Как с помощью F.Doc снизить риски утери договора

Что делать, если потерян оригинал договора? Или как с помощью F.Doc снизить риски при предоставлении и получении услуг?

Договор возмездного оказания услуг — распространенный документ в различных категориях бизнеса, поэтому и риски, если его оригинал отсутствует, многообразны.

Что произойдет, если нет оригинала договора

Вы по какой-либо причине потеряли договор, а контрагент оказался непорядочным, то вероятны такие последствия:

• вы не получите услуги;
• если вас не устроит качество услуг, вам не вернут деньги;
• продавец увеличит стоимость услуги или потребует дополнительную плату;
• на вас наложат штрафные санкции при невыполнении условий, о которых вы не знали;

Перечисленные риски наиболее распространены при потере документов в сфере оказания услуг. Например, в автомобильном бизнесе, в области туризма, риелторской деятельности, при оказании консультационных, аудиторских, дизайнерских и иных услуг.

Потерять оригинал договора в самом деле невыгодно, поскольку если обратитесь в суд за восстановлением своих прав, судья потребует предоставить обоснование требований, то есть договор. Как показывает судебная практика, если утрачен подлинник, велика вероятность того, что судья сочтет договор незаключенным. А следовательно, у вас не будет доказательства, что существует спорное обязательство.

Со стороны налоговых органов компанию ждут последствия в виде штрафов и доначисления налога.

• Наложат штраф 200 рублей за каждый отсутствующий документ, если по запросу налоговой при проверке компания не предоставит договор.
• Налог на прибыль доначислят, если компания не подтвердит затраты договором.
• Пересчитают вычет по НДС, так как наличие договора — одно из условий для компании получить право на вычет сумм НДС.

Что предпринять в случае утраты договора с контрагентом

В зависимости от вида договора и отношений с вашим деловым партнёром предлагаем несколько способов, что делать если вы потеряли договор.

Восстановить договор по экземпляру контрагента

Вы продолжаете сотрудничать с вашим партнером, у вас хорошая история деловых отношений, и вы предполагаете, что он положительно отреагирует на вашу просьбу. Обратитесь к партнеру за его экземпляром или файлом текста договора. Распечатайте файл или сделайте копию с бумажного носителя и заверьте по оригиналу у нотариуса. Нотариус поставит штамп «Копия верна» и свою подпись. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинник. Один экземпляр нотариус оставляет у себя и хранит десять лет, затем сдает в архив. Если вам снова понадобится документ, обратитесь к нотариусу — он заверит еще одну копию.

Второй вариант — заново подписать договор. Он подходит, когда у вас сохранился файл с текстом договора. Вы распечатываете два экземпляра, подписываете сами и просите подписать партнера. У вас и у партнера теперь новые оригиналы договоров.

Возможно, проверяющие органы проявят пристальное внимание и заметят, что договор подписали задним числом. Поэтому лучше поставить отметку «дубликат» на обоих экземплярах — вашем и контрагента и на обратной стороне написать дату и причину составления дубликата.

Обратиться в судебный или городской архивы

Юристы советуют, как восстановить договор, если организация, с которой вы его заключили, перестала существовать.

В первую очередь стоит связаться с бывшим директором организации и попросить его заново подписать договор. Его контакты можно найти у главного бухгалтера, юриста или менеджера, который вел переговоры с организацией, и в едином реестре юридических лиц.

Допустим, найти директора и договориться с ним не удалось. Далее у нас два пути — в судебный архив или в архив города.

В судебный архив идем, если знаем, что организация обанкротилась по постановлению суда. В архивах хранится почти вся документация фирм, признанных банкротами.

Картотека арбитражных дел содержит судебные решения. В поиске на сайте картотеки в поле «Участник дела» введите наименование компании-контрагента и нажмите кнопку «Найти». Заполнять остальные поля не обязательно.

По клику на номере дела откроется окно с подробностями судебного спора. Судебный акт приложен в карточке дела.

Судебное решение в формате PDF открыто всем пользователям сайта, а доступ к материалам дела дадут только участнику судебного разбирательства по его ходатайству. Судья разрешит делать ксерокопии и фотографировать материалы, но не позволит вынести из архива.

В городской архив передают документы организации, которые закрылись сами, по собственному выбору. Отдавать бумаги в архив тоже их выбор, поэтому нет гарантии, что вы обнаружите утерянный договор.

Все же стоит попробовать обратиться в архив. Для этого приходите лично — электронного поиска нет, как и каталога отсканированных документов. Сотрудники архива попросят показать паспорт и устав компании или решение о назначении директора — получить доступ в архив может только руководитель компании.

Запросить копии в Росреестре или Роспатенте

Этот вариант подойдет, если утерян договор на недвижимость или на интеллектуальную собственность.

В Росреестр передают договоры покупки-продажи недвижимости. Сделка считается правомочной после регистрации в Росреестре.

В Роспатенте регистрируют договоры на интеллектуальную собственность, например, на передачу авторских прав, лицензионные договоры.

В обеих службах копию договора выдадут только тому, кто его подписывал, по личному обращению подписанта. Участнику сделки нужно предоставить подтверждающие документы и оплатить пошлину. Размер пошлины зависит от формата договора — за бумажный пошлина выше, чем за электронный.

Как снизить риски с помощью F.Doc

К способам, которые мы описали, придется прибегать, если потерян бумажный договор. Чтобы обезопасить себя от утраты договоров и других документов рекомендуем использовать электронный документооборот.

Безбумажный офис F.Doc исключает риск утери документов, так как это онлайн-сервис для подписания документов и инструмент для их хранения — они надежно защищены и доступны в любое время. Цикл заключения и исполнения договоров ведется в едином пространстве. При большом объеме договоров это критически важный параметр.

Документы находятся у вас, ни один договор и акт больше не потеряется. Вы можете передать в суд электронный документ, в том числе электронный документ в формате PDF с соответствующей отметкой, когда возникнет спорная ситуация с контрагентом. Также по запросу служба технического сопровождения F.Doc предоставит выгрузки из системного журнала программы, подтверждающие легитимность электронной подписи, либо протокол работы технической комиссии, в котором она устанавливает подлинность простой электронной подписи.

Иногда в процессе деловых отношений происходят срывы сроков и неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств. Взаимодействие участников отношений прозрачно и не возникают организационные проблемы, если у вас есть подписанный договор и сопутствующие документы в электронном виде.

Таким образом, F.Doc исключает риск потери документов, а значит снижается вероятность конфликтов с контрагентами. Документы в F.Doc, подписанные сторонами, имеют юридическую силу и могут быть предоставлены в суде для решения спорных ситуаций.

Как предотвратить утерю договора

Краткая памятка, чтобы не терять договоры:

• Заверяйте договоры у нотариуса.
• Делайте ссылки на договор в актах и счетах.
• Обсуждайте договоренности с партнерами в переписке и сохраняйте ее.
• Отправляйте скан-копии договоров контрагенту и просите сканы у него.
• Оформляйте актами утрату бумаг при пожаре или затоплении.

Переходите на Безбумажный офис F.Doc — это позволит вам исключить риск потери документов и избежать сложных процедур по восстановлению документов. Электронные документы всегда надежны защищены и доступны в любое время.