на вырост», чтобы чувствовать себя свободно и иметь возможность расширять бизнес в ближайшее время.

Далее вы оформляете заявку оператору, обсуждаете условия и подписываете лицензионное соглашение. Специалисты оператора подробно рассказывают, как подключиться к ЭДО. Начинается процесс технической подготовки к внедрению.

Получить ЭЦП и настроить процессы движения документов

На подготовительном этапе вы определили круг лиц, которые участвуют в составлении и подписании документов. Этим лицам потребуется электронно-цифровая подпись.

Её получают при личном обращении в аккредитованный удостоверяющий центр. Чтобы руководителю юрлица или ИП получить ЭП в удостоверяющем центре ФНС, нужно предъявить паспорт, СНИЛС и ИНН. Электронную подпись записывают на защищённый носитель — USB-токен. Он выглядит как флешка. Чтобы пользоваться ЭЦП, вы подключаете токен к компьютеру через USB-порт и вводите пароль. Такая двухфакторная схема обеспечивает безопасность использования ЭЦП. Токен стоит от 1 500 рублей в зависимости от конфигурации. Для распознавания электронной подписи потребуется установить специальное ПО.

Электронную подпись выдают сроком на 15 месяцев. Когда срок действия закончится, снова обратитесь в удостоверяющий центр.

Если потеряли ключ, скомпрометировали пароль, срочно обратитесь в удостоверяющий центр, чтобы заблокировать ЭП.

Операторы ЭДО предлагают свои услуги и помощь при получении ЭП. Стоимость услуг зависит от вида ЭП и её предназначения. Часто в услугу входит поддержка: специалисты оператора расскажут, как настроить работу электронной подписи, ответят на вопросы и затруднения, устранят технические проблемы.

Теперь, когда у руководителя и участников процесса документооборота есть электронные подписи, оператор настраивает доступ в систему ЭДО и показывает, как создавать и обрабатывать документы внутри системы.

Заключить с контрагентами соглашение об использовании ЭДО

Процесс электронного документооборота двухсторонний. Если вы перешли на ЭДО, а ваши контрагенты нет, то ничего не выйдет. Чтобы обмен электронными документами стартовал, договоритесь с вашими контрагентами. Зафиксируйте в соглашении основные моменты взаимодействия.

Как оформить соглашение, мы рассказали в статье «Как получить согласие на ЭДО». К статье приложили два образца соглашения. На их основе составьте документ, который подойдёт в ваших обстоятельствах.

Согласуйте и подпишите с вашими контрагентами соглашение. Осталось направить им приглашения в системе ЭДО для начала обмена документами.

Что делать, если у вас и контрагента разные операторы ЭДО? Это не препятствие — большинство крупных операторов настраивают роуминг между собой. Это как звонить абоненту «Мегафона», если вы абонент «Теле 2». Чтобы роуминг заработал, подайте заявку вашему оператору, указав ИНН и КПП вашего контрагента. Часто достаточно, чтобы одна сторона подала заявку своему оператору — вы или ваш контрагент.

Внести изменения в учётную политику при переходе на ЭДО

Укажите в учётной политике вид подписи, который будете использовать при обмене документами. Опишите, какой маршрут теперь проходит документ. Опирайтесь при этом на исследование бизнес-процессов, которое провели на подготовительном этапе.

Сколько предстоит платить за электронные документы

Тарифы операторов ЭДО зависят от набора услуг, степени автоматизации процессов и интеграции в учётную систему компании, количества передаваемых документов. При этом обычно за входящие документы плату не берут. Если клиент покупает пакет передаваемых документов, операторы обычно предлагают бесплатное хранение документов и оказывают поддержку.

В любом случае, если подсчитать затраты на содержание бумажного документооборота — расходы на бумагу, печать, доставку, архивирование, хранение, — выгоды ЭДО очевидны.

Быстрый способ подключения к ЭДО — за 1 день

Этот вариант подходит компаниям, которые оказывают услуги физическим лицам. Например, автосервису, сервису доставки, агентству недвижимости, учебному центру. Также он подойдёт для перевода кадрового документооборота в электронный формат. Он работает с простой электронной подписью (ПЭП), для которой не требуется получать специальный ключ. Вашим клиентам не нужно устанавливать специальное ПО.

Чтобы начать пользоваться, выполните всего три действия: