Как клинике подписывать электронный больничный лист

Коммерческие медицинские организации могут не только организовывать прием и лечение пациентов, но и выписывать листы нетрудоспособности. Работа с ними происходит напрямую в МИС или с помощью бесплатной программы от СФР. Разбираемся, что такое электронные больничные и как их оформлять частной клинике. Рассказываем о технических требованиях и особенностях, которые необходимо учитывать при работе с ЭЛН.

Что такое ЭЛН и зачем он нужен клинике

Электронный лист нетрудоспособности — это цифровой аналог бумажных больничных, обеспечивающий взаимодействие между пациентом, клиникой, работодателем и Соцфондом. С 2022 года использование ЭЛН обязательно, кроме редких случаев, связанных с гостайной или госзащитой. Новый порядок регламентируется Приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н.

ЭЛН вправе выдавать не только государственные больницы, но и частные лечебные учреждения. Для этого требуется лицензия на медицинскую деятельность, включающая право проводить экспертизу временной нетрудоспособности. Причем через лицензирование может пройти не только ООО, но и ИП.

Национальное рейтинговое агентство провело исследование и подтвердило, что спрос на платную медицину растет. Частные клиники расширяют перечень услуг, предоставляют сервис высокого уровня и используют современные технологии, такие как онлайн-запись, дистанционное подписание документации и телемедицину. Жители России обращаются в коммерческие медучреждения в том числе для длительного лечения и оформления нетрудоспособности.

В чем преимущества использования электронных больничных, и как это работает для частных медцентров:

• привлечение потока пациентов, особенно к терапевтам;
• преимущество перед конкурентами, у которых такой возможности нет;
• экономия площади (не нужно хранить бумажные листы);
• возможность организовать круглосуточный или дневной стационар;
• минимизация ошибок и экономия времени на заполнение бланков;
• удержание постоянных клиентов.

Наконец, использование электронного формата при оформлении нетрудоспособности в настоящее время обязательно и не имеет альтернатив. Он введен для удобства взаимодействия с Фондом, помогает минимизировать злоупотребление полномочиями, а также исключает подделывание бланков.

Особенности работы с электронными больничными

Технические средства

Разберемся, какие инструменты нужны клинике для работы с ЭЛН.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это самый надежный вид цифровой подписи, использующий технологии криптозащиты. Имеет юридическую значимость, позволяет не только подписывать документы, но и отслеживать внесенные после этого изменения. Подробнее про получение УКЭП расскажем далее.

Медицинская информационная система (МИС). Должна поддерживать интеграцию с системой СФР по API. Использование МИС значительно упрощает социальный электронный документооборот (СЭДО). Обмен данными осуществляется через встроенный модуль. Это удобно для пользователя системы: врача, председателя комиссии и др. Позволяет минимизировать число ошибок и сократить время на заполнение листка нетрудоспособности. Однако не все МИС поддерживают интеграцию.

Альтернативный вариант — установка десктопной программы СФР АРМ ЛПУ (в сочетании с СФР АРМ Доверенность), позволяющей взаимодействовать с фондом напрямую.

Правила работы

При оформлении электронного больничного листа важно придерживаться формы и правил, зафиксированных в Приложении к Приказу Минздрава № 1089н.
 

• ЭЛН открывается в день приема. Врач должен указать личные данные застрахованного лица, код нетрудоспособности, дату освобождения от труда. Если доктор нарушит срок подачи сведений, устранить ошибку возможно только по решению врачебной комиссии (ВК).

• Лист нетрудоспособности должен заполнять и отправлять лечащий врач, принявший пациента. Перед отправкой документ подписывается УКЭП. Продлить и закрыть его вправе другой доктор учреждения (например, дежурный терапевт).
   
• Врач может освобождать от работы на период до 15 календарных дней включительно. Фельдшер и стоматолог — до 10 дней. Если требуется более длительное лечение, решение о продлении листка принимается только врачебной комиссией. Оформленный протокол подписывает председатель ВК с помощью УКЭП.
   
• При обнаружении ошибки подать исправленный дубликат можно до момента начисления выплаты. Старый ЭЛН нужно аннулировать, а новый выдается по согласованию c ВК.

Штрафы и санкции

Прежде всего стоит отметить, что Соцфонд не откажет застрахованному лицу в выплате пособия из-за ошибок, допущенных клиникой. Однако Фонд может подать в суд, чтобы возместить понесенные расходы. Характер судебного разбирательства будет зависеть от обстоятельств и причин.

Частые ошибки при заполнении ЭЛН в клинике:

• неверный код нетрудоспособности;
• нет данных об осмотре пациента;
• нарушение сроков подачи;
• записи врача не обосновывают освобождение от труда, или оснований недостаточно;
• период превышает регламентированный рекомендациями.

Согласно ст. 15.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-83, ответственность за информацию в ЭЛН несут физические и юридические лица, наполняющие содержание документов, выдаваемых застрахованному лицу.

Если при проверке обнаружатся отклонения от правил Приказа № 1089н и других нормативных актов, учреждению могут грозить:

• взыскание переплаты со стороны СФР;
• штрафы по ч. 3 и ч. 4 ст. 14.1 КоАП по итогам проверки Росздравнадзором.

Административные наказания применяются как по отношению к юрлицу, так и к должностным лицам и медработникам.

Как происходит оформление и подписание

С электронными листами нетрудоспособности взаимодействуют сразу четыре стороны:

• Медучреждение. Лечащие врачи создают, заполняют и отправляют ЭЛН в день приема пациента. Регистрируют документы в системе СЭДО либо напрямую в МИС (при поддержке такой функции), либо через интерфейс СФР.
• Соцфонд. Принимает заполненный ЭЛН, проверяет указанные в нем сведения и уведомляет работодателя через ЭДО / в личном кабинете. Подготавливает информацию для расчета пособия.
• Работодатель. Проверяет и подтверждает информацию от СФР, рассчитывает и выплачивает пособие за первые три дня.
• Застрахованное лицо. Отслеживает статус на Госуслугах и получает выплату.

Остановимся подробнее на действиях клиники.

Для подачи сведений нужны УКЭП лечащих врачей и медицинского учреждения. Кроме того, требуется подготовка рабочего места:

• установка специального модуля МИС / программы АРМ ЛПУ;
• скачивание и установка сертификата СФР;
• настройка криптопровайдера, базы данных, подписей и др.

Всем этим занимается штатный системный администратор или приглашенный специалист. Инструкцию по настройке АРМ ЛПУ можно посмотреть на официальном сайте фонда.

Обмен данными возможен только после подключения к СЭДО (ЕИИС «Соцстрах»). Подробности о взаимодействии с системой закреплены в Постановлении Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Порядок подготовки листов зависит от того, будет ли использоваться утилита в МИС или бесплатная программа СФР АРМ ЛПУ. Схема, как оформить электронный больничный, в общем виде выглядит так:

Для продления, закрытия и аннулирования больничных необходимо запросить статус листа нетрудоспособности. УКЭП заверяются все новые действия с ЭЛН.

Выписка с номером листа выдается пациенту по его просьбе. Важно разъяснить человеку, что ему не нужно переживать, как передать электронный больничный работодателю. Все данные автоматически поступают в единую систему «Соцстрах» и к страхователю, а также отображаются на Госуслугах.

Как получить КЭП для подписания больничных

Оформление УКЭП осуществляется только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Оплачивается как лицензия, так и сам защищенный USB-носитель (токен). Его можно приобрести в УЦ или самостоятельно, предварительно убедившись, что устройство сертифицировано ФСТЭК. Дополнительно может потребоваться настройка рабочего места.

Чтобы передавать ЭЛН в Социальный фонд, УКЭП понадобится:

Клинике как юрлицу

Усиленная подпись обязательна для взаимодействия с государственными структурами. Медицинской организации нужна одна электронная цифровая подпись (ЭЦП) для документооборота, и ее оформлением занимается главный врач / руководитель / уполномоченное лицо. В ней должна содержаться информация об ИНН и ОГРН. ЭЦП руководителя юрлица оформляется бесплатно в удостоверяющем центре ФНС.

Необходимые документы: паспорт, номер страхового свидетельства, ИНН физлица и юрлица, ОГРН, а также выписка, подтверждающая право на управление клиникой (например, приказ о назначении или сведения из ЕГРЮЛ).

Срок действия: до 1 года и 3 месяцев.

Врачебному персоналу

Подпись необходима лечащему врачу для оформления больничного листа онлайн и отправки его в СФР. Также незаменима для рецептов. УКЭП оформляется на физическое лицо, но к ней прикрепляется МЧД — специальный файл, являющийся аналогом бумажной доверенности. Для клиники удобнее организовать централизованное получение сертификатов на всех медиков, задействованных в ЭДО.

Необходимые документы: паспорт и СНИЛС. Некоторые центры запрашивают ИНН.

Срок действия: до 12 месяцев.

Председателю ВК

Продление справки на общий срок от 15 дней возможно только при согласовании врачебной комиссией. По этой причине ЭЦП должна быть у председателя и других участников, принимающих решения.

Необходимые документы и срок действия такие же, как и у врачей.

МИС для оформления электронного больничного

Некоторые МИС предоставляют модули, позволяющие интегрироваться с системой социального страхования по API. Выписка листов в этом случае производится в интерфейсе самой медсистемы (в соответствующей вкладке или через отдельную утилиту). Этот вариант может оказаться более удобным для частной клиники.

Преимущества, которые способна предоставить современная медицинская система:

• Работа в едином интерфейсе без необходимости открывать несколько программ.
• Автоматическая подгрузка сведений из истории болезни и базы пациентов, ускоряющая рутинное заполнение и минимизирующая ошибки.
• Автоматическое формирование ЭЛН на основании эпикризов, записей в истории болезни.
• Комплексная проверка информации интеллектуальными модулями, в том числе сверка указанного периода освобождения от труда с рекомендованным.
• Фильтрация по разным признакам: дате открытия, оформившим специалистам, пациентам, статусам.
• Автоматизированное создание отчета по Форме № 16ВН.