Запрос документов у клиента: новая функция F.Doc

F.Doc

25.12.2023

Для оформления сделки или договора компаниям могут потребоваться определенные документы от клиентов. Теперь компании, использующие сервис F.Doc для электронного подписания, имеют возможность запросить необходимые документы у своих клиентов. В статье мы расскажем, как работает новый функционал и для каких отраслей бизнеса он будет актуален.

В F.Doc доступна функция запроса документов у клиентов-физлиц. Эта функция необходима компаниям, бизнес-процессы которых при электронном оформлении документов предполагают не только их отправку клиенту на подпись, но и получение от него. Например, в гостиничном бизнесе и в сфере аренды недвижимости при дистанционном заселении может потребоваться скан паспорта клиента.

Функционал доступен в личном кабинете сервиса и для интеграций с учетными системами, в которых работают организации.

Как запросить документы в F.Doc

Рассмотрим процесс запроса документов у клиента на примере личного кабинета сервиса. Сценарий запроса при интеграции с учетными системами аналогичен — сотрудники могут отправлять запрос на документы клиенту непосредственно из своей CRM.

Шаг 1. Сотрудник компании направляет клиенту запрос на документы с указанием типа и обязательности их предоставления (например, указывает, что водительское удостоверение прикладывается при наличии), а также оставляет комментарии, если это необходимо (например, поясняет, что необходима копия первой страницы паспорта и страницы с пропиской).

Шаг 2. F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой для загрузки документов.

Шаг 3. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, загружает необходимые документы и отправляет их на проверку в организацию.

Шаг 4. Сотрудник компании принимает или отклоняет документы с указанием причины отклонения. Если сотрудник отклонил документы, то клиент может заменить вложение и отправить его на рассмотрение еще раз.

После того, как все документы приняты сотрудником компании, комплекту документов присваивается статус «Принят».

Кому будет актуально

Запрос документов у клиента может потребоваться в различных отраслях бизнеса, включая:

Финансовые услуги
Недвижимость
Медицинские услуги
Гостиничный бизнес
Страхование

Это лишь несколько примеров отраслей. На деле этот процесс может быть полезен в различных сферах бизнеса, где для заключения сделки или предоставления услуг необходимо подтверждение личности клиентов, их финансовая отчетность или юридические документы.

«Автобизнес, недвижимость, туризм, ритейл — F.Doc работает с разными сферами бизнеса, каждая из которых имеет свою специфику и подход к организации документооборота. Аккумулируя этот разнообразный опыт, мы предлагаем нашим пользователям решения, которые могут помочь по-новому взглянуть на работу с документами, — комментирует директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко. — Осенью мы предоставили компаниям возможность запроса документов у клиента с помощью сервиса F.Doc. Что позволяет организациям удаленно оформлять те договоренности, фиксация которых раньше требовала бы личного присутствия клиента и передачи им сканов или ксерокопий его документов. Реализация такого функционала способствует оптимизации документооборота компании с клиентами-физлицами».