В современном мире, где цифровизация охватывает все сферы жизни, возможность подписания договоров в электронном виде становится все более актуальной. В настоящее время ежегодное количество подписанных с помощью цифровых технологий документов в России уже превышает 1 млрд. Если говорить конкретно об электронных договорах, то взрывной рост их количества начался в 2020 году. В период пандемии, когда ограничение мобильности вызвало массовое обращение к дистанционным сервисам, по экспоненте росли и объемы электронного документооборота (ЭДО), в том числе благодаря заключению трудовых договоров для работы на удаленке.

Но и без ковидного фактора рост популярности подписания ЭЦП онлайн легко объяснить – ЭДО значительно упрощает процесс заключения сделок, позволяет экономить время и другие ценные ресурсы, а также закрывает вопросы с архивированием и безопасным хранением документов. В этой статье мы расскажем, как подписать договор электронной подписью, какие правовые аспекты обеспечивают его юридическую значимость и какими видами электронной подписи можно при этом пользоваться.

Юридическая база

Вопрос, можно ли подписать договор электронной подписью, которым часто задаются люди, на самом деле риторический, и корректнее сформулировать так: «Являются ли такие документы юридически значимыми?». Постараемся на него ответить. Легитимность такого способа заключения договора стоит на трех китах: Гражданский и Трудовой кодексы, а также Федеральный закон «Об электронной подписи».

ГК РФ устанавливает, что стороны (юридические, физические лица, некоммерческие организации) имеют право заключать договор в электронной форме.

В контексте отношений работника и работодателя ТК РФ определяет, что трудовой договор об удаленной форме трудоустройства и допсоглашение к нему могут оформляться в формате обмена электронными документами.

Техническую сторону легитимности ЭДО обеспечивает 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон детально прописывает технологические инструменты для осуществления электронного документооборота, порядок их использования, регламенты взаимодействия сторон. То есть задает рамки, которые придают ЭП юридическую значимость, а электронным документам – идентичность собственноручно подписанным.

Чтобы цифровой договор имел юридическую силу, помимо строгого следования требованиям этих трех базовых правовых актов, нужно соблюдать и другие правила:

— Если в электронном виде подписывается формализованный документ, его форма и содержание должны точно соответствовать разработанному государственными органами образцу. К таким документам относятся: счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи, УПД и др. Подписывать формализованные документы можно только специальной электронной подписью – квалифицированной.

— Неформализованные документы (их структура и формат не регламентируются государством), такие как договоры, доверенности, письма и пр., могут быть подписаны «упрощенными» вариантами ЭП, в том числе простой электронной подписью. Однако, чтобы документ был юридически значимым, стороны должны об этом заключить соглашение.

— Договор должен соответствовать нормам законодательства, в нем должны отсутствовать основания для признания соглашения недействительным (ничтожным или оспоримым).

— Во всех случаях лицо, подписывающее документ в электронном виде, должно иметь на это право.

Виды электронной подписи 

Тему существования разных типов ЭП мы вскользь затронули в предыдущем разделе, теперь рассмотрим ее немного подробнее. 

В общем виде электронная подпись – это специфический элемент документа, который позволяет идентифицировать человека, который завизировал этот документ. ЭП создается путем генерации уникального сочетания знаков с помощью программных/аппаратных средств. Этот набор символов как раз и содержит информацию о подписанте и времени создания ЭП, которая, согласно закону, признается аналогом рукописной подписи на бумажном носителе.

Всего законом предусмотрены 3 вида электронной подписи: 

— Простая (ПЭП). С ней знакомо большинство пользователей онлайн-сервисов, хотя редко кто осознает, что это именно цифровая подпись. Самые распространенные варианты ПЭП: пара логин/пароль, коды из sms-сообщений и push-уведомлений. Чтобы завизированные простой подписью электронные документы были юридически значимыми, сторонам договора необходимо заключить соответствующее соглашение.

— Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Такую подпись генерируют специальные средства шифрования (криптографии), поэтому для работы с ней нужен специальный «ключ». Как правило, УНЭП хранится на физическом носителе (флэш-карта, жесткий диск компьютера и т. д.) – в случае если она выпускается сертифицированным оператором ЭДО. Однако могут быть и варианты, когда подпись находится в защищенном «облаке». В качестве примера можно привести применение УНЭП в мобильном приложении «Госключ». Созданную в этом приложении ЭП можно использовать для подписания документов на портале Госуслуг. Как и в случае с ПЭП, для придания документам легитимности подписанты с УНЭП должны договориться об этом до начала ЭДО.

— Усиленная квалифицированная (УКЭП). Также хранится на материальном носителе, выпускается только в удостоверяющем центре, у которого есть аккредитация минцифры и лицензия ФСБ. Самая защищенная ЭП обеспечивает юридическую значимость документооборота без всяких дополнительных соглашений.

Какие договоры можно заключать в электронном виде

Практически любой документ, согласно закону, может быть оформлен в цифровом виде и подписан ЭП. Однако есть исключения, которые специально определяются федеральным законодательством и соответствующими нормативными актами. К ним относятся документы, содержащие государственную тайну, а также некоторые виды кадровой документации: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве.

С другой стороны, для некоторых документов предусмотрена только электронная форма договора. Например, только цифровыми могут быть контракты по результатам электронного аукциона для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Как и где подписать электронный договор

Алгоритм того, как заключить договор онлайн, зависит от того, какую ЭП вы используете и на какой платформе происходит процесс. Функцию цифрового визирования поддерживают программные комплексы (программное обеспечение, которое необходимо устанавливать на компьютер), профильные электронные площадки, а также специализированные онлайн-сервисы.

Чтобы подписать договор онлайн с помощью ПЭП, в большинстве случаев необходимо только подтвердить свое согласие на участие в ЭДО, авторизоваться в сервисе, а при получении договора – прочитать его и подписать, введя пароль из sms/push. 

Для усиленной ЭП (УНЭП, УКЭП) потребуется использовать специальный носитель ключа подписи (например, токен) и программное обеспечение для ее генерации. 

В настоящее время подписать договор с помощью ЭП можно на самых разных информационных платформах, включая:

— цифровые торговые площадки – здесь заключаются электронные сделки и проводятся торги, в которых могут участвовать коммерческие и государственные предприятия;

— государственные информационные системы – самая известная из них Госуслуги, здесь можно подписать онлайн (при помощи сервиса «Госключ») договор купли‑продажи автомобиля, договор об ипотеке, договор об оказании услуг связи;

— учетные системы и CRM-системы – они автоматизируют бизнес-процессы предприятия, в том числе позволяя вести электронный документооборот;

— системы ЭДО – специализируются на предоставлении услуг цифрового обмена документами, позволяют сторонам договоров/сделок решать вопрос, как подписать документ дистанционно, без дополнительных соглашений, подтверждающих юридическую значимость соглашений;

— специализированные онлайн-сервисы для сегмента b2c – позволяют организовать легкий вариант заключения договоров онлайн для компаний и их клиентов – физических лиц, без громоздкой ИТ-инфраструктуры и даже без необходимости устанавливать дополнительное ПО. В качестве примера такого провайдера можно привести сервис Безбумажный офис F.Doc.

Подписание документов с F.Doc

F.Doc – сервис, который обеспечивает новый уровень цифровизации документооборота между компаниями и их розничными клиентами. Он легко решает вопрос, как подписать договор дистанционно. С помощью сервиса ускоряется проведение сделок, оптимизируется документооборот и система хранения договоров, минимизируются риски утери архива. Все документы подписываются ПЭП, находятся под надежной защитой и доступны онлайн. 

В F.Doc можно удаленно подписывать самые разные документы: 

— первичные договоры (кроме договоров купли-продажи),

— договоры гражданско-правового характера,

— административные документы,

— локально-нормативные акты,

— кадровые документы (кроме трудового договора).

Алгоритм подписания документов в F.Doc максимально прост и в общем виде включает три шага:

1. Документ загружается в систему.
2. Подписанту направляется sms со ссылкой на документ и проверочным кодом.
3. Подписант переходит по ссылке, вводит проверочный код, знакомится с документом и подписывает его одним кликом в смартфоне.