Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но подписывается данный документ в электронном варианте в формате XML. Данный файл дает право доверенному лицу подписывать официальные бумаги юрлица или индивидуального предпринимателя.

Файл с МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя.

Машиночитаемая доверенность отличается от обычной электронной доверенности, а также от сканированной бумажной доверенности тем, что содержит в себе информацию о доверенном лице, список его прав, которыми он наделен, и данные о доверителе.

Вы — владелец бизнеса или руководитель крупной организации, и пришло время сдавать отчетность, или необходимо подписать документы, но вы в силу определенных причин хотели бы делегировать это право своему сотруднику. Чтобы ваш коллега смог от лица компании или в качестве вашего представителя передавать отчетные формы в государственные структуры, оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Рассмотрим другую ситуацию, когда предприниматель или руководитель организации привлекает к работе специалиста по тендерам. Его роль заключается в подготовке документации, участии в тендерах и госзакупках. Чтобы данный специалист имел на законном основании права представлять организацию и подписывать документы, на его имя выписывается машиночитаемая доверенность.

• Планируете автоматизировать рабочие процессы;
• Снизить расходы, например, хотели бы отказаться от услуг нотариуса для заверения бумажной доверенности;
• Сократить рабочее время на обработку документов;
• Свести к минимуму возможные ошибки в документации (например, если в бумажной доверенности нашли ошибки, придется снова составлять документ);
• Планируете сдавать отчетность в налоговый орган;
• Ускорить документооборот в компании;
• В приоритете безопасность и сохранность персональных данных.

Сотрудник, на которого будет сделана доверенность, должен вначале получить электронную подпись в удостоверяющем центре. Далее индивидуальный предприниматель или генеральный директор организации оформляет доверенность.

Создать машиночитаемую доверенность можно на Госуслугах, через оператора электронного документооборота, на сайте Федеральной налоговой службы. Для данной услуги на сайте ФНС создан специальный интерактивный сервис Создание и проверка доверенности в электронной форме (nalog.ru), который позволяет создать и проверить машиночитаемую доверенность для представления в налоговые органы. Необходимо будет заполнить следующие данные для доверенности: сведения о доверителе и его уполномоченном лице с описанием предоставленных прав в рамках МЧД.

Электронные доверенности законодатели ввели для повышения безопасности использования электронных подписей в компаниях. Раньше при подписании документа использовали электронную подпись юрлица, но как проверить полномочия сотрудника? Также для подписания документов использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.

По новым правилам сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.