Организация медицинского архива в клинике

Медицина

03.06.2025

Что такое медицинский архив

С момента рождения пациента и на протяжении всей жизни информация о его взаимодействии с медицинскими организациями фиксируется, сохраняется и архивируется.

Сложность этого процесса состоит в том, что он носит не постоянный, а прерывистый характер. Другая проблема — индивидуальный опыт каждого отдельного пациента. Один проживает всю жизнь не обращаясь к врачам, другой становится завсегдатаем поликлиник и больниц.

Независимо от того, как взаимодействуют пациенты и клиники, необходимо сохранить документы, описывающие этот опыт.

Медицинский архив — это отдельное структурное подразделение в учреждении, которое выполняет следующие задачи:

учет входящей информации;
ее хранение;
обеспечение сохранности медицинской и общей документации;
передача документов в государственный архив.

Это базовый перечень задач, которые ежедневно выполняют хранилища. Помимо перечисленного, архив в медицинской организации:

создает научно-справочный аппарат на основе хранящихся в нем документов;
разрабатывает методики и организует архивное дело внутри медицинской организации в соответствии с требованиями закона;
предоставляет руководству клиники отчет и аналитику о текущем состоянии архива и перспективах хранения документов;
внедряет новые методы работы, в том числе электронный документооборот и облачные хранилища;
повышает грамотность сотрудников в области документооборота, делопроизводства и архивного дела.

По специальному запросу специалисты архива медицинских документов готовят различные справки, выписки, отчеты и т. д.

Может показаться, что речь идет о месте, в которое просто годами складируются документы. Но медицинский архив имеет огромное значение и для пациентов, и для учреждения, к которому он относится.

Наличие сведений о пациенте является основой для обеспечения непрерывной медицинской помощи. В любой момент специалист может обратиться в архив, изучить карту человека и разработать план лечения с учетом не только его текущего состояния, но и анамнеза за предыдущие годы.
Сведения, поступающие от специалистов этого подразделения, формируют статистику заболеваемости. Это та база, на основе которой принимаются профилактические меры, определяются факторы риска, а в глобальной перспективе разрабатываются государственные программы в области здравоохранения.
Архив медицинской документации помогает обеспечить правовую защиту в спорных ситуациях. Также это источник сведений для проведения экспертизы.

Требования к организации архива

Когда перед клиникой встает вопрос, как именно она будет архивировать документацию, отправной точкой становятся требования по хранению. Вот как они выглядят:

Разрешается хранить документы в специально предназначенных для этого отдельных помещениях.
Необходимо исключить доступ посторонних к медицинской документации.
Хранение должно происходить упорядочено, с разделением по категориям для удобного поиска нужных сведений и быстрого получения информации.
Документы должны находиться в специальных маркированных папках или ящиках. О том, что содержится внутри, должно быть ясно по надписи, указывающей на содержание.
Для хранения медицинской документации используют защитные обложки, папки и т. п., чтобы избежать повреждения документа или утраты содержащейся в нем информации.

Как должен выглядеть архив

Чтобы обеспечить соответствие перечисленным требованиям, архив в больнице оборудуется в специальном помещении. Оно должно состоять из:

архивохранилища (одного или нескольких);
помещения для приема и обработки документов;
зала для посетителей, в котором возможна работа с документами;
кабинетов сотрудников архива.

Требования к помещению

Организация и хранение документов происходит согласно Приказу Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24. Вот как это должно происходить:

Помещения внутри архива должны быть изолированы друг от друга.
При строительстве и отделке использованы материалы с подтвержденной огнестойкостью, негорючестью и неагрессивностью.
Межэтажные перекрытия и стены должны обладать запасом прочности, чтобы выдерживать нагрузку веса стеллажей и иного оборудования.
Воздухообмен в помещении архива должен происходить не менее 2 раз в течение часа. Для обеспечения этой нормы устанавливают специальные системы вентиляции и кондиционирования, а также отопления.
Обязательно наличие системы пожаротушения.
Внутри не должно быть газовых и водных коммуникаций, электропроводка скрытая, выключатели выведены за пределы хранилища.

Условия содержания

Отдельно описываются требования к освещению, температуре, влажности внутри архива.

Обязательным условием является полное отсутствие света в местах хранения документов. Если нужно извлечь бумаги или, наоборот, поместить их в ящики или на полки стеллажей, допускается минимальное естественное освещение с применением защиты окон с помощью жалюзи, штор и т. д.

Работа с документами должна происходить в отдельной комнате.

Оптимальная температура воздуха в архиве — 17-19 градусов Цельсия, относительная влажность — 50-55%. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

Для отдельных носителей информации (пленка, фотобумага, стекла, магнитные носители) устанавливается специальный температурно-влажностный режим.

Все показатели контролируются с помощью измерительных приборов, а показания фиксируются в регистрационном журнале с указанием даты и подписи ответственного лица.

Санитарно-гигиенические требования

Помещение и его состояние должно соответствовать предписаниям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В них входит:

содержание помещения в чистоте;
обеспечение условий, исключающих возникновение плесени, скопления пыли, а также появление насекомых и грызунов.

В медицинском архиве запрещается:

находиться в верхней одежде;
носить мокрую, грязную обувь;
курить;
хранить пищевые продукты и есть.

В помещении должна проводиться влажная уборка по графику. Руководитель медицинского учреждения обязан не менее раза в год организовывать мероприятия по обеспыливанию архива, а также контролировать, проводится ли обработка мест хранения с помощью растворов водных антисептиков.

При обнаружении в архиве признаков паразитов или плесени предпринимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения с привлечением специалистов.

Организация пространства и оборудование

Для того, чтобы работа медицинского архива происходила правильно, четко и грамотно, размещение в ней бумаг и иных носителей должно соответствовать определенным стандартам.

Прежде всего должен быть составлен план-схема размещения документов, а архивация происходить в соответствии с ним.

При выборе оборудования предпочтение отдается металлическим стеллажам (передвижным сборным). В качестве дополнительного используют крупногабаритные шкафы из металла, сейфы и т. п.

Стеллажи необходимо расположить в помещении так, чтобы они стояли перпендикулярно оконным проемам. Если в комнате нет окон, оборудование для хранения размещают сообразно требованиям без примыкания к отопительным приборам и наружным стенам здания.

Нормы расстановки:

расстояние между стеллажами в архиве (главный проход) — 1200 мм;
рабочий проход между стеллажными рядами — 750 мм;
расстояние между внешней стеной здания и стеллажами, параллельными стене — 750 мм;
расстояние между внешней стеной и торцом архивного стеллажа или шкафа — 450 мм;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 150 мм.

Все документы должны быть помещены в первичные средства хранения, защищающие от воздействия внешних факторов: коробки, папки и т. д. Только после этого допускается их размещение на стеллажах.

Сколько хранятся медицинские архивы

Почему к организации архивирования документов в медучреждениях подходят так основательно? Ответ на этот вопрос заключается в сроке хранения входящих материалов.

Продолжительность нахождения документа в архиве регламентирована Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации № 408 от 3.08.2023. Вот какие сроки он устанавливает:

журнал записи оперативных вмешательств в стационаре — бессрочно;
медкарта пациента, госпитализированного в связи с профзаболеванием — 50 лет;
медкарта пациента амбулаторная и стационарная — 25 лет бумажная и 50 лет электронная;
история родов — 25 лет бумажная и 50 лет электронная;
журнал учета пациентов и отказа в госпитализации — 10 лет;
журнал учета приема беременных и рожениц — 10 лет;
жалобы граждан и переписка по ним — 5 лет;
записи консультаций и консилиумов (на видео- и аудионосителях) — 1 год;
результаты анализов — 1 год.

В том, сколько хранятся медицинские карты в архиве, есть разночтения, потому что этот вопрос может определяться и таким правовым актом, как перечень Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Если медицинское учреждение руководствуется им, то хранить бумажную карточку пациента оно будет на протяжении 5 лет.

Тем не менее, абсолютное большинство бумаг придется хранить годами, порой десятилетиями. Без соблюдения надлежащих условий это невозможно.

Электронный медицинский архив

С февраля 2021 года российские клиники переходят на электронный документооборот (ЭДО). Этот процесс опирается на Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 07.09.2020 № 947н.

Так же, как и бумажные, электронные документы необходимо хранить. Если у клиники скромный документооборот и есть ресурсы на установку и размещение серверов, вопрос решается достаточно просто. Но чаще всего приходится обращаться к сторонним специалистам с целью организации электронного архива.

Как правило, компании, реализующие услугу электронного хранения данных, предлагают следующий порядок действий:

1. Клиент (в данном случае клиника) пишет техническое задание, в котором указывает объем данных, условия хранения и доступа к ним, а также ПО, с которым должна быть интегрирована услуга.
2. Группа экспертов готовит прототип архива. На этом этапе заказчик проверяет соответствие проекта его нуждам и запросам.
3. Если прототип получает положительную оценку клиента, начинается этап подготовки документов к хранению. Речь идет об оцифровке бумажных и иных видов носителей в электронный вид. Что предстоит сделать?

подготовить бумаги (освободить от скрепок, выровнять от заломов и т. д.);
доставить документы в офис компании, предоставляющей услуги электронного архива;
сдать/принять документацию по описи;
убедиться в том, что документы в надлежащем виде и их можно оцифровать;
если на хранение передаются электронные документы, проверить их на отсутствие зараженности вирусами;
сканировать бумаги;
произвести сверку, убедиться, что вся информация читается;
создать резервные дубликаты документов;
настроить ПО, предоставив доступ в соответствии с требованиями клиники;
классифицировать документы и сформировать каталог;
обучить персонал работе с архивом.

Особенности хранения документов при переходе на ЭДО

С какими проблемами сопряжена организация электронных медицинских архивов?

Универсальных решений в настоящее время нет ни в России, ни за рубежом. Пока что не существует систем хранения, которые можно было бы реализовать, не дорабатывая их под нужды и потребности каждого отдельного учреждения.
Все известные решения придется обновлять или заменять в перспективе ближайших 10-15 лет. Это связано с развитием технологий, в частности с более глубоким проникновением цифровизации.
Учитывая предыдущий пункт, при создании медицинского архива особое значение имеет не только организация хранения, но и возможность достаточно просто переносить данные.
В России пока нет единой универсальной нормативной базы, которая бы регламентировала правила, форматы, протоколы передачи электронных документов в государственные и другие архивы.
Требования к безопасности хранения очень высоки. Например, Безбумажный офис F.Doc придерживается принципов кибербезопасности при создании защищенной системы хранения. Электронный медицинский архив должен гарантировать и сохранность данных, и бесперебойный доступ к ним, и одновременно с этим исключить любую возможность утечки данных.

Преимущества электронных медицинских архивов

Сложности организационного характера преодолимы: у клиник есть возможность выбрать из множества предложений наиболее удобную систему ЭДО и хранения документов в электронном архиве. Выгода такого решения видна невооруженным глазом:

сокращаются издержки на печать бумажных документов;
происходит колоссальная экономия средств, потому что исчезает необходимость в помещении и инвентаре для архива, обеспечении всех условий нахождения в нем бумаг и других носителей информации;
сотрудники клиники, наделенные соответствующими полномочиями, в разы быстрее получают доступ к документам;
обмен информацией внутри клиники ускоряется, появляется возможность давать оперативный ответ на запросы;
это более комфортно для пациента, который может не только получить дистанционный доступ к своей истории болезни и назначениям, но и взаимодействовать с другими медицинскими организациями, не запрашивая копию карты или выписку из нее.