Электронная подпись для суда — ЭДО в судебной практике

Один из самых часто задаваемых вопросов на этапе подключения сервиса F.Doc — как решать спорные ситуации? Что делать, если клиент утверждает, что он не подписывал документ электронной цифровой подписью (ЭЦП)?

Главное, что необходимо сказать в этой связи: все действия с электронной подписью регулируются Федеральным законом 63-ФЗ. Безбумажный офис F.Doc работает в полном соответствии с этим законом. И если между компанией и ее клиентом возникает подобная ситуация, F.Doc предоставляет все необходимые доказательства легитимного подписания.

А теперь давайте разбираться более детально.

Правовые особенности применения электронного документооборота

Если говорить кратко, то у ЭДО по сравнению с «классическим» бумажным документооборотом есть три основных особенности (или, если хотите, проблемные точки) при рассмотрении спорных дел в судебных инстанциях:

• Проблема идентификации лица, использующего ЭЦП;
• Вопрос территориальной подсудности;
• Состав доказательной базы при ЭДО.

Вопрос идентификации при использовании ЭЦП на самом деле только кажется уникальным и присущим только электронному документообороту. Ведь если разобраться, оспорить можно и собственноручную подпись, а не только цифровую. Только в первом случае проводится графологическая экспертиза, а во втором — используется набор инструментов и правил, доказывающих, что «цифровой отпечаток» оставил именно этот человек, а не другой. Подробнее мы расскажем об этом чуть позже.

При здравом и профессиональном подходе проблема территориальной подсудности в спорных вопросах при ЭДО также кажется надуманной. Чтобы избежать подобной коллизии, достаточно в договоре прописать, в какой судебной инстанции будут рассматриваться претензии и разрешаться споры. Чаще всего в ее роли выступает арбитражный суд.

Наконец, вопрос доказательной базы при ЭДО. Одним из ключевых моментов здесь является наличие соглашения сторон о взаимном признании документов ЭДО, подписанных соответствующей ЭП. В качестве доказательств судебными инстанциями также принимаются нотариально заверенные скриншоты документов, перечень используемых IP-адресов, журналы программ, обеспечивающих электронный документооборот, log-файлы и др.

Как это работает

Давайте рассмотрим, как это реализовано на практике в сервисе F.Doc.

Во время работы F.Doc все действия пользователей записываются в журнал.

В журнале в автоматическом режиме создаются специальные логи (log-файлы), где в хронологическом порядке фиксируется каждое действие обеих сторон. Если вы уже попробовали демоверсию сервиса, то наверняка обратили внимание, как подробно описана работа с документом: в какой момент документ был отправлен, когда открыт и когда подписан.

Правила Безбумажного офиса F.Doc назначают этот журнал инструментом разрешения спорных и конфликтных ситуаций. Используя F.Doc, клиент и компания соглашаются с правилами, а значит, признают информацию в журнале достоверной и основанием для разбора спорных ситуаций.

Для проверки подлинности, целостности и неизменности электронного документа в F.Doc используется инструмент хеш-сумма ЭД. Это уникальный идентификатор, который высчитывается при помощи специального математического алгоритма. Изменение содержания электронного документа автоматически влечет за собой изменение вычислений хеш-суммы.

Что можно использовать в качестве доказательства совершенной ЭП

В сервисе F.Doc используется ряд инструментов, которые подтверждают, что документ подписан с помощью электронной подписи именно данным конкретным лицом. К ним относятся:

• Соглашение об обмене электронными документами. В нем клиент подтверждает свое согласие на электронное подписание документов простой электронной подписью с использованием его номера телефона, а также гарантирует отсутствия доступа других людей к его смартфону.
• Факт присоединения клиента к правилам. Перед началом использования F.Doc для ЭДО стороны договариваются о легитимности электронной подписи и о доказательной базе. Правила сервиса регулируют отношения сторон в процессе подписания документов посредством F.Doc. Присоединение к правилам участники процесса подписания выражают согласием с определением ЭП, порядком идентификации клиента, подписания ЭД, проверки ЭП.
• Журнал действий пользователя. Здесь фиксируются факты отправки документов и подтверждающих ОТП-кодов (одноразовых паролей) на номер мобильного телефона, указанный в соглашении об ЭДО, а также факты подписания клиентом документов простой электронной подписью. Журнал ведется непрерывно, в автоматическом режиме, и исключает модификацию и удаление записей о регистрируемых действиях и событиях. При присоединении к правилам сервиса F.Doc стороны признают информацию, содержащуюся в журнале, достоверной и служащей основанием для разборов спорных вопросов. Журнал доступен компании в любой момент по всем документам.

Что делать, если клиент продолжает оспаривать подписание документов

Если разногласия не получается урегулировать в досудебном порядке, F.Doc может выступить третьей стороной уже в суде. По запросу Безбумажный офис предоставляет log-файлы, которые подтверждают действия клиента. Также собирается техническая комиссия, которая устанавливает подлинность ПЭП и выдает заключение о ее подлинности.

Спорные ситуации с ЭЦП: обзор судебной практики

В российской практике электронная цифровая подпись как форма подтверждения подлинности документа используется достаточно давно — около 20 лет. Соответственно, накоплен обширный и разносторонний опыт урегулирования спорных ситуаций и выработан юридический подход к разрешению конфликтов в этой сфере документооборота.

Выводы

Подписание документов в сервисе F.Doc происходит с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая благодаря использованию кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. ЭЦП для судов является аналогом собственноручной подписи.

Правила сервиса подразумевают присоединение к ним и организации, и его клиента, что подтверждает ими признание легитимности документооборота в рамках F.Doc. Внутри правил сервиса формализованы процедуры подписания, журналирования, претензионной работы, а суды успешно принимают журналы программ и log-файлы в качестве доказательств. Успешное разрешение спорных ситуаций, связанных с ЭЦП, подтверждено в российском судопроизводстве. В F.Doc «зашита» готовая, апробированная на практике юридическая конструкция, и партнеры могут быть абсолютно уверены в юридической силе подписанных документов.