Электронная подпись на планшете: юридическая сила и практика использования

Что такое графическая подпись на планшете

Одна из самых серьезных проблем в сфере медицины — колоссальный объем документооборота. Речь идет не только о внутренних бумагах, но и о договорах, согласиях, доверенностях и т. д., на которых ставит подпись пациент и без которых невозможно приступить к оказанию медицинских услуг.

Некоторые клиники решают эту проблему с помощью электронной графической подписи. Заметим, что ее используют не только в медицинских центрах. Предложить клиенту поставить подпись стилусом на планшете могут и на СТО, и в ритейле, и в грузоперевозках, и в сфере туризма и гостиничного бизнеса. В 2018 году так визировали документы при обращении к нотариусу.

Графическую подпись называют еще и цифровой рукописной. И наверняка многие читатели не в полной мере представляют, о чем идет речь. Прежде всего уточним, что это не то же самое, что электронная цифровая подпись.

Электронная графическая подпись (ЭГП) выполняется собственноручно в документе, который отображается на экране планшета. Клиент берет стилус и так же, как ручкой по бумаге, расписывается по монитору портативного устройства. Если рассматривать эту процедуру как процесс, свою подпись человек не пишет, а рисует. И именно поэтому порой возникает путаница между ЭГП и факсимиле, хотя и фактически, и юридически это разные вещи.

Требования к технике для подписания документов стилусом

Далеко не каждый планшет может использоваться для получения ЭГП. Существует ряд требований к устройству, который делает этот способ весьма дорогостоящим.
Например, планшет должен воспроизводить все нюансы биометрических данных. Без этой опции невозможна точная верификация электронных подписей. И если возникнет потребность провести многофакторную проверку подписи электронного документа, отсутствие такого функционала у планшета будет критичным — документ просто не признают легитимным.

Подписанный документ обязательно должен подлежать шифрованию по стандарту RSA.

Представьте ситуацию, когда нужно сделать экспертизу подписи. Если речь идет об обычном бумажном документе, заявитель предоставит его специалистам почерковедческого бюро. На основании биометрических характеристик они сделают заключение, подлинная эта подпись или нет.

Если нужно удостоверить ЭГП, потребуется программное обеспечение экспертного уровня для проверки графической подписи (об этом свидетельствует опыт стран, в которых такой способ подписания разрешен законом). И, в отличие от проверки ЭЦП, процесс будет очень непростым.

Юридическая сила подписи на планшете

А теперь самый главный вопрос: можно ли считать ЭГП аналогом факсимиле или ЭЦП? И какова юридическая сила подписи на планшете?

Начнем с того, что судебных прецедентов в части использования ЭГП очень мало. Это значит, что в случае возникновения разбирательства относительно подлинности документа, подписанного на планшете, решение может быть вынесено как в пользу истца, так и в пользу ответчика.

Почему так происходит? Чаще всего в подобных делах юристы обращаются к статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации. В пункте 1 сказано:

В то же время прямо не говорится о допустимости подписания документа стилусом в электронном графическом планшете. А в вопросах использования такой подписи, точнее, ее запрета или допустимости, рекомендуется опираться на пункт 2 той же статьи ГК РФ:

Впрочем, есть документы, подписание которых не регулируется Гражданским кодексом. Это те бумаги, которые участвуют в налоговых и других финансовых правоотношениях: счет-фактуры, акты выполненных работ и так далее. О том, что к ним гражданское законодательство не применяется, прямо сказано в пункте 3 Статьи 2 ГК России.

Например, порядок подписания первичной документации (речь идет о любых бумагах, подтверждающих сделку налогоплательщика: акт приема-передачи, акт выполненных работ) регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) «О бухгалтерском учете». В пункте 5 статьи 9 упомянутого выше Закона сказано:

То есть, говоря более простым языком, все документы, относящиеся к бухгалтерской деятельности и налогообложению, могут быть оформлены и подписаны двумя способами:
 

• на бумаге с подписью от руки или с использованием факсимиле,
• в электронном виде с заверением одной из форм электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП).

ЭГП не входит в число электронных подписей — она графическая, рукотворная, в каком-то смысле аналоговая, хоть и выполнена на электронном устройстве. А электронные подписи имеют цифровой вид: это токен и сертификат, которые могут быть задействованы в системе ЭДО.

Получается, что с помощью ЭГП можно подписывать документы, которые не относятся к числу налоговых или бухгалтерских. К такому типу можно отнести согласие на медицинское вмешательство, на прививку, на опрос, осмотр и т. п.

Но даже и в тех бумагах, подписание которых регламентировано Гражданским кодексом, доказать легитимность графической подписи на документе будет непросто, потому что судебная практика по этому вопросу неоднородна. Одни суды выносят решение, по которому такой документ считается подписанным собственноручно, другие считают, что в такой ситуации не соблюдена письменная форма договора.

Преимущества и недостатки использования графической подписи для медицинских организаций

Мы достаточно подробно разобрали юридическое значение электронной подписи с использованием планшета. Наверняка, прежде чем ее применять, организации тщательно изучили все стороны вопроса и сделали выбор в ее пользу. Почему?
Дело в том, что у ЭГП есть свои плюсы:
 

• Существенная экономия на бумаге. Как следствие — не требуются помещения под архив, можно сократить расходы на МФУ.
• Документ легко и быстро найти.
• Планшет выглядит стильно и технологично — это повышает статус клиники в глазах пациента.
• Устройство для подписания документов может использоваться как демонстратор сообщений, рекламных предложений и т. д. — выше вероятность контакта с потребителем услуги по сравнению со стенными мониторами, буклетами и другими инструментами маркетинга.

Порой в документ закрадываются опечатки, которые замечает только пациент в процессе подписания. Он может исправить неверно написанную фамилию или дату рождения прямо в договоре, зачеркнув ошибочную и надписав новую. Администратор потом все исправит, при этом не придется ничего переписывать и заново выводить на печать.

Нередко графическая подпись на планшете используется при переходе на электронный документооборот — в период, когда идет интеграция ЭДО в используемую клиникой МИС. Но надо помнить, что это не равнозначные вещи. Если сравнивать ЭЦП и ЭГП, разница очевидна:
 

• Электронной подписью можно пользоваться не только в медицинском центре, но и на сайте, при записи по телефону и т. д. Графическая возможна только в филиале, где физически находится планшет.
• Если речь идет о заключении договора на оказание платных медицинских услуг, использовать ЭЦП можно, а ЭГП будет нелегитимной.
• ПЭП (простая электронная подпись) может быть использована для подписания документов при вызове врача на дом — дополнительные устройства для этого не нужны. Чтобы получить графическую подпись, фельдшер должен взять с собой на вызов планшет.
• ЭДО подходит для подачи сведений в налоговую. ЭГП не является его частью, подписанные на планшете документы ФНС не принимает и не рассматривает.

Это неполный список недостатков графической подписи. Поэтому стоит задать себе вопрос: а для чего клинике организовывать подписание документов на планшете? Насколько гигиенично использование одного и того же стилуса множеством пациентов с различными заболеваниями и администраторами учреждения?

И если тонуть в бумажном море больше нет сил, совершать промежуточный шаг в виде внедрения ЭГП совсем не обязательно. Подписывать электронные документы можно более простым способом.

Электронная подпись по СМС

Если клиника нацелена снизить количество бумажных документов и сократить площади архивов, но при этом действовать в рамках законодательства, наиболее эффективным и простым решением для нее станет переход на электронный документооборот. Пожалуй, проще всего сделать это вместе с Безбумажным офисом F.Doc.

Графический планшет — это всего лишь инструмент подписания документа. А F.Doc — это целая экосистема, в которой можно перевести в цифру все взаимодействие с клиентом:
 

• подписывать договор и информированное добровольное согласие онлайн;
• запрашивать дополнительные документы, если они требуются;
• оплачивать услуги через СБП;
• работать с отзывами, получать развернутую обратную связь;
• создавать условия для более комфортного и полного заполнения анкеты пациента.

Каким бы технологичным на вид ни был электронный графический планшет, клиенту еще нужно дождаться своей очереди, чтобы оставить в нем свою подпись. А с F.Doc проблема очередей на ресепшн решается элементарно: администратор высылает пакет документов на подпись до приема, поэтому пациент может прийти в клинику и сразу отправиться к врачу.

Электронный графический планшет имеет право быть в медицинском центре и использоваться точечно. Но с точки зрения простоты, доступности и надежности он уступает ЭДО и электронному подписанию документов по СМС.