ЭДО и ЭЦП для самозанятых: нужны ли, как получить?

ЭДО

16.08.2023

Работа из любой точки страны и самостоятельная организация рабочего графика – мечта, которая для многих стала реальностью. Для ее осуществления сотрудник оформляет себя в статусе самозанятого в установленном законом порядке. О возможностях и дистанционном формате «работы на себя» читайте в нашем материале.

Кто такие самозанятые?

Самозанятый – это предприниматель, который работает исключительно на себя без содержания штата наёмных сотрудников в рамках особого налогового режима, введенного в России в качестве эксперимента в январе 2019 года. Официально он называется «налог на профессиональный доход» (НПД). В конце 2022 года, по данным Федеральной налоговой службы, количество самозанятых достигло 6 000 000 человек.

Среди востребованных сфер деятельности для самозанятых вполне стандартные направления, такие как ИТ-сфера, строительство и ремонт, здоровье и красота, маркетинг, юридические и финансовые услуги, образование и питание. Веб-разработчики, программисты, мастера по ремонту техники и электроники, аналитики данных, кондитеры и пекари, строители и плотники, тренеры, инструкторы, психологи, массажисты, диетологи, косметологи, модельеры, дизайнеры, стилисты, парикмахеры, гиды, музыканты, няни, переводчики, таргетологи, smm-менеджеры, маркетологи, блогеры, репетиторы, фотографы, аниматоры смогут оформить самозанятость.

Важно! Для самозанятого есть ряд ограничений, закрепленных в ФЗ от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход"». Так, самозанятым запрещено продавать продукцию, которая требует маркировки (алкоголь, табак, духи, ювелирные изделия). Также нельзя купить готовое изделие или товар и перепродать его. Нельзя добывать и продавать полезные ископаемые – уголь, нефть, газ, песок, известь. Запрещено оказывать услуги по договору поручения, комиссии или агентскому договору. Закон ограничил для самозанятых сдачу коммерческой недвижимости в аренду, продажу недвижимости или транспорта. Курьер не сможет оформить замозанятость и принимать деньги от клиентов в интересах продавца товара. Однако курьер может быть самозанятым, если продавец товаров выдал ему кассу для расчета с покупателями. Или, например, клиент заранее оплатил товар, а курьеру его нужно просто доставить.

Есть ограничения и для государственных и муниципальных служащих: им разрешается применять новый режим только для доходов от сдачи в аренду жилых помещений.

Если ваш доход составляет не более 2,4 млн рублей в год, вы работаете на себя без наёмных сотрудников и готовы соблюдать все вышеперечисленные условия, тогда оформить статус самозанятого можно c помощью приложения «Мой налог», через уполномоченную кредитную организацию или через портал госуслуг.

Проработав какое-то время на себя, самозанятые нередко становятся ИП или ООО. Причины могут следующие: расширение круга заказчиков, появление команды для выполнения задач и увеличение выручки более 2,4 млн рублей в год.

Самозанятый-2023: работать с ИП, юрлицами и физлицами

Официальная статистика показывает, что самозанятые в 62,5% случаев оказывают услуги в пользу юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а доля услуг для физических лиц составляет 37,5%, сообщает РБК.

В рамках сотрудничества с самозанятыми ИП, физлицам и юрлицам не нужно заключать трудовой договор, а налоговые отчисления (НПД) оплачивает самозанятый.

Важно! Перед началом работы с ИП, юрлицами и физлицами самозанятый не должен быть связан с одним из заказчиков трудовым договором в течение двух предыдущих лет.

Конечно, перед оказанием услуг со стороны самозанятого как исполнителя, а ИП, физлица или юрлица в качестве заказчика, составляется гражданско-правовой договор, в котором прописываются права и обязанности участников:

Исполнитель — самозанятый. Для подтверждения статуса потребуется справка о постановке на учет физлица в качестве плательщика НПД, которую можно сформировать в приложении «Мой налог».
Подробное описание задач со стороны исполнителя и сроки исполнения.
Порядок приёма работы и последующая оплата услуг производится без НДС со стороны заказчика. Исполнитель обязан предоставлять чек из приложения «Мой налог». Также прописываются сроки оплаты и санкции за невыполнение данного пункта.

С 2023 года для самозанятых предусмотрено установление налога на профессиональный доход в процентах от получаемых доходов. Это заменит уплату подоходного налога с физлиц, а также обязательных страховых взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения, поскольку ставка НПД будет включать в себя отчисления на социальное страхование. При работе с физлицами и юрлицами-нерезидентами ставка НПД составит 10% выручки.

При работе с организациями-резидентами ставка в размере 10% будет применяться при сумме выручки до 60 тыс. руб., в случае превышения этого значения ставка составит 20%.

Документооборот с самозанятыми

Если исполнитель договора (самозанятый) и заказчик живут в разных регионах или по каким-то иным причинам удобнее всего вести документооборот с самозанятым дистанционно, тогда в рамках подобного формата сотрудничества актуально будет подключение электронного документооборота (ЭДО).

В рамках ЭДО можно будет не только заключить договор (ГПД), но и обмениваться закрывающими документами с исполнителем.

Преимущества работы с самозанятыми через ЭДО:

1. Скорость заключения договора между сторонами. Заказчик сразу получит документы от исполнителя.

2. Не нужно нести дополнительные материальные расходы на оплату услуг курьера, бумагу и печать документов. Подписание договора происходит через личный кабинет в системе ЭДО.

3. Безопасность — данные при электронном обмене передаются в зашифрованном виде по защищенным каналам связи.

Кроме того, система электронного документооборота сохраняет историю деловых взаимоотношений между участниками. При необходимости поиск нужных документов и их выгрузка займут секунды.

В ЭДО можно подписать не только договор, но и обменяться закрывающими документами (актами).

Подписание документов в ЭДО: что нужно знать самозанятому и заказчику

Для придания документам в системе ЭДО юридической значимости потребуется сертификат о квалифицированной электронной подписи (КЭП). Квалифицированная электронная подпись самозанятого равнозначна собственноручной без специальных соглашений и отдельных договоренностей.

КЭП также позволяет:

участвовать в закупках по № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» на льготных условиях;
регистрировать авторские права на сайте Роспатента;
оплачивать налоги без посещения ФНС.

В случае использования простой или неквалифицированной электронной подписи стороны заключают специальное соглашение о признании юридической силы такой ЭП.

Что нужно самозанятому для участия в ЭДО

Для работы самозанятому в электронном документообороте потребуется всего несколько шагов:

1. Зарегистрироваться в сервисе.

2. Выбрать подходящий тариф.

3. Подключиться к системе ЭДО.

4. Получить электронную подпись.

Как получить и как сделать ЭЦП

Самозанятый может получить электронную подпись в удостоверяющем центре (УЦ), у которого есть аккредитация Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

Наличие КЭП для самозанятого

При наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) можно совершать сделки на электронных торговых площадках (ЭТП) и приобретать имущество компаний-банкротов по выгодным ценам вне зависимости от региона. Это позволит самозанятому, например, купить оборудование или недвижимость для ведения деятельности по удобной для него стоимости.

Оптимизация работы с самозанятыми через сервис F.Doc

Юридические лица через F.Doc могут заключать гражданско-правовые договоры с исполнителями, работающими на себя. Компания при этом сокращает расходы на передачу и подписание документов и ускоряет процесс работы с самозанятым. Доступ к документам у заказчика и исполнителя обеспечивается в формате 24/7.

Если потребуется соглашение о неразглашении информации (NDA), стороны смогут оформить его через F.Doc. Данное соглашение актуально, если для работы на проект привлекаются фрилансеры.

Работа с персональными данными – заказы от юрлиц для самозанятых. Например, нужно обработать базу данных, собрать её и обновить, если потребуется заблокировать или удалить. Для выполнения данной задачи заключается договор на обработку персональных данных, который также можно провести через F.Doc.

В августе 2023 г. F.Doc планирует запустить новую услугу – заключение договора с клиентами. Например, риелторы смогут работать с клиентами без ИП. Подробнее об этом и других новостях читайте в нашем блоге.

Новый закон для самозанятых

Закон, разрешающий самозанятым регистрировать товарный знак, вступил в силу с 29 июня 2023 года. Его положения позволяют гражданам повысить узнаваемость своих брендов на рынке и конкурировать наравне с юрлицами и ИП. После вступления документа в силу иностранные граждане также смогут регистрировать товарные знаки в России без подтверждения статуса ИП. Ранее право владеть товарными знаками было только у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.