Может ли ЭДО быть бесплатным для ИП, ООО, малого бизнеса

ЭДО — внедрять нельзя ждать

Электронный документооборот (ЭДО) — это современный способ организации делопроизводства. ЭДО позволяет перевести в цифровой формат любые виды деловой документации — договоры, счета-фактуры, накладные, акты и т. д. При использовании ЭДО преимущества очевидны: снижение непроизводственных расходов, ускорение бизнес-процессов за счет повышения оперативности формирования и обмена документами, оптимизации хранения и доступа к ним.

ЭДО по своей сути является полным аналогом бумажного документооборота, но обладает неоспоримыми плюсами, экономя ресурсы (финансовые и временные) и увеличивая эффективность работы компании. А еще есть требования регуляторов — Федеральная налоговая служба разработала Концепцию электронного документооборота, которая содержит утвержденные планы по переводу 95% всех счетов-фактур в электронную форму до конца 2024 года.

Все это хорошо понимают российские предприниматели — согласно опросам, почти две трети представителей отечественного бизнеса положительно оценивают использование ЭДО. Парадоксально, но при этом полностью перешли на безбумажный документооборот менее 4% компаний РФ. Такой вывод констатируется в этом же исследовании. Среди основных причин, мешающих переходу на электронное делопроизводство, названы высокая стоимость и сложность внедрения. Но есть и другие предубеждения, которые легко развеять.

Так же легко, как и внедрить у себя в компании ЭДО. Как? Читайте статью до конца.

«Мифы» и правда о системах электронного документооборота

Многие компании хотели бы попробовать ЭДО, но сомневаются в необходимости его запуска из-за нескольких причин. Назовем их «мифами».

• Для внедрения цифрового документооборота потребуется сложная интеграция, а для технической поддержки в компании нет соответствующих специалистов.

  Почему не стоит этого бояться? Действительно, существуют варианты ИТ-решений для ЭДО, которые предусматривают сложные внедрения и интеграции, профессиональную техподдержку на стороне пользователя и т. д. Но есть и другие возможности. Например, для легкой интеграции электронного документооборота в бизнес-процессы компании можно использовать простое решение — личный кабинет F.Doc, про который мы подробно написали. Он позволяет мгновенно запустить ЭДО и не устанавливать никакое дополнительное программное обеспечение на устройства сотрудников и клиентов.

• Документы, созданные в системе ЭДО, не имеют юридической силы.

  Федеральным законом 63-ФЗ предусмотрены условия придания действиям, совершаемым с простой электронной подписью, юридической значимости. В сервисе F.Doc все требования законодательства соблюдены, следовательно, простая электронная подпись признается легитимной, а документы, заверенные с ее помощью — юридически значимыми.

• Бумажные документы всегда «под рукой», а электронные…

  Электронные документы, как и бумажные, также всегда находятся у вас «под рукой». С тем только отличием, что их нельзя потерять, положить «не в ту папку», испортить небрежным хранением и т. п. Они всегда в определенном, надежно защищенном месте с круглосуточным доступом.

  Для того чтобы их посмотреть, надо просто зайти в свой личный кабинет и выбрать нужный документ. Вся история документооборота с каждым сотрудником и клиентом надежно хранится, и вам всегда обеспечен доступ к каждому документу. При этом вам не надо хранить стопки бумаг и занимать ими полезное пространство, а документы доступны для вас из любой точки мира.

• Одним из главных и весьма распространенных предубеждений против электронного документооборота является сомнение в его экономической целесообразности. 

  Ведь чтобы запустить ЭДО нужны большие единовременные платежи, плата за каждую подпись или за лист, оплата за хранение документов, подключение новых сотрудников, а также иные сопутствующие расходы. Многих руководителей и собственников бизнеса останавливает именно вопрос цены. Нельзя сказать, что это миф на 100% — отчасти это результат сложившейся в этой отрасли практики. Дело в том, что на сегодняшний день почти все системы электронного документооборота распространяются на платной основе. Чтобы разработать такой сложный технологический продукт, как система ЭДО, ИТ-компании вкладывают большие ресурсы:

  — задействуют большой штат сотрудников для поддержки сервиса;
  — поддерживают регулярное обновление с целью добавления новых функций и обеспечения безопасности;
  — хранят документы на своих мощностях;
  — выступают в суде в качестве третьей стороны в спорных ситуациях и т. д.

  Затраты необходимо отбивать, что сказывается на стоимости внедрения. Таковы были реалии до выхода на рынок Безбумажный офис F.Doc, чья миссия — сделать ЭДО повсеместным и массовым, и который меняет правила игры, в том числе и в вопросах ценообразования.

Можно ли начать использовать ЭДО без больших вложений?

Безбумажный офис F.Doc дает возможность запустить электронный документооборот по доступным ценам. Вы можете выбрать удобный вам тариф исходя из объема документов и набора функций для вашего бизнеса. Подробнее вы можете ознакомиться с тарифами в соответствующем разделе на сайте.

Безбумажный офис F.Doc помогает своим партнерам становиться более технологичными и клиентооринтированными, чтобы компании могли расти и не думать о сложностях и дороговизне ЭДО.