Что такое программы ЭДО и как с ними работать
ЭДО
06.05.2024
Что такое ЭДО
Программа электронного документооборота ― это специально разработанное ПО для ускорения процесса работы с документами, который включает создание, внесение правок, подписание в дистанционном формате и обмен документами без использования их бумажных версий. Данная разработка позволяет существенно сократить время, затраченное на документооборот между компаниями, так как для подписания и заверения договоров не требуется личное присутствие участников.
Зачем нужна программа электронного документооборота
Программа ЭДО решает одновременно несколько задач:
— Сокращение расходов на бумагу и ее хранение. Если заказчик и поставщик находятся в разных городах, тогда переход к электронному документообороту ― единственный способ снизить расходы на курьерские и почтовые услуги;
— Систематизация. Бумажные документы сложно хранить в идеальном порядке и еще сложнее найти нужный среди сотни папок. Система ЭДО дает возможность автоматического поиска по ключевым словам, фильтрации по статусу, типу документа, периодам. Компании не нужно выделять отдельное помещение под архив;
— Уменьшение количества потерянных документов. Электронный документ не затеряется среди бумаг на столе. Если настроить распределение входящих, он автоматически отправится в нужный отдел. Документ в системе ЭДО не пропадет по пути к контрагенту, как случается в службах доставки;
— Сокращение времени обработки. В программе можно выбрать несколько документов из списка и подписать сразу. Согласование проходит онлайн;
— Контроль. Преимущество электронного документооборота в том, что руководитель видит статус документа: отправлен, подписан, на согласовании. Можно настроить отправку уведомления об изменении статуса документа на электронную почту;
— Передача сведений о товарах с маркировкой. С 1 января 2022 года участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения в систему «Честный знак».
Как работать с программой
Через программу ЭДО можно создать документы, отправить его контрагенту, внести или принять в документе правки, контролировать статус документа на разных этапах согласования.
Если контрагент не подключен к системе ЭДО, в разделе «Компании» введите ИНН/КПП контрагента, откройте его карточку и кликните «Пригласить». Данная функция возможна в любой системе ЭДО, так как программа интегрирована с другими системами учета.
Виды программ электронного документооборота
Для работы с программой предлагаем разобраться, какие бывают виды ЭДО.
— Сервисы (Системы) ЭДО. К данному виду ЭДО относятся Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. Данные решения позволяют автоматизировать документооборот в компаниях. Среди функциональных возможностей ― создание договора, отправка и согласование с последующим контролем документа. Полный перечень операторов ЭДО представлен на сайте Федеральной Налоговой Службы;
— Онлайн-приложения и облачные сервисы позволяют работать с документами в дистанционном режиме и хранить их в облаке, обмениваться файлами с контрагентом онлайн;
— Коммуникационные платформы или групповые чаты. Данный формат коммуникации в компании позволяет обмениваться не только сообщениями, поддерживать видеосвязь между сотрудниками, но и обмениваться документами. В функционале данного решения есть возможность обмениваться файлами и документами в рамках рабочих групп.
Какая программа применяется для организации электронного документооборота?
Каждый вид ЭДО создан под определенные бизнес-задачи. Если коммуникационные мессенджеры позволяют обмениваться документами внутри компании между ее сотрудниками, другие решения позволяют коммуницировать с внешними контрагентами и подписывать договоры в системе ЭДО.
Как установить ЭДО
Для установки и подключения компании к системе ЭДО необходимо заключить договор с оператором для получения учетных данных и инструкцию для установки решения. Провайдер предоставляет доступ к системе ЭДО через личный кабинет, где пользователь сможет произвести необходимые настройки и начать вести документооборот.
Кроме того, для эффективного использования системы ЭДО необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами.
Что такое программа для электронной подписи
Для подписания документов в системе ЭДО необходима электронная подпись. Для установки сертификата и ключей ЭЦП на компьютер и для дальнейшего подписания документов в ЭДО потребуется специальная программа — криптопровайдер. С помощью данной программы можно работать с сертификатом электронной подписи.
Как выглядит система ЭДО и как происходит обмен электронными документами между двумя программами
Пользователи ЭДО могут работать внутри одной системы или у контрагента может быть подключена другая система ЭДО. В последнем варианте коммуникация возможна через роуминг. Он функционирует по открытой технологии ассоциации РОСЭУ, разработанной специально для операторов ЭДО. Два оператора хранят файлы и обеспечивают синхронизацию обработки в дистанционном режиме. Для клиентов настройка роуминга бесплатна.
Способ настройки роуминга зависит от того, с каким оператором сотрудничает контрагент. Например, у Диадока есть автороуминг, с помощью которого можно отправить второму участнику документооборота приглашение.
Как начать обмениваться документами в автороуминге
Найдите контрагента по ИНН или названию
Отправьте приглашение
Контрагент принимает приглашение
Роуминг работает. Можно обмениваться документами
Контрагент получит приглашение в сервисе своего оператора ЭДО. Дополнительно можно отправить приглашение по электронной почте. Пока его не примут, организация будет находиться в списке контрагентов на странице «Ожидается ответ».
Если с оператором ЭДО не подключен автоматический роуминг, понадобится подать заявку на его настройку с конкретным контрагентом. В роуминге они передаются так же быстро, как и между клиентами одного оператора. Для этого не нужно докупать и устанавливать дополнительные программы.
Какие компании обязаны использовать электронный документооборот
Подключение к системе ЭДО целесообразно сделать, так как данный процесс существенно сокращает расходы и время на согласование документов. Оптимизация процесса работы с документами — дело добровольное. ЭДО — надежный инструмент, который поможет компании ускорить ведение документооборота.
При этом существуют компании, которым нужно использовать ЭДО в обязательном порядке. Это организации, которые занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года данные в разделе «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства № 2464 и № 64.
Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства № 792-р.
Узнать больше про F.Doc
Оставьте ваш номер телефона, и мы перезвоним вам в ближайшее время
Спасибо за заявку!
