Электронный документооборот (ЭДО) — это современный способ организации делопроизводства. ЭДО позволяет перевести в цифровой формат любые виды деловой документации — договоры, счета-фактуры, накладные, акты и т. д. При использовании ЭДО преимущества очевидны: снижение непроизводственных расходов, ускорение бизнес-процессов за счет повышения оперативности формирования и обмена документами, оптимизации хранения и доступа к ним.

ЭДО по своей сути является полным аналогом бумажного документооборота, но обладает неоспоримыми плюсами, экономя ресурсы (финансовые и временные) и увеличивая эффективность работы компании.
А еще есть требования регуляторов — Федеральная налоговая служба разработала Концепцию электронного документооборота, которая содержит утвержденные планы по переводу 95% всех счетов-фактур в электронную форму до конца 2024 года.

Все это хорошо понимают российские предприниматели — согласно опросам, почти две трети представителей отечественного бизнеса положительно оценивают использование ЭДО. Парадоксально, но при этом полностью перешли на безбумажный документооборот менее 4% компаний РФ. Такой вывод констатируется в этом же исследовании. Среди основных причин, мешающих переходу на электронное делопроизводство, названы высокая стоимость и сложность внедрения. Но есть и другие предубеждения, которые легко развеять.

Так же легко, как и внедрить у себя в компании ЭДО. Как? Читайте статью до конца.

Многие компании хотели бы попробовать ЭДО, но сомневаются в необходимости его запуска из-за нескольких причин. Назовем их «мифами».

1) Для внедрения цифрового документооборота потребуется сложная интеграция, а для технической поддержки в компании нет соответствующих специалистов.

Почему не стоит этого бояться? Действительно, существуют варианты ИТ-решений для ЭДО, которые предусматривают сложные внедрения и интеграции, профессиональную техподдержку на стороне пользователя и т. д. Но есть и другие возможности. Например, для легкой интеграции электронного документооборота в бизнес-процессы компании можно использовать простое решение — личный кабинет F. Doc, про который мы подробно написали. Он позволяет мгновенно запустить ЭДО и не устанавливать никакое дополнительное программное обеспечение на устройства сотрудников и клиентов.

2) Документы, созданные в системе ЭДО, не имеют юридической силы.

Федеральным законом 63-ФЗ предусмотрены условия придания действиям, совершаемым с простой электронной подписью, юридической значимости. В Сервисе F. Doc все требования законодательства соблюдены, следовательно, простая электронная подпись признается легитимной, а документы, заверенные с ее помощью — юридически значимыми.

3) Бумажные документы всегда «под рукой», а электронные…

Электронные документы, как и бумажные, также всегда находятся у вас «под рукой». С тем только отличием, что их нельзя потерять, положить «не в ту папку», испортить небрежным хранением и т. п. Они всегда в определенном, надежно защищенном месте с круглосуточным доступом.
Для того чтобы их посмотреть, надо просто зайти в свой личный кабинет и выбрать нужный документ. Вся история документооборота с каждым сотрудником и клиентом надежно хранится, и вам всегда обеспечен доступ к каждому документу. При этом вам не надо хранить стопки бумаг и занимать ими полезное пространство, а документы доступны для вас из любой точки мира.

4) ЭДО — это дорого.

Одним из главных и весьма распространенных предубеждений против электронного документооборота является сомнение в его экономической целесообразности. Ведь чтобы запустить ЭДО нужны большие единовременные платежи, плата за каждую подпись или за лист, оплата за хранение документов, подключение новых сотрудников, а также иные сопутствующие расходы. Многих руководителей и собственников бизнеса останавливает именно вопрос цены.
Нельзя сказать, что это миф на 100% - отчасти это результат сложившейся в этой отрасли практики. Дело в том, что на сегодняшний день почти все системы электронного документооборота распространяются на платной основе. Чтобы разработать такой сложный технологический продукт, как система ЭДО, ИТ-компании вкладывают большие ресурсы:

• Задействуют большой штат сотрудников для поддержки сервиса
• Поддерживают регулярное обновление с целью добавления новых функций и обеспечения безопасности
• Хранят документы на своих мощностях
• Выступают в суде в качестве третьей стороны в спорных ситуациях и т. д.

Затраты необходимо отбивать, что сказывается на стоимости внедрения. Таковы были реалии до выхода на рынок сервиса «Безбумажный офис F. Doc», чья миссия — сделать ЭДО повсеместным и массовым, и который меняет правила игры, в том числе и в вопросах ценообразования.

Что если заплатить всего 100 рублей и получить все преимущества электронного документа в своей компании c первого дня использования? Нет сомнений, что для многих компаний малого бизнеса и микробизнеса, ИП, в том числе для ИП на УСН, такое предложение более чем актуально.
Безбумажный офис F. Doc даёт возможность запустить электронный документооборот всего за 100 рублей по тарифу Light. В этот платёж включен:

· Доступ к хранилищу сроком, не более 36 месяцев с даты проведения процедуры подписания листов.
· Услуги по сопровождению — уведомления, отправляемые сотруднику (абоненту ОСС РФ) в виде SMS-сообщений на его телефон при проведении процедуры подписания количество уведомлений, соответствующее количеству листов в пакете.
· 500 листов в пакете для подписания электронных документов с сотрудниками и клиентами.

Если у вас небольшой объём подписаний в месяц или вы хотели бы попробовать запустить безбумажный офис для работы со своими клиентами или сотрудниками, то такой тариф является наиболее удобным и предоставляет электронный документооборот по сути бесплатно. Используя эту опцию, компания не несёт больших затрат при запуске электронного документооборота и пользуется всеми его преимуществами.
Если же компании необходимо подписывать более 500 листов в месяц, то тарификация сервиса F. Doc также остаётся максимально гибкой и доступной. С ней можно ознакомиться по ссылке.