Как автосалону подписывать документы с клиентами и получать оплату за услуги в несколько кликов
Кейс «Картель Авто»
В автосалонах скорость и эффективность работы напрямую влияют на клиентский опыт. Однако, традиционный документооборот часто становится фактором, замедляющим работу: оформление договоров занимает много времени, клиенты вынуждены ждать, ошибки в документах приводят к переоформлению, а хранение бумажных архивов — это дорогостоящее и не всегда удобное решение.
В автосалонах группы компаний «Картель Авто» ситуация была аналогичной. Компания сталкивалась с теми же трудностями, что и другие дилеры: задержки в оформлении сделок, ошибки персонала, сложности с поиском документов и хранением больших объемов бумажной документации. Все это сказывалось на операционной эффективности и уровне клиентского сервиса.
В поисках решения, «Картель Авто» обратилась в F.Doc, сервис электронного подписания документов с клиентами — физическими лицами.
Цели перехода на F.Doc
- Упрощение взаимодействия с клиентами. Создание удобных и быстрых способов взаимодействия с клиентами на всех этапах — от демонстрации услуг до подписания документов и оплаты.
- Автоматизация процессов. Ускорение рутинных операций, таких как подписание договоров и оплата.
- Сокращение расходов. Снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом, включая расходы на оргтехнику, хранение документов и обработку почты.
Почему выбрали F.Doc
| Что было важно компании | Что предлагает F.Doc |
|---|---|
| Скорость подписания: как быстро сотрудники и клиенты могут начать подписывать документы | Для подписания в F.Doc используется простая электронная подпись (ПЭП). Такая подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Это значит, что компании не нужно оформлять сертификат электронной подписи, а ее клиенту понадобится только смартфон. К подписанию можно приступить сразу после подключения сервиса. |
| Возможность интеграции с учетной системой | В F.Doc предусмотрена возможность интеграции с популярными и профильными учетными системами. Существует список уже готовых интеграций. Также команда готова к разработке индивидуального решения. В «Картель Авто» используется для работы система 1С Альфа-Авто, для которой уже разработано готовое решение по интеграции F.Doc. |
| Удобство для клиента | Для подписания клиенту не нужно скачивать приложение и регистрироваться. Клиент также может оставить машину в автосервисе, уехать по своим делам или домой и подписать документы на своем смартфоне удаленно, когда ему удобно. |
Как теперь работает документооборот
Теперь документооборот компании стал проще. Внедрение нового функционала в 1С Альфа-Авто прошло успешно и потребовало всего 1-2 дня обучения сотрудников.
Процесс электронного подписания следующий:
1. Сотрудник отправляет документ клиенту на подписание непосредственно из своей системы с помощью кнопки «Отправить в F.Doc».
2. Клиент получает СМС со ссылкой на документ.
3. После ввода проверочного кода клиент подписывает документ одним кликом.
Статус документа в 1С Альфа-Авто автоматически меняется на «Подписан».
Компания активно использует функцию оплаты услуг через Систему Быстрых Платежей (СБП). Клиенты могут оплатить услуги сразу после подписания документа.
Результаты внедрения
- Положительные отзывы клиентов. Удобство и скорость электронного подписания документов были высоко оценены клиентами.
- Эффективность работы сотрудников. Сотрудники освободились от рутинной работы по обработке бумажных документов, что позволило им сфокусироваться на более важных задачах.
Время обработки одного клиента сократилось с 10–15 минут до 5–7 минут — это включает подписание документа через F.Doc и оплату услуг стандартным способом. Если клиент оплачивает через Систему быстрых платежей (СБП) с использованием F.Doc, весь процесс — от подписания до оплаты — занимает не более 3 минут.
- Экономия на эквайринге. Оплата через СБП снизила нагрузку на кассовый узел и сократила затраты на эквайринг. Клиенты оценили удобство оплаты после подписания документа.
При оплате через СБП компания экономит около 100 ₽ на одном машинозаезде. В год это может дать до 1 млн рублей при полном переходе, а даже при частичном — заметную финансовую выгоду.
- Удаленное взаимодействие. Возможность удаленного подписания и оплаты документов, например, при заказе запасных частей, позволила расширить возможности компании и улучшить сервис для клиентов, проживающих вне зоны доступа к офису.
- Высокая стабильность работы. Сервис F.Doc продемонстрировал высокую стабильность и бесперебойную интеграцию с 1С Альфа-Авто, что было оценено IT-подразделением компании.
В нашей компании на протяжении последних лет несколько раз поднимался вопрос внедрения удобных для клиента способов взаимодействия, охватывающих как демонстрацию услуг, так и оптимизацию рутинных операций, таких как подписание документов и оплата. В процессе поиска готового решения мы вышли на одного из лидеров в сфере безбумажного документооборота F.Doc. Идея подписывать документы с клиентами в 1 клик показалась нам очень интересной, как и идея ухода от бумаги, тем более на фоне постоянно растущих расходов на содержание и приобретение оргтехники.
Менеджер F.Doc предоставил данные для расчета экономического эффекта от внедрения системы в связке с оплатой через СБП. Предварительные оценки подтвердили значительную экономию за счет СБП и сокращения времени на подписание документов, а также расходов на оргтехнику. На практике эти ожидания полностью оправдались.
