Электронная подпись для бизнеса: какие бумаги можно подписывать и необходимый пакет документов

ЭДО

30.10.2023

ЭЦП для юрлица – для чего нужна?

Ведение налоговой отчётности, заключение контрактов переходят в электронный формат с подписанием ЭЦП (электронной цифровой подписью). Наличие ЭЦП для ООО и АО необходимо для электронного документооборота. С помощью ЭЦП юрлица можно подписывать документы от лица компании, участвовать в электронных торгах, обращаться с иском в арбитражный суд, проводить сделки с собственностью, подписывать заявки в рамках тендеров.

Даже передача отчётности в налоговую инспекцию, обращения в Фонд социального страхования и Федеральную службы государственной статистики в 2023 году стали возможны только в электронном виде. ЭЦП необходима юрлицу в работе с Банком России, Федеральной таможенной службой, Пенсионным фондом РФ, Росприроднадзором и другими контролирующими органами. Для проведения финансовых операций онлайн, например, оплаты государственных пошлин или торговых сборов от лица компании, потребуется наличие ЭЦП.

Виды ЭЦП

Электронная подпись – аналог рукописной подписи, которая зашифрована в виде кода, состоящего из знаков и символом. ЭЦП активно используют физлица, юрлица, ИП и самозанятые.

Электронные подписи можно разделить на три вида: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная.

Простая ЭП состоит из логина и пароля. Усиленная неквалифицированная ЭП выглядит как открытый ключ, который можно сгенерировать в офисе удостоверяющего центра или на своем компьютере в сервисе УЦ. УНЭП записывается на специальный носитель, по виду похожий на обычную флешку, который обеспечивает безопасное хранение информации. Для ведения бизнеса оформляется усиленная квалифицированная ЭП – закрытый ключ, самый защищенный вариант электронной подписи, который доступен только владельцу электронной подписи.

Более подробно об электронных подписях и их использовании мы рассказали в нашем материале о видах ЭЦП.

Где и как получить электронную цифровую подпись для юридических лиц?

Сделать ЭЦП юрлица для коммерческих компаний предлагают в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Ознакомиться с их полным списком для создания электронной цифровой подписи можно на сайте Министерства цифрового развития. Услуга получения ЭЦП для юрлиц в удостоверяющем центре платная. Для руководителей банковских и финансовых организаций получение подписи возможно в Центробанке, для бюджетных учреждений — в Федеральном Казначействе.

Для подключения электронной подписи запросят сертификат юрлица, который содержит информацию об учреждении юридического лица, государственной регистрации в Едином государственном реестре юридических лиц, организационно-правовой форме, фирменном наименовании и местонахождении, индивидуальном номере налогоплательщика, исполнительным органе, целях создания и основных направлениях деятельности.

С 1 января 2022 года электронную подпись для юридического лица бесплатно делают в Федеральной налоговой службе. Сертификат выдают независимо от адреса регистрации предпринимателя или юридического лица в УЦ ФНС.

Обращаем вниманием: шифр на сертификате юрлица уникальный, и его нельзя скопировать. Выдается сроком на 15 месяцев.

ЭЦП для бизнеса: необходимый пакет документов для оформления

Для выпуска сертификата в ФНС или в аккредитованном УЦ потребуется паспорт, СНИЛС, ИНН, доверенность на полномочия действовать от имени юрлица и заявление на получение сертификата от физлица.

Если руководитель компании планирует выпустить сертификат ЭЦП для своих сотрудников и наделить их правом подписи от лица организации, он должен будет авторизоваться и создать личный кабинет организации. А затем может наделить полномочиями работать от лица компании своих сотрудников.

Руководитель в личном кабинете на портале Госуслуги создает профиль своей компании. Для регистрации учетной записи юрлица необходимо внести данные организации. Система автоматически проверит реквизиты юрлица, после этого вам станут доступны действия с организацией. Добавить профиль организации можно через веб-версию Госуслуг и с помощью мобильного приложения «Госуслуги Бизнес».

К своему личному кабинету на Госуслугах руководитель компании может привязать и свою организацию. Для этого заполняется форма на портале: вносят реквизиты и данные компании. Проверка данных юрлица проводится автоматически, после чего доступными действия с организацией: можно передавать документы для оплаты страховых взносов, оплачивать штрафов ГИБДД, просматривать данные о проверках организации, подавать жалобы.

Кто может использовать электронную подпись юрлица

Сотрудники компании могли подписывать документы с помощью ЭП юрлица до 1 сентября 2023 года наравне с руководителем компании. После 1 сентября правила изменились, и теперь только руководители могут подписывать ЭЦП юрлица. Сотрудники же должны будут использовать сертификат физлица и прикладывать к документам машиночитаемую доверенность.

Электронная подпись для юридических лиц: какие есть риски для владельца бизнеса

Возможность подписывать документы юрлицом дистанционно, с одной стороны, – удобный и современный способ ведения электронного документооборота, а с другой стороны, может создать дополнительные проблемы для владельца бизнеса.

На компанию могут оформить кредит, вывести денежные средства со счета организации, на основе поддельной отчётности для налоговых органов получить возмещение по НДС. Именно во избежание подобных рисков с 1 сентября 2023 года право подписывать документы с помощью ЭЦП есть только у руководителя компании.